Cum să cumpărați un sistem telefonic de afaceri

Pentru majoritatea organizațiilor, piesa cea mai importantă a Echipamente de birou este telefon. Sistemele telefonice din clasa business încep de obicei costând câteva mii de dolari, iar prețul crește proporțional cu creșterea dimensiunii sistemului și a numărului de funcții pe care le doriți.

Sistemele telefonice pentru clasa business discutate aici sunt pentru birouri cu zece persoane sau mai multe.

De ce caracteristici veți avea nevoie

Caracteristicile care aduc valoare afacerii dumneavoastră și vă conectează afacerea la lume vor crește costul total al sistemului telefonic. Agentul de vânzări al unui sistem telefonic va încerca să vă vândă toate clopotele și fluierele (aceasta este treaba lor), dar trebuie să te uiți la fiecare caracteristică și să decizi dacă va adăuga valoare afacerii tale sau te va salva bani.

Caracteristici de bază

Iată câteva dintre caracteristicile mai comune care sunt disponibile pe un sistem telefonic de afaceri. Fiecare marcă este diferită, așa că cereți vânzătorului o listă completă de opțiuni.

The însoțitor auto de obicei ia locul unui recepționer prezentând apelanților o listă de opțiuni pentru direcționează apelul lor (de exemplu, „Apăsați 3 pentru a vorbi cu cineva din Vânzări”). De asemenea, poate permite apelanților să formeze direct extensia unei persoane.

• Caracteristici de conferință permiteți două sau mai multe extensii să se conecteze pentru a partaja într-o conversație. De obicei, valoarea implicită este două. Dacă aveți nevoie de mai mult de doi, întrebați care este numărul maxim de participanți. Unele sisteme permit doar conferirea extensiilor interne. Dacă aveți nevoie de apeluri conferințe externe, întrebați și despre asta.
• Director automat permite apelanților să caute extensia unui angajat prin introducerea primelor litere ale numelui lor.
• Mesageria vocală permite lăsarea mesajelor pentru angajații care sunt indisponibili sau la telefon. Unele sisteme pot redirecționa mesaje de mesagerie vocală către e-mailul unui angajat și permit echipamentelor de mesagerie vocale de la terți să interfațeze cu echipamentele lor. În funcție de preț, acest lucru vă poate economisi bani.
• Apel în așteptare este capacitatea de a pune un apel în așteptare în timp ce utilizatorul se ocupă de alte probleme. De obicei inclus în sistem.
• Redirecționare a apelurilor oferă utilizatorului posibilitatea de a redirecționa temporar toate apelurile către o altă extensie sau către mesageria vocală.
• Apelare rapida salvează numerele de telefon utilizate frecvent și permite utilizatorului să le formeze printr-o apăsare de buton sau două. Este o economie de timp utilă pentru numerele apelate frecvent.
• Reapelare permite reapelarea ultimului număr apelat prin atingerea unui buton.
• Paging permite unui utilizator să vorbească printr-un sistem de adresare publică pentru a apela un angajat sau pentru a da anunțuri.
• Muzică în așteptare oferă apelanților ceva de ascultat în timp ce sunt în așteptare. Poate fi muzică sau mesaje preînregistrate care fac publicitate companiei dvs.
• Putere de rezervă va oferi o sursă alternativă de energie electrică timp de 10 până la 60 de minute în cazul unei întreruperi de curent.

Caracteristici avansate

Caracteristicile avansate vor adăuga costuri semnificative la sistemul total și vor adăuga un cost continuu pe toată durata de viață a sistemului. Cu toate acestea, acest lucru ar putea fi compensat prin reducerea serviciu clienți și avantajele de economisire a timpului pe care le aduc.

• Locație de la distanță caracteristica permite conexiuni simple cu angajații din afara șantierului sau cu birouri mici la distanță prin simpla apelare a unei extensii interne.
• Găsește-mă / Urmărește-mă permite utilizatorilor să-și redirecționeze telefonul la cerere către un alt telefon, telefon mobil, telefon de acasă, secretară etc.
• Integrare telefonică computerizată (CTI) permite sistemului telefonic să interacționeze cu un sistem informatic. Exemplele includ capacitatea unui utilizator de a face clic pe un număr de telefon de pe ecran și de a face ca sistemul telefonic să formeze automat numărul (reducând numerele greșite și economisind timp); sau transmiterea unui număr de telefon al unui client la un computer atunci când acesta sună pentru a trage contul clientului și a-l afișa pe ecran pentru angajat înainte de a răspunde la telefon. Această opțiune este foarte scumpă.

Cât de mare ar trebui să fie sistemul

Următoarea întrebare la care trebuie să răspundeți este unde doriți telefoanele. Următoarea listă identifică locurile comune în care veți dori să găsiți o extensie de telefon:

• Recepţioner
• Fiecare birou
• Fax
• Terminale pentru carduri de credit, porturi de date
• Sală de conferință
• Etajul magazin/depozit
• Zone publice (sala de asteptare, holuri, intrari etc.)

În continuare, va trebui să determinați câte apeluri telefonice simultane vor intra și vor părăsi biroul. Suma totală a apelurilor primite și efectuate la un moment dat este numărul de linii (sau trunchiuri) de care veți avea nevoie.

Configurațiile comune sunt 3, 8, 12, 16, 24 sau 48 de linii. Sistemele mai mari au sloturi de extindere, astfel încât să puteți adăuga mai multe linii la o dată ulterioară. Nu uitați să luați în considerare creșterea viitoare (25% nu este neobișnuit). Important: dacă subestimați acest lucru, apelanții vor primi un semnal de ocupat dacă toate liniile sunt în uz.

Găsirea unui distribuitor de sistem telefonic

Găsirea unui dealer nu este greu. În primul rând, puteți căuta pe web „Echipamente și consumabile telefonice” pentru a găsi un dealer apropiat.

Târgurile de afaceri și tehnologie de birou sunt, de asemenea, locuri bune de început. Nu numai că veți putea întâlni oamenii de vânzări și asistență, dar este posibil să puteți încerca și un sistem.

În cele din urmă, cel mai bun mod este să întrebi în jur. Întrebați oamenii pe care îi cunoașteți care au o afacere cu un birou. De asemenea, puteți obține evaluarea lor cu privire la calitatea echipamentului și a nivelului de servicii care a fost furnizat.

Calcularea costului total

Costul total al sistemului va consta din următoarele componente:

• Unitate de bază / Sistem este unitatea care controlează întreaga infrastructură telefonică. Costul depinde de numărul de funcții pe care le aveți, de numărul de seturi telefonice pe care le poate gestiona și de numărul de linii care vin de la compania de telefonie.
• Telefoane/Seturi de birou sunt unitățile care stau pe birouri sau sunt atașate de perete. Ele vin în mai multe stiluri, capabilități și prețuri diferite. Prețurile pot varia de la 70 USD la 1.000 USD. Exemplele includ Seturi de bază (cel mai ieftin), Nivel mediu, Executiv/High-End, Seturi de recepționist (cel mai scump) și Unități de masă de conferință. Alte opțiuni includ căști cu mâini libere și conexiuni wireless. Majoritatea telefoanelor sunt proprietare și vor funcționa numai cu un sistem de bază de la acel producător. Dacă înlocuiți un sistem telefonic existent, costul tuturor telefoanelor noi (dacă schimbați mărcile) poate face ca trecerea la următorul model superior să fie singura soluție accesibilă pe care o aveți.
• Cablaj este vasele de sânge ale organizației și nu trebuie marginalizate. Dacă construiți un birou, instalați cabluri și prize suplimentare în orice zonă în care credeți că ați putea avea nevoie de un telefon în viitor. Costul va fi o fracțiune din cost dacă va trebui să vă întoarceți mai târziu și să faceți găuri în tavan și pereți. Dacă îl instalați într-o clădire cu cabluri existente, cereți dealerului să verifice cablajul pentru compatibilitate înainte de a semna contractul.
• Instalare și configurare inițială va fi partea cea mai consumatoare de timp a proiectului. Sistemele telefonice nu funcționează imediat și cel mai probabil vor trebui instalate și configurate inițial de către un tehnician calificat. Pentru a putea funcționa cât mai repede posibil, asigurați-vă că acest lucru este inclus în contract. Alte opțiuni care pot fi negociate sunt întreținerea, modificările viitoare și instruirea angajaților dvs.

Luarea deciziei finale

Decizia finală depinde de umerii tăi. Oamenii de vânzări ai sistemului telefonic pot fi agresivi, dar nu uitați că sunteți „clientul” și sunteți responsabil. Pentru a obține cel mai bun preț pentru sistemul pe care îl doriți, trimiteți cerințele dvs. mai multor companii și lăsați-le să liciteze pentru proiect. Asigurați-vă că obțineți o propunere detaliată care acoperă toate domeniile prezentate mai sus. Nu veți primi o comparație de la mere la mere, așa că cereți ca costul caracteristicilor să fie enumerat separat (sau detaliat, dacă sunt incluse ca pachet de caracteristici). Acest lucru vă va permite să determinați ce cauzează diferențele de prețuri. Dacă încă nu sunteți sigur de un lider clar, cereți să vedeți o demonstrație pe site-ul unui client existent. În cele din urmă, comparați propunerile și alegeți-o pe cea care vă satisface nevoile, permite creșterea și, cel mai important, cu care vă simțiți cel mai confortabil.