Echipele de proiect nu apar în mod spontan ca grupuri productive, de înaltă performanță. Mai degrabă, ele sunt rezultatul acțiunilor deliberate ale liderilor și ale membrilor echipei pentru a produce un mediu de încredere și colaborare. În general, echipele au nevoie de timp pentru a începe să performeze la nivelul lor de vârf.
Teoria lui Tuckman a dezvoltării echipei – formarea, asaltarea, normarea și performanța este la fel de valabilă ca atunci când a fost publicată pentru prima dată. Dinamica evoluției echipei este în continuare aceeași.
Aflați câțiva pași pe care îi puteți face pentru a accelera progresul unei echipe prin frământările care duce la faza de performanță.
Luați în considerare istoricul și personalitățile membrilor
Ar fi frumos să credem că există o listă de verificare simplă de urmat pentru a construi o echipă de înaltă performanță. Adevărul nefericit este că nu există o rețetă pe care să o poți urma.
Construirea unor echipe grozave este un amestec de cunoștințe psihologice și leadership. Trebuie să înțelegi punctele tari și punctele slabe ale oamenilor care lucrează pentru tine și să-i angajezi într-o manieră în care să aibă succes.
Antecedentele candidaților trebuie luate în considerare înainte de a atribui echipe. Când este posibil, personalitățile și abilitățile ar trebui să se potrivească care se completează reciproc.
Utilizați modelul SCARF
SCARF (status, certitudine, autonomie, relație și corectitudine), este un model al modului în care oamenii interacționează, dezvoltat de Dr. David Rock în 2008.Acest model descrie experiențele sociale care afectează comportamentele umane:
- stare: Sentimente de importanță în rândul colegilor
- Certitudine: Abilitatea de a prezice rezultatele interacțiunilor cu oamenii.
- Autonomie: Un sentiment de control pe care cineva îl are asupra interacțiunilor sociale
- Relație: Cum se raportează o persoană cu ceilalți — cineva poate fi un susținător și prieten sau un rival.
- Corectitudine: Conversațiile, schimburile de idei și interacțiunile ar trebui să fie corecte în general.
Totul despre structura și managementul echipei trebuie să întărească aceste probleme personale critice pentru fiecare membru al echipei. Un lider de proiect eficient ar trebui să acorde o atenție deosebită acestor comportamente și să le consolideze pe cele pozitive pentru fiecare membru al echipei de proiect.
Membrii echipei trebuie încredere că liderul echipei are grijă de fiecare dintre ei și este concentrat critic pe asigurarea siguranței și succesului acestora. În calitate de lider de echipă, întrebați și răspundeți, “De ce vor avea încredere membrii echipei mele pentru a-i conduce către siguranță și succes?”
Definiți comportamentele pe care trebuie să le prezentați zilnic pentru a vă consolida angajamentul față de ele. Apoi, angajați-vă să demonstrați aceste comportamente.
Dacă există un client pentru un proiect, este esențial ca acesta să fie implicat în proces pentru a-l menține pe drumul cel bun și aliniat cu obiectivele lor.
Este posibil să nu existe întotdeauna un client pentru un proiect. Dacă există, nu îl puteți porni dacă nevoile clientului sunt neclare. Indiferent dacă inițiativa ta este concentrată pe un public foarte specific sau pe un set mai general de grupuri țintă, există tehnici pe care le poți folosi pentru a crea claritate.
Pentru inițiative de dezvoltare de produse noi care vizează captarea de noi clienți, creați personalități detaliate ale clienților pentru fiecare tip. Pentru eforturi mari de construcție sau dezvoltare, asigurați-vă că un reprezentant al clienților este implicat în definirea domeniul de aplicare al proiectului și aprobarea.
În situațiile în care clientul nu poate fi prezent fizic, puteți crea un proxy - un decupaj sau un animal de pluș - care ocupă un loc la fiecare întâlnire. Grupul ar trebui să întrebe și să încerce să răspundă „Ce va spune clientul despre asta” pentru fiecare decizie sau situație.
Comunicați și organizați eficient
La începutul procesului de formare a echipei, stabiliți așteptări pentru comunicarea interpersonală și asigurați-vă că consolidați responsabilitatea. Pentru setările de grup, învață echipa să exploreze problemele prin abordări de facilitare care concentrează gândirea grupului pe un subiect la un moment dat.
Învață-i să analizeze emoțiile, riscurile, ideile și problemele de informare și să abordeze fiecare separat înainte de a se grăbi să judece. Pentru luarea deciziilor, ajutați echipele să înțeleagă fiecare alegere mare din mai multe puncte de vedere și învățați-le să evalueze mai multe opțiuni pentru fiecare decizie.
Creați o carte de echipă pentru a defini responsabilitățile membrilor. Carta ar trebui să stabilească conducerea, rolurile membrilor, scopul proiectului, rezultatele și orice alte elemente relevante.
Aceste abilități nu sunt predate în programele de management de proiect și nu sunt necesare ca parte a certificării lor profesionale, dar sunt esențiale pentru a ajuta o echipă să învețe să lucreze împreună.
Folosește un antrenor și luptă pentru echipa ta
Coaching-ul este un instrument puternic de susținere a performanței echipei și este adesea subutilizat. Puteți folosi resurse externe sau interne pentru acest rol, deși antrenorul trebuie să fie un obiectiv străin capabil să observe și să ofere feedback sincer, bazat pe comportament asupra performanței echipei și eficacitate.
Antrenorul este o resursă de neprețuit, care ajută la observarea și identificarea defecțiunilor în procesele de discuție și de luare a deciziilor. Folosiți antrenorul pentru a contesta presupunerile și fiți atenți la diferite părtiniri de grup sau cazuri de gândire de grup.
Marii lideri de proiect lucrează din greu în numele membrilor echipei lor pentru a se asigura că se pot concentra și face cel mai bun lucru. În calitate de lider de proiect, aceasta înseamnă că poate fi necesar să vă implicați politică organizațională cu alți lideri de proiect și funcționali pentru a negocia în numele membrilor echipei.
Cunoașteți cele cinci probleme comune
Dacă petreci timp observând și lucrând cu echipe de proiect care se luptă, vei observa multe domenii în care comunicarea se întrerupe și performanța are de suferit. De cele mai multe ori, apar aceste cinci probleme comune:
- Nici un scop clar și energizant
- Fără implicare a clienților
- Fără conducere de proiect
- Roluri, domeniul de aplicare și controale prost definite
- Prea multe proiecte
Este posibil ca participanții echipei să nu fie conștienți de importanța proiectului și de legătura acestuia cu clientul sau organizația. Pentru membrii echipei de proiect, acesta este „doar un alt proiect”. Membrii echipei pot fi mutați în mod continuu de la o echipă la alta, lucrând la termene strânse pentru proiecte stresante, fără pauză între ele. Acest lucru poate provoca epuizarea membrilor echipei.
Lipsa de informații despre un proiect poate crea și probleme. Este posibil ca membrii să nu înțeleagă scopul sau importanța muncii – atunci când clientul este prezent și implicat, membrii echipei sunt mai predispuși să se hrănească din energia lor și să performeze mai bine.
Valorile vagi sau inexistente afectează performanța echipei. Lipsa de responsabilitate și responsabilitate adaugă fricțiuni considerabile proiectelor. Performanța echipei suferă atunci când oamenii nu își înțeleg rolurile sau au autonomia de a improviza sau de a inova.
Adesea, directorii nu sunt atât de implicați pe cât ar putea fi. Liderii de proiect ar trebui să lucreze pentru a stabili acceptarea, astfel încât directorii să dorească să asiste. Directorii ar putea fi capabili să ofere mai multe resurse, timp sau să-și afirme influența pentru a ajuta.
Controalele ar trebui să fie specifice și comunicate tuturor membrilor, astfel încât aceștia să înțeleagă progresul lor în comparație cu alții. Sau ar putea încerca să meargă înainte, astfel încât să poată lucra la alte proiecte cărora le pot fi repartizați.
Într-o managementul matricei stil de organizare, membrii echipei sunt adesea repartizați în mai multe inițiative. Aceștia sunt desemnați la mai mult de un proiect și nu li se oferă suficientă libertate de la raportul lor către manager pentru a îndeplini sarcinile proiectului. Membrii echipei suprasolicitați se luptă să se concentreze, să facă o muncă necorespunzătoare și au tendința de a se epuiza.
Implicați-vă cu echipele dvs
Dacă lăsați performanța echipei de proiect la voia întâmplării, este puțin probabil ca performanța ridicată să apară. Având în vedere importanța proiectelor la locul de muncă, toată lumea, de la directori la membrii echipei, ar trebui să înțeleagă rezultatul dorit al unui proiect.
Comunicarea și colaborarea dintre managerul de proiect, client, managerul de raportare și membrii echipei sunt vitale pentru succesul oricărui proiect.
Lucrați din greu din poziția dvs. de manager de proiect sau membru al echipei pentru a vă asigura prezența instrumentelor și ideilor prezentate, iar șansele dvs. de a crea o echipă de înaltă performanță se îmbunătățesc considerabil.
