Uma política eficaz de internet e e-mail que ajuda os funcionários a entender o que se espera deles sobre como eles usam seus dispositivos para o trabalho é uma obrigação para empregadores e funcionários. Você deseja deixar registrado para definir o que os funcionários podem fazer a partir do trabalho fornecido ou dispositivos de propriedade do funcionário que são usados por ou envolvem seus funcionários, seu local de trabalho ou sua empresa.
Com quase 80% das pessoas nos EUA acessando as mídias sociais, a orientação sobre o que os funcionários podem dizer e compartilhar tornou-se mais importante. A maioria dos funcionários não se importa com as diretrizes porque não quer agir de forma inadequada ou cruzar a linha de surpresa. Assim, o desenvolvimento de um política justa, compreensível e sensata juntamente com treinamento completo deve ser uma prioridade.
Considere usar este exemplo de política de Internet e e-mail para fornecer orientação clara a seus funcionários sobre o que constitui o uso apropriado de Internet e e-mail no trabalho. Adapte-o para atender às necessidades de sua cultura e ao ambiente que deseja fornecer aos funcionários no trabalho. Para ter certeza da legalidade em sua área e em seu setor, consulte um advogado.
Exemplo de política de Internet e e-mail para funcionários
Uso de correio de voz, e-mail e internet atribuído ao computador de um funcionário ou Telefone extensões são exclusivamente para o propósito de conduzir os negócios da empresa. Algumas responsabilidades de trabalho na empresa exigem acesso à Internet e o uso de software, além do pacote de produtos Microsoft Office.
Somente pessoas devidamente autorizadas, para fins da empresa, podem usar a internet para acessar e baixar software adicional. Essa autorização geralmente é exclusiva para decisões que o departamento de tecnologia da informação (TI) toma em conjunto com os recursos humanos.
Procedimento de Acesso ao Software
O software necessário além do pacote de produtos do Microsoft Office deve ser autorizado por seu gerente e baixado pelo departamento de TI. Se precisar de acesso a software ou sites que não estão atualmente na rede da empresa, fale com seu gerente e consulte o departamento de TI para explicar quais retornos você espera receber do produtos.
Todas as solicitações razoáveis que não são consideradas um risco de rede serão consideradas. O objetivo desta política não é restringir o acesso do funcionário a produtos que o tornarão mais produtivo. Em vez disso, o objetivo é minimizar o risco para a rede da organização.
Equipamento de propriedade da empresa
Qualquer dispositivo ou computador, incluindo, entre outros, telefones fixos, smartphones, tablets, laptops, computadores de mesa e iPads que a empresa fornece para seu uso devem ser usados apenas para negócios. Lembre-se de que a empresa é proprietária dos dispositivos e das informações contidas nesses dispositivos. Se você deixar a empresa por qualquer motivo, a empresa exigirá que você devolva o equipamento no último dia de trabalho.
Você pode usar dispositivos eletrônicos pessoais que não estejam conectados à rede da empresa para acessar qualquer site da Internet apropriado durante os intervalos e almoço.
Uso de internet
O uso da Internet no horário de trabalho ou usando dispositivos de propriedade da empresa conectados à rede da empresa é autorizado apenas para conduzir negócios da empresa. Isso limita a possibilidade de violações da segurança das informações confidenciais da empresa.
O uso da Internet também cria a possibilidade de contaminação do nosso sistema por vírus ou spyware. O spyware permite que pessoas não autorizadas fora da empresa acessem senhas da empresa e outras informações confidenciais.
A remoção desses programas da rede da empresa exige que a equipe de TI invista tempo e atenção mais bem dedicados ao progresso tecnológico. Por este motivo, e para assegurar a utilização adequada do tempo de trabalho, pedimos aos colaboradores que limitem a utilização da Internet.
Além disso, sob nenhuma circunstância os computadores de propriedade da empresa ou outros equipamentos eletrônicos, incluindo dispositivos de propriedade do funcionário, podem ser usado no horário de trabalho da empresa para obter, visualizar ou acessar qualquer internet pornográfica ou imoral, antiética ou não relacionada a negócios sites. Fazer isso pode levar a ação disciplinar até e incluindo rescisão de contrato de trabalho.
Mídia social
Seu empregador entende que parte do que você faz nas mídias sociais é divulgação que recruta novos funcionários e aprimora a marca de nossa empresa. Muitos funcionários ainda têm responsabilidades de mídia social em suas descrições de trabalho, incluindo profissionais de marketing de mídia social, suporte técnico e recrutadores.
Seu empregador também entende que o relacionamento de nossos funcionários com um mundo on-line no qual você passa o tempo 24 horas por dia, 7 dias por semana, pode levar à confusão entre o horário de trabalho e o horário de folga. Nós o encorajamos fortemente a limitar o uso de mídia social a conteúdo relacionado ao trabalho e divulgação durante o horário de trabalho.
Além disso, você está proibido de compartilhar qualquer informação confidencial ou protegida que pertence ou é sobre a empresa. Você é fortemente encorajado a não compartilhar informações depreciativas que coloquem sua empresa ou colegas de trabalho sob uma luz desfavorável.
A reputação e a marca da empresa devem ser protegidas por todos os funcionários. A vida e as ações de seus colegas de trabalho nunca devem ser compartilhadas online. Observe as preferências dos colegas de trabalho — por exemplo, obtenha permissão dos pais antes de usar o nome de seus filhos online.
Na participação em redes sociais a partir de dispositivos de trabalho ou durante o horário de trabalho, o conteúdo de redes sociais que discrimina qualquer classificação protegida incluindo idade, raça, cor, religião, sexo, nacionalidade, deficiência ou informações genéticas são proibidas.
É política de nossa empresa incluir também preferência sexual, identidade de gênero e peso sob proteção contra discriminação. Qualquer funcionário que participar de mídias sociais e violar esta política será tratado de acordo com a empresa política de assédio.
Uso de e-mail na empresa
O e-mail deve ser usado apenas para negócios da empresa. Informações confidenciais da empresa não devem ser compartilhadas fora da empresa, sem autorização, a qualquer momento. Você também não deve conduzir negócios pessoais usando o computador ou e-mail da empresa.
Lembre-se disso também ao considerar o encaminhamento de e-mails não comerciais para associados, familiares ou amigos. E-mails não relacionados a negócios desperdiçam tempo e atenção da empresa.
Ver pornografia ou enviar piadas ou histórias pornográficas por e-mail é considerado assédio sexual e serão abordadas de acordo com nossa política de assédio sexual. A rescisão imediata é a ação disciplinar mais frequente que a empresa pode tomar nesses casos.
E-mails que discriminam
Qualquer conteúdo de e-mail que discrimine qualquer uma das classificações protegidas mencionadas anteriormente é proibido. Qualquer funcionário que enviar um e-mail que viole esta política será tratado de acordo com a política de assédio.
Esses e-mails são proibidos na empresa. Enviar ou encaminhar e-mails discriminatórios resultará em ação disciplinar que pode levar à rescisão do contrato de trabalho.
Empresa possui e-mail de funcionário
Lembre-se de que a empresa é proprietária de qualquer comunicação enviada por e-mail ou armazenada em equipamentos da empresa. A gerência e outros funcionários autorizados têm o direito de acessar qualquer material em seu e-mail ou no computador da empresa a qualquer momento. Por favor, não considere sua comunicação eletrônica, armazenamento ou acesso como privados se forem criados ou armazenados em sistemas de trabalho.
Se você precisar de informações adicionais sobre o significado de qualquer uma dessas comunicações, entre em contato com seu gerente ou com a equipe de recursos humanos para esclarecimentos.
