Umowy na czas i materiały (T&M) wymagają, aby obie strony uzgadniały z góry ustalone stawki jednostkowe za robociznę i materiały, przy czym nie ma z góry ustalonej ceny budowy. Ten rodzaj umowy stosuje się, gdy nie jest możliwe dokładne oszacowanie całości projektu kosztów, gdy nie można określić harmonogramu lub gdy prawdopodobne jest wprowadzenie zmian w trakcie budowy. Czas i materiały kontrakt zazwyczaj wiąże się z najwyższym ryzykiem dla właściciela lub klienta i najmniejszym ryzykiem dla wykonawcy, ponieważ nie ma ograniczeń co do tego, jak długo potrwa projekt i ile będzie kosztować.
Pozycje umowy dotyczącej czasu i materiałów
W przypadku stosowania umów dotyczących czasu i materiałów strony mogą negocjować kilka aspektów. Pozycje te obejmują stawkę płaconą pracownikom i liczbę godzin, które mogą przepracować.
Stawka Pracy
Stawka pracy określa stałą stawkę dla całej siły roboczej, łącznie z personelem administracyjnym. Korzystając z T&M w przypadku dużych projektów, wykonawcy zazwyczaj oferują obniżone stawki robocizny, aby obniżyć całkowity koszt projektu.
Maksymalne godziny pracy
W umowach T&M można określić maksymalną liczbę godzin pracy, stosując klauzulę podobną do warunku nieprzekraczania. W przypadku przekroczenia przez wykonawcę określonej liczby godzin pracy, za dodatkowe godziny nie można rozliczyć drugiej stronie. Pomaga to zapobiegać problemowi „niższa wydajność = więcej pieniędzy”, który jest częstym problemem w przypadku umów T&M.
Oznaczenie materiału
Umowy T&M zazwyczaj obejmują narzut w wysokości od 15 do 35 procent kosztów materiałów hurtowych.
Nie do przekroczenia
Umowa o nieprzekraczaniu czasu i materiałów (T&M NTE) zawiera górny limit reprezentujący maksymalną kwotę, jaką może pobrać wykonawca. Ten rodzaj umowy lub klauzuli może pomóc w zwiększeniu wydajności wykonawcy ze względu na cenę kontraktu jest ograniczona do kwoty limitu, niezależnie od tego, jak długo trwa projekt i jak wysokie są koszty materiałów uruchomić.
Rządowe kontrakty T&M
Niektóre agencje federalne korzystają z umów dotyczących czasu i materiałów, chociaż generalnie nie jest to popularna metoda kontraktowania projektów rządowych. Agencje korzystające z umów T&M obejmują:
- Agencja Systemów Informacyjnych Obrony (DISA)
- Federalna Administracja Tranzytu (FTA)
- Departament Obrony USA (DOD)
Kontrakty na czas i materiały mogą być wykorzystywane w projektach rządowych, jeśli tak postanowi zamawiający jest to najodpowiedniejsza umowa, jaką można wystawić, a gdy umowa przewiduje, że nie można jej przekroczyć warunki. Zgodnie z federalnymi przepisami dotyczącymi przejęć (FAR):
Umowy T&M mogą być stosowane, gdy nie jest możliwe (w momencie zawarcia umowy) oszacowanie zakresu lub czasu trwania pracy lub przewidywania kosztów z rozsądnym stopniem pewności (FAR 16.601(c).
Korzystając z T&M, rząd musi sprawować nadzór nad wydajnością wykonawcy.
Wady umów T&M
Umowy dotyczące czasu i materiałów mają pewne ogólne wady. Właściciele lub klienci mogą próbować negocjować warunki nieprzekraczające warunków, obniżone marże na materiałach lub obniżone rozliczane stawki godzinowe, co ostatecznie doprowadzi do zmniejszenia zysku wykonawcy. Czasami klienci ustalają ceny niższe od rzeczywistych stawek rynkowych w oparciu o ich wewnętrzną strukturę kosztów lub odwrotnie.
Wielu potencjalnych klientów nie jest przyzwyczajonych do pracy na podstawie umów dotyczących czasu i materiałów, co utrudnia znalezienie nowych możliwości biznesowych. Klienci zazwyczaj wolą umowy o stałej cenie. Umowy dotyczące czasu i materiałów powinny być tak skonstruowane, aby wykonawca był w stanie wystawić rachunek na kwotę wystarczającą do pokrycia kosztów stałych. W przypadku skrócenia liczby godzin rozliczeniowych koszty stałe również muszą zostać obniżone w tej samej wysokości, co godziny rozliczane.
