Asistenții administrativi, inclusiv secretarele, sunt coloana vertebrală a funcționalității biroului. Ei tastează și pregătesc documente, programează întâlniri și mențin fișierele. Ei răspund la telefoane și direcționează apeluri și ajută la întâlnirile personalului. În unele birouri, aceștia se pot ocupa de sarcini fundamentale de contabilitate și ar putea accepta plăți de la clienți și clienți.
Un asistent administrativ care lucrează de la distanță este denumit în mod obișnuit a asistent virtual.
Aproximativ 3,6 milioane de asistenți administrativi și secretari lucrau în SUA în 2019.
Asistent administrativ Atribuții și responsabilități
Responsabilitățile asistenților administrativi pot varia în funcție de tipul de birou în care lucrează, dar unele sarcini comune includ:
- Răspunde la telefoane și primește mesaje.
- Generați documente.
- Pune împreună prezentări de diapozitive
- Creați foi de calcul.
- Gestionați bazele de date.
- Creați și/sau întrețineți site-uri web.
- Efectuați evidența de bază.
- Acționați ca manager de birou, planificând evenimente ale personalului, cum ar fi cine de premiere și evenimente de strângere de fonduri, programarea întâlnirilor cu clienții și aranjarea programelor pentru colegi.
Salariu asistent administrativ
Salariul poate depinde de natura afacerii în care este angajat un asistent administrativ, precum și de sfera sarcinilor. Cei care servesc directori primesc salariul maxim.
- Salariul mediu anual: 40.990 USD (19,71 USD/oră)
- Primul salariu anual de 10%: Mai mult de 67.510 USD (2,46 USD/oră)
- Salariul anual de jos 10%: Mai puțin de 26.880 USD (12,92 USD/oră)
Educație, formare și certificare
Această ocupație nu necesită studii avansate specifice, dar poate fi utilă.
- Educaţie: Veți avea nevoie de o diplomă de liceu sau echivalent și puteți obține un avantaj în domeniu prin înscrierea la un program de diplomă de asociat sau participând la un program de pregătire pentru secretariat după liceu. Secretarii dețin adesea diplome de licență sau obțin certificări axate pe specialitate, cum ar fi Secretar juridic acreditat sau asistent medical administrativ certificat într-un număr tot mai mare de sectoare. Asistenți executivi iar secretarele ar trebui să aibă un minim de credite de facultate, dacă nu o diplomă de licență.
- Instruire: Luați în considerare să începeți cu o agenție de angajare temporară. Acestea oferă uneori instruire noilor recruți. În caz contrar, dacă aveți niște abilități de bază de secretariat sau administrativ, s-ar putea oferi instruire la locul de muncă pe măsură ce învățați frânghiile unei anumite afaceri sau domeniu.
Abilități și competențe de asistent administrativ
Veți avea nevoie de mai multe abilități esențiale pentru a reuși să deveniți asistent administrativ.
- Cunostinte de calculator si software: Ar trebui să vă simțiți confortabil folosind Microsoft Office, e-mailul și internetul. Poate fi necesar să fiți familiarizat cu QuickBooks sau cu alte programe software de contabilitate dacă lucrați pentru o afacere mică.
- Abilități de multitasking: Acest lucru poate fi deosebit de important dacă acționați și ca manager. Ar trebui să poți jongla mai multe cerințe simultan.
- Abilitati de comunicare verbala si scrisa: Acestea sunt esențiale. Ar trebui să cunoașteți bine limba engleză și să aveți bune abilități de corectare.
- Abilități interpersonale: Veți lucra cu alții, inclusiv cu clienții și cu alt personal de birou. Bunele maniere și un comportament calm pot fi foarte importante.
- Aptitudini organizatorice: Trebuie să fii orientat spre detalii și organizat, să fii capabil să găsești un document sau să reamintești un protocol dintr-o dată.
- Abilitati de luare a deciziilor: Adesea, te vei trezi cu mai multe sarcini aproape simultan, în special în birourile aglomerate, așa că ar trebui să poți să prioritizezi și să iei decizii eficiente în timp. Un client ar putea dori o programare imediat, dar chiar are o urgență sau poate aștepta câteva zile?
Perspectivă de locuri de muncă
Din păcate, această poziție nu are o perspectivă încurajatoare de angajare. Biroul de Statistică a Muncii din SUA prevede că progresele tehnologice vor începe să preia controlul multe sarcini ale asistenților administrativi din 2019 până în 2029, rezultând o scădere cu 9% a locurilor de muncă creştere.
Mediu de lucru
Această poziție este cerută de aproape orice industrie. S-ar putea să te trezești lucrând într-un cabinet medical, un birou de avocatură, un birou guvernamental sau pentru un mic antreprenor de cartier. În orice caz, probabil că te vei găsi într-un cadru de birou.
Asistenții virtuali devin din ce în ce mai solicitați, așa că este posibil să puteți lucra de acasă.
Program de lucru
Acesta este aproape invariabil un loc de muncă cu normă întreagă în timpul orelor normale de lucru, dar natura afacerii ar putea solicita ceva muncă în weekend, cum ar fi dacă sunteți angajat la o clinică medicală. În plus, cei din profesia de avocat ar putea descoperi că se așteaptă să pună multe ore înaintea proceselor și a termenelor limită.
Cum să obțineți postul
OBȚINEȚI RECOMANDĂRI SFĂCĂTORE
Angajatorii care angajează o secretară sau un asistent administrativ caută o persoană pe care să o poată lucra cu confortabil, care se va îmbina bine cu alt personal și în care se poate avea încredere cu confidențialitate informație. Scrisorile puternice de recomandare pot demonstra aceste calități.
UTILIZAȚI REȚEAUA
Accesați rețeaua dvs. pentru a obține clienți potențiali despre locurile de muncă deschise. Adresați-vă persoanelor de contact Facebook și LinkedIn, prietenilor familiei, vecinilor și foștilor angajatori. Spune-le că ai aprecia prezentări pentru oricine ar putea angaja.
URMĂȚI DESCHIDERILE
Căutați pe Google locuri de muncă cu cuvinte cheie precum asistent administrativ, asistent de marketing, asistent editorial, secretar medical, secretar juridic și asistent de birou pentru a genera liste de locuri de muncă. Multe locuri de muncă administrative vor fi, de asemenea, anunțate în secțiunea de angajare a site-ului web pentru ziarul local sau Camera de Comerț.
unghie care relua
Acest eșantion de CV vă poate ghida și vă poate ajuta să vă asigurați că sunt incluse toate cele mai bune cuvinte cheie. Și nu trece cu vederea puterea unei scrisori de intenție grozave care o însoțește.
ACE-ȚI INTERVIUL
A ști în avans ceea ce este probabil să fii întrebat poate contribui în mare măsură la obținerea interviului. Luați în considerare câteva exemple de întrebări comune și decideți-vă răspunsurile din timp.
Compararea locurilor de muncă similare
Unele locuri de muncă similare și salariul mediu anual al acestora includ:
- Grefier: $61,660
- Funcționar de informații: $36,920
- Transcriptionist medical: $44,090
