Nu trebuie să căutați foarte departe pentru a găsi articole de la experți despre managementul timpului. Gurui împliniți și alți experti condamnă întâlnirile și sugerează să evitați, să micșorați sau să renunțați la acestea adesea. laborioase pierderi de timp corporative.
Cu toate acestea, uneori trebuie doar să ne întâlnim. În timpul întâlnirilor, există câteva metode bine definite pentru desfășurarea unei întâlniri productive. Unele tehnici pe care le puteți folosi în timp ce utilizați aceste metode vă vor ajuta întâlnirile să devină mai productive și mai fluide.
Eliminați actualizările „Mergeți în jurul mesei”.
Știi această întâlnire. Înghesuiți optsprezece persoane într-o cameră și apoi solicitați fiecărei persoane să partajeze o actualizare care de obicei sună ca încercări de a justifica existența.
Directorii generali și liderii seniori sunt cunoscuți pentru conducerea acestor întâlniri, crezând naiv că aceasta este o modalitate excelentă pentru ca toată lumea să audă ce se întâmplă în firmă. În realitate, oamenii se retrag în mare parte și se concentrează pe planificarea propriei actualizări pe care nimeni nu o va asculta.
În schimb, puteți împărtăși știri relevante, inclusiv rezultate financiare, câștiguri mari de clienți sau actualizări privind inițiativele la nivel de organizație. De asemenea, extindeți oferta persoanelor fizice pentru a ridica probleme importante.
Dacă s-a întâmplat ceva demn de remarcat și necunoscut pe scară largă, cineva ar trebui să-l împărtășească. Dacă un grup are nevoie de ajutor de la alt grup, ridicați cererea. În caz contrar, nu obligați toți participanții să distribuie.
Actualizări prin tehnologie
Nu este nevoie să convocați o întâlnire pentru ceva ce puteți căuta. Utilizați instrumentele tehnologice ale zilei pentru a vă asigura că echipele dvs. de lucru mențin o actualizare a stării actuale și vizibile, unde toată lumea o poate vedea cu un clic de mouse.
Dacă trebuie să vă întâlniți, reduceți timpul planificat pentru întâlnire la jumătate sau utilizați abordări agile și desfășurați sesiuni scurte de „în picioare”. Fii draconic în ceea ce privește digresiunile și distragerile care prelungesc aceste sesiuni. Concentrați-vă pe statutul de partajare” și solicitați oamenilor să abordeze probleme în afara acestui forum.
Întâlniri de brainstorming nestructurate
Lucrați pentru a defini subiectul de brainstorming și împărtășiți-l invitaților înainte de sesiune. Colectați-le contribuțiile și consolidează-le și postează-le sau distribuie-le fără atribuire ideilor. Utilizați sesiunea live pentru a sări și a construi pe baza ideilor trimise, adăugând la listă.
Rezistați impulsului de a evalua ideile în această sesiune. Încorporați alte tehnici care minimizează presiunile de socializare, cum ar fi scrierea pe creier. Și mai presus de toate, consolidați ideile și creați un proces de tip non-întâlnire pentru a le evalua. Odată ce sunt evaluate în mod corespunzător, arhivați-le pentru o referire ușoară în grup în sesiunile și situațiile viitoare.
Evaluări aprofundate ale operațiunilor
Păstrați confidențialitatea analizelor profunde și a examenelor corporative și concentrați-vă pe partajarea indicatorilor, problemelor și oportunităților cheie de operare. Întâlnirea grupului nu este momentul sau locul pentru a rupe o zonă sau un individ cu performanțe slabe.
Stabiliți o întâlnire de urmărire la fața locului, dar nu supuneți pe toți ceilalți la interogarea dvs. vizibilă cu privire la această problemă. Nu renunța la responsabilitatea pentru îmbunătățire, ci elimină rușinea publică din întâlnirile tale.
Eliminați procesul de luare a deciziilor spontane
În mod ciudat, sala de ședințe este unul dintre cele mai proaste locuri pentru decizii rapide. A ridica o problemă pentru prima dată și a cere o decizie pune oamenii pe loc. Deciziile necesită de obicei informații și pregătire. Este posibil să nu aibă informațiile adecvate în fața lor sau să nu fi fost informați cu privire la această chestiune.
În schimb, puteți lucra înaintea întâlnirilor de grup pentru a implica părțile interesate cheie în probleme și opțiuni. Solicitați contribuția lor, oferiți-vă perspectivele și lucrați pentru a intermedia interesele comune. Utilizați forumul întâlnirii pentru a valida interesele părților interesate și a identifica recomandările acestora.
Deși este posibil să nu obțineți decizia imediată fără încă un pas sau doi, vă veți fi consolidat relațiile de lucru cu munca de dinainte de sesiune și veți economisi timp în acest proces.
Gânduri finale
Oamenii sunt creaturi comune prin natura lor. Deși există o varietate de instrumente tehnologice care ne permit să ne conectăm fără a fi în același loc, uneori ajută să fim față în față.
Profitați de acest timp cu înțelepciune și arătați-vă respectul față de participanți prin producerea de întâlniri care reduc la minimum timpul investit și maximizează schimbul de informații de înaltă calitate într-un mediu neamenințător.
