Dostępność mediów – dziennikarze nazywają to w skrócie „dostępem mediów” – jest sprawą znacznie prostszą niż pełnowymiarowa konferencja prasowa. Reporterzy nie oczekują dużej produkcji za media i nie chcą jej. Korzystanie z mediów ma na celu od razu dotrzeć do najważniejszych pytań i reporterzy po prostu chcę odpowiedzi. Przed wydarzeniem nie ma żadnych przemówień. Nie ma pokazu psów i kucyków ani pokazu slajdów w programie PowerPoint. Jest krótki, na temat i spełnia swoje zadanie.
Stałe dostępność mediów
Istnieją dwa podstawowe typy mediów: stojące i improwizowane. Każdego wieczoru w ESPN będziesz mógł zobaczyć zawodników na stojąco, gdzie trenerzy i zawodnicy ubrani w garnitury zamiast w koszulki odpowiadają na pytania reporterów po meczu. Urzędnicy publiczni często korzystają z cotygodniowych informacji prasowych w swoich biurach. Prezydent Teddy Roosevelt zwykł zapraszać reporterów na pogawędkę w Białym Domu, podczas gdy fryzjer golił go rano. Inne osoby publiczne prowadzą cotygodniowe rozmowy na stojąco z reporterami, bez kamer. Niektóre z nich są nagrywane lub odtwarzane w tle, podczas gdy inne mogą w pełni korzystać z multimediów, przy czym dozwolone są kamery telewizyjne i mikrofony radiowe.
Dostępność improwizowanych multimediów
Kiedy pojawiają się najświeższe wiadomości, a czasu na przygotowanie jest niewiele lub nie ma go wcale, skorzystanie z pomocy mediów jest znacznie lepszą opcją niż pełna konferencja prasowa. Pomyśl o tym w ten sposób: jeśli ogłaszasz coś wielkiego i przełomowego, możesz to zrobić na własnej osi czasu. Możesz wybrać, kiedy i gdzie oraz co powiedzieć. Jeśli jednak odpowiadasz na wydarzenie w wiadomościach, tak naprawdę nie będziesz miał wyboru „kiedy”. Twoje komentarze muszą być stosunkowo natychmiastowe, jeśli mają mieć znaczenie. Jeśli będziesz czekać zbyt długo, przegapisz cykl wiadomości.
Wskazówki dotyczące dostępności multimediów
Miej tam swoich ekspertów i jesteś do ich dyspozycji. Masz trochę czasu na zapoznanie się z ekspertami przed konferencją prasową, więc powinieneś mieć pod ręką wszystkie odpowiedzi na prawdopodobne pytania, ale w przypadku mediów może się to nie zdarzyć. Reporterzy nie chcą słyszeć: „Pozwólcie, że jeszcze o tym porozmawiam”. Chcą, abyś mógł wskazać osobę, która wkroczy i udzieli prawidłowej odpowiedzi lub przekaże ci odpowiedź, abyś mógł jej udzielić. Oczywiście, Ty może być ekspertem, co znacznie usprawnia pracę.
Nie zaniedbuj ustalenia podstawowych zasad – w końcu to zależy od Ciebie. Czy jest to rozmowa nierejestrowana, czy reporterzy mogą wyciągnąć swoje notesy i włączyć mikrofony? Czy to jest na tle? Jak długo to będzie trwało? Czy wszystkie tematy są uczciwą grą? Poinformuj media od razu. Reporterzy nie lubią niespodzianek. Chcą wykonywać swoją pracę. Jeśli pomożesz im to skutecznie zrobić za pomocą tej drobnej uprzejmości, na pewno Cię polubią. A kiedy cię polubią, będą mówić o tobie miłe rzeczy. To sytuacja, w której wygrywają obie strony.
Bądź na czas i od razu przejdź do rzeczy. Nie każ reporterom czekać. Ponownie, chcesz, żeby cię polubili, a nie od razu czuli się poirytowani. Nieważne, jak ważny jesteś i jak korzystna jest dla nich ta szansa, nie będą lubili czekać, aż się pojawisz. Jeśli zaplanujesz godzinę 16:00 wystartować, zająć podium lub mikrofon absolutnie nie później niż o 4:05. Trochę wolnego miejsca jest w porządku, aby pomieścić spóźnionych przyjazdów, ale należy wziąć pod uwagę czas uczestników. Natychmiast odpowiadaj na ich pytania i jak najlepiej wykorzystaj szansę.
