Jednym z najpowszechniejszych dokumentów księgowych jest faktura. W większości przypadków, zwłaszcza gdy kupujący chce skorzystać z pewnego rodzaju odliczenia, klienci na Twoim koncie witryna handlu elektronicznego będzie wymagał faktury. To, w połączeniu z faktem, że opodatkowanie jest zawsze zależne od terytorium, sprawia, że ważne jest, aby faktura za sprzedaż w handlu elektronicznym zawierała określony minimalny poziom informacji. Kiedy projektujesz fakturę dla swojego biznes e-commerce, oto kilka informacji, które należy wziąć pod uwagę, w tym:
Słowo „faktura”
Aby było całkowicie jasne, że dokument jest oficjalną fakturą, ważne jest, aby słowo „faktura” było umieszczone w widocznym miejscu na górze. W niektórych przypadkach dokument może służyć jako faktura plus coś. To coś może być:
- Dowód dostawy
- Nota debetowa
- Dane kuriera
Unikalny numer seryjny faktury
Ponieważ jest to oficjalny dokument podatkowy, należy kierować się pewną logiką przypisywania numeru seryjnego do każdej faktury. W najprostszej formie numer seryjny jest tylko o jedną liczbę większy od poprzedniego numeru seryjnego. W nieco bardziej złożonym systemie numer seryjny można inicjować w każdym roku finansowym. W jeszcze bardziej złożonych systemach może być konieczne alfanumeryczne numerowanie seryjne. W tym systemie litera może wskazywać konkretnego klienta lub kategorię produktu.
Twoja oficjalna nazwa firmy i wszelkie nazwy dodatkowe
Faktura musi zawierać oficjalna nazwa firmy. Jeżeli istnieją inne powiązane nazwy, należy je również wymienić. Przykładem może być nazwa firmy „Quality Merchants” i „franczyza XYZ Online Markets” jako wskaźnik dodatkowy.
Informacje kontaktowe
Jako absolutne minimum należy podać swoje miasto i kraj. W przypadku braku tych informacji miejsce opodatkowania nie byłoby jasne. Dobrym pomysłem jest podanie pełnego adresu, numeru telefonu i adresu e-mail. Dodatkowe informacje kontaktowe mogą również mieć sens w niektórych przypadkach. Niektóre takie dodatkowe informacje mogą obejmować:
- Adres oddziału
- Oddzielna lista adresów e-mail dla różnych działów, takich jak obsługa klienta, rozliczenia, wsparcie sprzedaży itp.
Podatki i inne kody rejestracyjne przedsiębiorstw
Jeśli dodajesz podatek w formie podatku od usług, VAT, GST lub innego rodzaju, konieczne jest podanie kodów rejestracyjnych dla tego konkretnego rodzaju podatku. Ponadto, w zależności od Twojej lokalizacji, konieczne może być podanie na fakturze identyfikatora rejestracyjnego firmy.
Dane Klienta
Faktura nie jest dokumentem na okaziciela. Oznacza to, że faktura nie jest własnością osoby, która ją posiada. Zamiast tego faktura musi być skierowana do konkretnego podmiotu. Musisz więc wymienić kupującego. Zwykle wystarczająca jest oficjalna pełna nazwa. Jednak większość sprzedawców e-commerce woli podać także adres pocztowy i adres e-mail.
opis przedmiotu
W przypadku każdego przedmiotu kupowanego przez klienta należy podać nazwę, rozmiar (jeśli dotyczy), typ (jeśli dotyczy), ilość, cenę jednostkową i cenę całkowitą.
Dodatki i odliczenia od kosztów
Dodatki mogą obejmować opłatę pocztową, obsługę wysyłki, podatki, poprzednie zaległe należności. Odjęcia mogą obejmować rabaty, kredyty, kupony i tym podobne.
Szczegóły i sposoby płatności
Należy wspomnieć o różne sposoby, za pomocą których klient może zapłacić. Może zawierać szczegóły dotyczące nazwiska, na które należy wystawić czek, identyfikatora PayPal, na który należy przelać kwotę, lub dane bankowe. W większości e-commerce B2C faktura jest faktycznie generowana po otrzymaniu płatności. W takim przypadku należy podać szczegóły otrzymanej płatności.
Regulamin
Należy wspomnieć o warunkach związanych ze sprzedażą. Kiedy firmy korzystają z wstępnie wydrukowanych formularzy faktur, te warunki są zwykle wydrukowane na samej papeterii. Wspólne warunki obejmują szczegółowe informacje na temat zwrotów pieniędzy, zwrotów, napraw, gwarancji i rękojmi. Ponadto, ponieważ mówimy o handlu elektronicznym, rozsądne może być zamieszczenie tutaj polityki prywatności.
