Recunoștința este puternică, iar o scrisoare de mulțumire trimisă prin poștă continuă să fie una dintre cele mai utile moduri de a o exprima donatorilor.
O scrisoare de mulțumire exprimă apreciere, servește drept chitanță și ajută la construirea unei relații mai puternice cu donatorul. Trimiterea unei scrisori eficiente de mulțumire ar putea oferi organizației dumneavoastră un avantaj într-o lume a competiției caritabile.
De ce este importantă o scrisoare de mulțumire
Scrisorile de mulțumire trebuie luate în considerare în contextul a planul de retenție a donatorului. Acest plan ar trebui să acopere cel puțin:
- Cum o organizație caritabilă solicită donații
- Trimiterea donatorilor online către o pagină de destinație corespunzătoare după donație
- Trimiterea unui e-mail vă mulțumim imediat donatorilor online
- Primirea unei scrisori de mulțumire în termen de 72 de ore, indiferent dacă donatorii au trimis un cec prin poștă sau au donat online
Conform Raportului Sondajului privind Eficacitatea Strângerii de Fonduri din 2019 al organizației de strângere de fonduri AFP, media generală rata de retenție a donatorilor în 2018 a fost de doar 43%, ceea ce înseamnă că mai puțin de jumătate din donatorii din 2017 s-au întors pentru a da din nou 2018.
Organizațiile de caritate pierd bani atunci când donatorii nu se întorc. Ei câștigă fonduri atunci când îi pot face pe donatori să se întoarcă. Este mai puțin costisitor să păstrezi un donator decât să recrutezi unul.
Într-un studiu realizat de cercetătorul în domeniul filantropiei Adrian Sargeant, donatorii au raportat că unul dintre principalele motive pentru care au încetat să ofere este că nu li s-a mulțumit. Într-un alt studiu de la DonorVoice, unul dintre principalele motive pe care donatorii le oferă pentru a continua să doneze este primirea în timp util a unui mulțumire.
Ce să includeți într-o scrisoare de mulțumire către donatori
Scrisorile de mulțumire reprezintă o mare parte a strategiilor eficiente de reținere. Chiar și într-o lume online, oamenii încă apreciază o scrisoare trimisă prin poștă. Iată care sunt elementele obligatorii pentru o scrisoare de mulțumire care funcționează.
Trebuie să fie în timp util
Experții în strângere de fonduri recomandă să trimită prin poștă o scrisoare de mulțumire, indiferent dacă sunt donatori pentru prima dată sau donatori de lungă durată, în 48-72 de ore de la primirea donației. Momentul poate varia, dar donatorul ar trebui să-și amintească totuși că a dat acea donație atunci când primește mulțumirea. Un mulțumesc trei luni mai târziu nu va face bine.
Trebuie să fie exact
Numele și adresa donatorului sunt corecte? Ați folosit titlul de onoare potrivit, cum ar fi doamna, doamna sau domnul? Sunt corecte ortografia și gramatica? Formatarea face scrisoarea ușor de citit? Când este cazul, utilizați prenumele donatorului în salut pentru mai multă personalizare.
Trebuie să permită donatorului să vizualizeze efectul donației
Ai inclus o poveste despre cineva sau un animal care va beneficia de cadou? Sau ai folosit o mărturie de la acea persoană? Oamenii se simt mai generoși atunci când pot vizualiza anumite persoane sau un animal pe care l-au ajutat.
Trebuie să arate cât de bine funcționează programele dvs
Includeți un paragraf despre misiunea dvs. și câteva statistici despre rezultatele dvs. Ține-l pe scurt, totuși. Scrisoarea ar trebui să încerce să ajungă la inima donatorului mai mult decât la cap. Includeți doar suficiente date numerice pentru a dovedi că respectați și îndepliniți ceea ce promiteți.
Trebuie să folosească „Tu” mai des decât „Noi” sau „Eu”.
Faceți din donator erou. Folosește des expresia „din cauza ta”.. Faceți scrisoarea mai degrabă despre donator și despre oamenii pe care îi ajută, decât despre organizație. Nu este momentul să te lăudești cu banii strânși sau cu premiile pe care le-ai câștigat. Este vorba despre donator și despre ceea ce au făcut posibil.
Includeți suma cadou și informații despre taxe
Întreaga sumă este deductibilă fiscal sau doar o parte? IRS stipulează ce declarații legale trebuie incluse. Aceste informații pot fi la sfârșitul scrisorii, deși, în corp, trebuie menționată suma. De exemplu, „Vă mulțumim pentru donația dvs. de 200 USD”. Menționarea sumei servește inițial ca o confirmare a sumei și un memento pentru donator.
Ar trebui să fie semnată de o persoană demnă de remarcat
Acea persoană poate fi un membru al consiliului de administrație, directorul executiv, un voluntar sau un beneficiar al donației. O persoană cu statut înalt este logic pentru majoritatea scrisorilor de mulțumire. Dar unele scrisori de mulțumire ar putea fi de la cineva care folosește serviciile organizației dvs., cum ar fi un student care primește o bursă sau mama unui copil care beneficiază.
Include un Postscript
Când oamenii scanează o scrisoare, citesc PS. Așa că face ca ultimul mesaj să conteze. Repetă o informație vitală și reiterează-ți recunoștința. Când este cazul, cereți-i persoanei care semnează scrisoarea să adauge un PS scris de mână prin care vă mulțumesc din nou sau făcând referire la ceva personal.
Nu ar trebui să fie o scrisoare formular generică
În mod ideal, scrisorile de mulțumire nu ar trebui să fie litere generice, configurate și apoi uitate. Nu lăsa mulțumirile tale să devină obișnuite și plictisitoare. Cu excepția cazului în care aveți un număr mare de donatori, organizația dvs. de caritate ar trebui să încerce să facă fiecare scrisoare de mulțumire unică, astfel încât donatorul să știe că scrisoarea a fost destinată în mod special pentru ea.
Exemplu de scrisoare de mulțumire
Dacă doriți ca donatorii să ofere, din nou și din nou, arătați-le recunoștința dvs. făcându-le timp pentru a mulțumi creativ și personalizând acele scrisori și note de mulțumire.
Puteți folosi acest exemplu ca model pentru a scrie scrisori de mulțumire pentru donatori. Descărcați șablonul (compatibil cu Google Docs și Word Online) sau citiți versiunea text de mai jos.
3 scrisori de mulțumire pe care donatorii le vor iubi
Scrisoarea de mulțumire nr. 1 (versiunea text)
Dragă Deborah,
Mulțumită ție, Michael și sora lui, Janet, au sărbătorit cea de-a 9-a aniversare a lui Michael cu tort și baloane într-un loc sigur și iubitor. Nu se mai sperie și le place să aibă propriile lor camere.
Vă mulțumim pentru recentul dvs. cadou generos de 100 USD pentru Serviciile rezidențiale pentru copii din Greater Boston. Dorința dumneavoastră de a ajuta copiii strămutați din comunitatea noastră să facă față crizelor din viața lor face toată diferența pentru copiii ca Michael și Janet.
Datorită ție, am oferit 250 de copii doar anul acesta un loc în care să trăiască, să învețe și să se simtă în siguranță.
Donația ta va ajuta la achiziționarea de noi computere pentru copiii noștri în următoarele șase luni. Copiii sunt dornici de calculatoare noi pentru a-și face temele și pentru a comunica cu prietenii și familia.
Calculatoarele fac parte din campania noastră de excelență în serviciu, care ne va face casa și mai plăcută pentru Michael, Janet și noii lor prieteni. Tu și alți oameni ca tine ne-ați apropiat de obiectivul nostru de 50.000 USD pentru acea campanie.
Ne-ar plăcea să vă oferim un tur pentru a cunoaște unii dintre cei 15 angajați și 50 de copii cu noi. Ne place să arătăm casa noastră confortabilă, iar copiilor le place să întâlnească vizitatorii. Unul sau doi ar putea chiar să vă arate ce pot face cu noile lor computere.
Janet Teebs, directorul nostru de dezvoltare, este întotdeauna disponibilă să vă organizeze o vizită sau să vă răspundă la orice întrebări ați putea avea. Nu ezitați să o sunați la 520-446-0912 sau să-i trimiteți un e-mail la [email protected].
Ne-ar plăcea să vă ținem la curent cu e-mailurile și newsletter-ul nostru. Vă puteți înscrie pentru acestea pe site-ul nostru, www.crc.org.
Din nou, vă mulțumim pentru tot ce faceți pentru copiii noștri. Și tu faci parte din viața lor.
Cu sinceritate,
Malcolm Wexter
Director executiv
P.S. Depindem de voluntari care să ne ajute. Dacă doriți să vă împărtășiți timpul, anunțați-o pe Janet, iar ea va cere coordonatorului nostru de voluntari să ne contacteze. Avem prezentări frecvente în munca noastră pentru voluntari. Am fi încântați să vă vedem acolo.
Scrisoarea de mulțumire nr. 2 (versiunea text)
Dragă James,
În primul rând, lasă-mă să spun, mulțumesc!
Donația dvs. recentă de 150 USD înseamnă că înțelegeți cât de valoroasă poate fi călăria pe un cal pentru un copil cu provocări cognitive sau fizice.
Dar permiteți-mi să vă spun ce înseamnă serviciile noastre de la Therapeutic Riding of Atlanta pentru unii dintre copiii care vin la cursurile noastre.
- Un băiețel cu paralizie cerebrală severă a învățat să stea în picioare pe calul său. Mama lui a fost atât de mândră și a spus: „Nu m-am gândit niciodată că va putea să se descurce atât de bine. Dacă poate face asta, ce altceva poate face?"
- O fată tânără care nu spusese niciodată un cuvânt a spus brusc „du-te” la calul ei.
- Pentru că și-a construit încrederea călăritând, unei fetițe nu îi mai este frică să fie pe leagănele locului de joacă.
- Un copil care avea probleme să meargă singur a început să o facă după doar de câteva ori pe cal.
- O fată tânără a fost capabilă să vorbească mai tare în sala de clasă pentru că devenise mai puternică și respirația ei mai bună de la călare pe cal.
Deși aceste victorii pot părea mici pentru omul obișnuit, știi că nu sunt. De aceea ai dat și de ce copiii pe care îi servim și suntem plini de recunoștință pentru generozitatea ta.
Donatorii ca tine ne ajută să facem posibilă călăria noastră terapeutică, să se asigure că caii noștri sunt bine hrăniți, adăpostiți și dresați și garantam că putem oferi burse copiilor și familiilor lor care nu și-ar putea permite, altfel, aceste burse care îmbunătățesc viața Activități.
Ne dorim să fii și tu un membru activ al comunității noastre. Vă rugăm să vizitați site-ul nostru la www.tra.org pentru a vă înscrie pentru e-mailurile și buletinele noastre informative. Și urmăriți invitațiile la evenimentele noastre precum Horsin' Around, Hearts & Horses și tururile speciale pe care le oferim pe tot parcursul anului.
Suntem voluntari și ne-ar plăcea să experimentați bucuria de a ajuta un copil să călărească un cal. Doar indicați-vă interesul pe site-ul nostru web sau sunați coordonatorul de voluntari, Sandy Converse, la xxx-xxxx. Voluntarii pot purta și tricouri grozave!
Mulțumesc din nou! Ne place sprijinul dumneavoastră.
Cel mai bine întotdeauna,
Lilly Anderson
Director executiv
P.S. Ca o mulțumire specială, vă vom adăuga în cercul nostru exclusiv de prieteni și vă vom enumera numele în raportul nostru anual și în buletinul nostru informativ. Vă rugăm să treceți în curând la ferma noastră, ca să putem spune mulțumiri în persoană.
Scrisoarea de mulțumire nr. 3 (versiunea text)
Dragi Frank și Louise,
Săptămâna aceasta, datorită ajutorului tău, i-am mutat pe Tom și Francis, un cuplu de seniori, într-un apartament luminos, bine mobilat, într-o comunitate dedicată sănătății și fericirii lor.
Nemaifiind izolați într-o clădire greu accesibilă într-o clădire mare, Tom și Francis au acum acces ușor la serviciile de care au nevoie. În plus, vor primi două mese pe zi și vor participa la activități sănătoase și distractive, de la cursuri de exerciții la excursii în comunitate.
Vă mulțumim pentru donația dumneavoastră atentă de 250 USD către Agenția Județeană Wildthorne pentru Îmbătrânire. Donația ta se va asigura că seniorii din județul nostru, cum ar fi Tom și Francis, vor prospera.
După cum știți, peste 30% dintre bătrânii din județul nostru trăiesc cu venituri mici, fixe. Agenția pentru îmbătrânire oferă mese, subvenții pentru chirie, consiliere, recreere și îngrijire medicală pentru mulți dintre ei.
Datorită dvs., putem continua să ajutăm persoanele în vârstă aflate în dificultate. Donațiile de la oameni grijulii ca tine ne ajută să compensăm reducerile din finanțarea guvernamentală de stat și locală.
Sincer, nu am putea face asta fără tine. Noi și cei pe care îi servim, apreciem sincer generozitatea dumneavoastră.
Cu sinceritate,
Merry Baker
Director de dezvoltare
P.S. Vă rugăm să mă sunați oricând la xxxxx dacă aveți întrebări, doriți o actualizare cu privire la ceea ce facem sau doriți să fiți voluntar pe unul dintre site-urile noastre. Ne-ar plăcea să vă cunoaștem personal, astfel încât să vă putem mulțumi față în față.
