Pentru a clasifica un angajat drept scutit salariat, adică scutit de regulile Legii privind standardele echitabile de muncă, inclusiv orele suplimentare, trebuie să îndepliniți numeroase condiții. Atribuțiile efective pe care le îndeplinește un angajat trebuie să se încadreze în una dintre categoriile de scutire, cum ar fi vânzările externe, managementul sau o scutire administrativă.
Dar, o fișă adecvată a postului nu este singurul lucru care este necesar pentru ca un angajat să fie scutit de plățile pentru orele suplimentare: angajatul trebuie să primească același salariu în fiecare perioadă de plată.
Aceasta înseamnă că dacă un angajat lucrează cinci ore sau 55 de ore pe săptămână, salariul este același. Managerii nu pot deduce plata de la o angajată scutită atunci când aceasta ia prânzuri lungi sau vine târziu la serviciu.
Însă, angajatul nu are dreptul la un ban în plus din salariu pentru că a făcut o săptămână de 80 de ore pentru a respecta un termen limită. (Totuși, companiile pot acorda bonusuri angajaților, iar în situații care implică termene limită apropiate sau renunțarea la un angajat care pleacă, bonusurile și alte recunoașteri sunt încurajate.)
Această regulă este dură și rapidă. Odată ce începeți să deduceți din salariul unui angajat scutit, tocmai l-ați făcut să nu fie scutit. Ei sunt acum eligibili pentru plata orelor suplimentare mergând înapoi și înainte. Aceasta nu este o greșeală pe care doriți să o faceți.
Dar, puteți deduce vreodată plata din salariul unui angajat scutit? De câteva ori există. Iată de cinci ori când puteți deduce plata din salariul unui angajat scutit.
1. Prima și ultima săptămână
Trebuie să plătiți angajaților doar pentru zilele lucrate în prima și ultima săptămână. Dacă perioadele dvs. de plată sunt de luni până duminică, cu un weekend de două zile, iar angajatul dvs. începe miercuri, trebuie să îi plătiți doar miercuri, joi și vineri. La fel, dacă ultima ei zi de muncă este miercuri, trebuie să plătiți doar luni, marți și miercuri.
În caz contrar, dacă un angajat lucrează o săptămână parțială, indiferent de motiv, tot trebuie să plătiți pentru întreaga săptămână, cu excepția cazului în care se califică în cadrul unei alte deduceri permise.
2. Deduceri dispuse de o instanță
Acestea nu sunt deduceri reale — angajatul încă câștigă aceeași sumă de bani; doar că salariul ei este mai mic. Dacă ea face obiectul unei hotărâri judecătorești pentru întreținere pentru copii, pensie alimentară sau pentru achitarea datoriilor, puteți (și trebuie) să deduceți ceea ce prevede legea și să dați acești bani oriunde i-ar cere instanțele.
Adesea, cu aceste deduceri dispuse de instanță, angajații nu sunt mulțumiți de ceea ce le faci. Asigurați-vă că îi spuneți dureros de clar angajatului dvs. că urmați doar legea și că trebuie să faceți ceea ce au ordonat instanțele. Amintiți-vă, de fapt nu-i achitați plata; doar plătești o parte din facturile ei automat.
3. O zi întreagă liberă (vacanță)
Dacă angajatul tău și-a epuizat tot timpul de concediu și dorește să-și ia o zi liberă, este posibil ca ea să-și ia ziua liberă. Nu va trebui să-i plătiți pentru ziua respectivă dacă timpul liber este pentru o zi liberă care nu este legată de boală. Este echivalentul unei zile de concediu, nu al unei zile de boală.
Desigur, dacă permiteți sau nu această zi liberă neplătită depinde de dvs. Dacă acordați ziua (sau zilele) liberă neplătită, amintiți-vă angajatului că nu trebuie să lucreze în acele zile libere. A face până la 15 minute de lucru poate declanșa regula de atingere a peretelui. Deoarece angajații scutiți sunt plătiți la fel, indiferent de numărul de ore pe care le lucrează, a face 15 minute de muncă înseamnă că sunt plătiți pentru întreaga zi.
Dacă nu aveți încredere că angajatul dvs. se va abține să răspundă la e-mailuri, să preia apeluri telefonice sau să facă câteva minute de lucru la acel proiect care urmează săptămâna viitoare, să-și țină laptopul la birou și să-și închidă e-mailurile pentru timpul în care va intra întrebare.
4. O zi întreagă liberă (Altele)
Potrivit Departamentului Muncii din SUA, Diviziunea Salariilor și Orelor, puteți deduce o zi întreagă liberă doar din alte motive decât boala dacă nu aveți doar un „plan, politică sau practică de bună credință de a oferi compensații pentru salariul pierdut din cauza unei boli; pentru a compensa sumele primite de angajați ca onorariu de juriu sau de martori sau pentru plata militară; pentru sancțiunile aplicate cu bună-credință pentru încălcările regulilor de siguranță de importanță majoră; sau pentru suspendări disciplinare neplătite de una sau mai multe zile întregi impuse cu bună-credință pentru încălcări ale regulilor de conduită la locul de muncă.”
Cu alte cuvinte, nu puteți decide din mers să andocați plata unui angajat scutit atunci când ați suspendat un angajat pentru o încălcare a regulilor.
Trebuie să aveți un plan în vigoare care să precizeze condițiile în care nu veți plăti angajații scutiți. În caz contrar, este o deducere ilegală dacă anunțați plata unui angajat scutit și angajatul a lucrat deloc timp de o săptămână, tocmai ați anulat scutirea.
5. FMLA
Dacă aveți un angajat care este plecat de câteva săptămâni pe FMLA, este destul de evident că nu trebuie să plătiți angajatul scutit în acest timp. A plecat zile întregi și face parte dintr-un plan de bună credință. Dar cum rămâne cu FMLA intermitentă?
Acesta este momentul în care un angajat este aprobat să-și ia câteva ore libere la un moment dat pentru a se ocupa de problemele medicale, fie pentru propriile probleme, fie pentru cele ale unui membru calificat al familiei. Legea concediului medical de familie vă permite în mod specific să deduceți plata scutită a angajaților atunci când folosesc FMLA.
Deci, dacă angajatul tău trebuie să-și ia două după-amiezi libere pe săptămână pentru dializă, nu trebuie să-i plătești pentru acel timp.
Cu toate acestea, iată o atenție cu privire la această deducere. Deoarece angajații scutiți sunt plătiți pentru locul de muncă și nu la oră, dacă angajatul tău lucrează încă 40 de ore și tu ești scăzând o jumătate de zi de plată în fiecare săptămână când se duc la programarea medicală, aveți dreptate din punct de vedere legal, dar moral și etic gresit.
Regulă generală despre andocarea salariului unui angajat scutit
Ca regulă generală, nu uitați să nu deduceți nimic din salariul unui angajat scutit. Dacă angajatul își ia câteva ore libere în mijlocul zilei, vine târziu sau pleacă devreme, puteți deduce din banca lui PTO, dar procedați cu prudență atunci când faceți acest lucru. Daca angajata este altfel o angajata buna care isi face treaba, nu o pedepsi pentru eficienta cu care isi foloseste timpul.
Dacă decideți că doriți să aveți posibilitatea de a deduce plata pentru un astfel de timp liber, amintiți-vă că este întotdeauna legal să plătiți oamenii la oră. Dacă mergi pe această cale, angajatul tău este acum eligibil pentru plăți pentru orele suplimentare, indiferent dacă îndeplinește celelalte calificări pentru scutire. Așadar, dorința ta de a economisi câțiva dolari pentru că ia prânzuri lungi va fi depășită de plata uriașă pentru orele suplimentare pe care o va primi în timpul sezonului aglomerat.
Cel mai important este să rețineți că angajații scutiți sunt angajați pentru a face treaba, nu pentru a lucra anumite ore. Tratează-i ca niște profesioniști responsabili și sunt șansele ca totul să se uniformizeze în cele din urmă.
