Întâlnirile sunt o parte inevitabilă a afacerilor. Împărtășiți informații, faceți brainstorming idei, generați soluții și creați procese și sisteme. Problema este că multe dintre aceste întâlniri sunt dureros de plictisitoare, ceea ce înseamnă că oamenii care participă au creierul oprit.
Dacă oamenii nu sunt concentrați și atenți, întâlnirea pierde timpul tuturor. Faceți întâlnirile plictisitoare mai interesante (astfel încât să realizeze ceva) cu aceste cinci sfaturi practice:
Interziceți telefoanele inteligente
Oamenii vor insista că trebuie să aibă telefoanele lor - la urma urmei, ar putea apărea o urgență. Lumea ar putea ajunge la sfârșit în timpul întâlnirii tale de planificare trimestrială, dar este puțin probabil.
Tehnologia vă permite să vă concentrați pe ceea ce nu este în fața dvs. - întâlnirea. Dacă oamenii ar fi fost față în față cu cei cărora le-au trimis mesaje în timpul întâlnirii dvs., ar trimite mesaje text altcuiva. Telefoanele stau la birouri.
Fără telefon, în timpul unei întâlniri se întâmplă două lucruri. Sunteți forțat să rămâneți în prezent, iar pauzele sunt petrecute comunicând cu ceilalți participanți. Întâlnirile sunt mai interesante când vorbești cu colegii tăi și îi cunoști. Telefoanele sunt o barieră în acest sens.
Pregătiți, pregătiți, pregătiți
Întâlnirile plictisitoare și plictisitoare au loc atunci când liderul sau moderatorul vine târziu, nu are o agendă și o înfruntă. O întâlnire bine pregătită poate fi fascinantă și captivantă. Când liderul are un plan și un scop, întâlnirea va fi mai interesantă. Când nu există direcție sau scop, întâlnirea nu va fi interesantă.
Cealaltă parte a pregătirii este să vă îmbunătățiți abilitățile. Ai fost la întâlniri productive și interactive și te-au făcut să simți că poți să mergi și să realizezi lucruri grozave. Și, ai participat la întâlniri în care ești destul de sigur că, dacă ai adormi, nimeni nu ți-ar fi dor de tine și nu ai rata nimic important. Diferența este persoana care conduce întâlnirea.
Dacă întâlnirile tale sunt plictisitoare, uită-te în oglindă. Găsiți o modalitate de a vă îmbunătăți. Luați o clasă (departamentul dvs. de resurse umane vă poate ajuta cu sugestii) și cereți feedback și mentorat de la un coleg ale cărui abilități de întâlnire le admiri. O mulțime de ajutor este disponibil dacă cereți și o mare parte este gratuită.
Toată lumea participă
Dacă participarea nu este necesară, puteți rezolva întreaga problemă prin e-mail. Rar este necesar să aduci un grup pentru a transmite informații. Subiecte precum concedierile în masă sau restructurarea completă a companiei sunt o excepție și cel mai bine este tratată de un manager care vorbește cu toată lumea. În caz contrar, întâlnirile ar trebui să fie interactive.
Într-o sesiune de brainstorming, toată lumea ar trebui să vorbească. Dacă cineva nu se pronunță, chemați-o să contribuie. Introvertiții pot fi incomozi, așa că fă-l cât mai lipsit de presiune. Cultura dvs. de întâlnire trebuie să se asigure că ideile tuturor sunt incluse, iar participanții ar trebui să știe din timp pentru a nu fi surprinși.
Fie că este vorba de o întâlnire de planificare, de o întâlnire de stabilire a obiectivelor sau chiar de o întâlnire de raport trimestrial, acordați întotdeauna timp pentru întrebări și comentarii.
Nu lăsa pe nimeni să domine
Dacă conduceți întâlnirea, este posibil să vorbiți mai mult decât alții, dar nu lăsați nicio persoană să domine conversația. Aceasta este formula unei întâlniri plictisitoare. Redirecționează comentariile și apelează la oameni cu experiență în domeniu pentru a descuraja un vorbitor compulsiv.
Oamenii care își fac timp pentru a participa la o întâlnire, aducându-și cunoștințele și experiența, merită șansa de a vorbi și de a-și împărtăși opiniile. În calitate de lider, poți învăța să controlezi comportamentul care subminează întâlnirea.
Iată o modalitate de a opri politicos o angajată – să-i spunem Jane – când își termină al patrulea comentariu și începe să meargă la al cincilea: „Mulțumesc, Jane, știm poziția ta. Aș vrea să aud ce are de spus Karen. Și, Jim și Bob nu au avut încă șansa să vorbească.”
Uneori, va trebui să vorbești cu Janes din biroul tău înainte de o întâlnire pentru a le reaminti punctul de a veni împreună ca grup este să împărtășim idei cu toată lumea și, dacă domină, întâlnirea nu va fi la fel de reușită. Discutarea acestui comportament imediat după întâlnire funcționează bine, de asemenea, deoarece veți avea exemple noi de oferit.
Faceți obiecte acționabile
O întâlnire interesantă și interesantă se încheie cu lucruri pe care oamenii le pot și ar trebui să le facă, fie pentru a-și promova obiectivele individuale, obiectivele companiei sau, în mod ideal, ambele. Dacă oamenii nu pleacă știind care sunt următorii pași, atunci întâlnirea a eșuat.
Construiți o urmărire pentru responsabilitate. Poate avea loc într-o a doua întâlnire sau individual, dar trebuie să se întâmple. Oamenii se vor dezactiva dacă știu că elementele de acțiune sunt toate pentru spectacol.
Fă aceste cinci schimbări, iar întâlnirile plictisitoare vor deveni mai interesante și mai productive. Atunci când oamenii experimentează întâlniri interesante și productive, întreaga organizație beneficiază.
