Backup-ul datelor este esențial pentru protejarea continuității afacerii dvs. Dacă singura dvs. copie de rezervă este pe un singur computer desktop/laptop sau pe un dispozitiv mobil și este pierdută sau furată, datele dvs. de afaceri au dispărut. Și având copii pe hârtie ale datelor comerciale nu este o protecție adecvată a datelor; ce se întâmplă dacă sediul afacerii tale arde până la pământ sau se confruntă cu inundații severe? Încă o dată, datele de care aveți nevoie pentru a vă desfășura afacerea ar putea fi pierdute iremediabil.
Pierdere de date
Pentru a-l parafraza pe Paul Simon, există 50 de moduri de a vă pierde datele:
- O prăbușire a hard diskului desktop/laptop sau deteriorarea dispozitivului dvs. mobil poate face datele dvs. irecuperabile
- Computerul sau telefonul dvs. pot fi furate - spargerile în afaceri sunt obișnuite și, conform statisticilor FBI, 97% dintre laptopurile/desktopurile furate nu sunt niciodată recuperate
- Datele pot fi șterse accidental (sau șterse în mod deliberat de un angajat nemulțumit)
- Computerul dvs. poate fi deturnat de malware
- Conturile dvs. de stocare online pot fi piratate
- Un atac ransomware ar putea face fișierele dvs. inaccesibile până când este plătită o taxă substanțială
Un regim de copiere de rezervă a datelor este o necesitate
Pentru o protecție adecvată a datelor, trebuie să stabiliți un sistem de rezervă a datelor care urmează acești trei pași:
- Faceți backup periodic pentru datele de afaceri
- Creați copii de rezervă pe medii de încredere sau în cloud
- Dacă utilizați media pentru copii de rezervă, păstrați dispozitivele într-o locație sigură, în afara amplasamentului
Regula de bază pentru protecția datelor de afaceri este că, dacă pierderea datelor va interfera cu desfășurarea afacerii, faceți o copie de rezervă. Programele software pentru desktop pot fi reinstalate dacă este necesar, dar recuperarea detaliilor tranzacțiilor sau a corespondenței de afaceri este imposibilă dacă acele fișiere sunt pierdute sau deteriorate nereparabile.
Arhiva de date vs Backup de date
Backup-urile sunt în mod normal imagini periodice, pe termen scurt, ale datelor în scopuri de recuperare în caz de dezastru. Între timp, arhivarea se referă în general la stocarea pe termen lung a datelor care nu mai sunt utilizate în mod obișnuit, dar care pot fi restaurate dacă este necesar (de exemplu, un proiect finalizat sau date de la un fost client).
Faceți o copie de rezervă a datelor critice de afaceri
Există doi pași pentru o copie de rezervă a datelor cu succes;
- Identificarea datelor critice care trebuie să facă backup
- Implementarea unor copii de siguranță ale datelor într-un program regulat
Ce trebuie să fie într-o copie de rezervă a datelor? Toate fișierele pe care le-ați creat și/sau modificat ar trebui să facă backup în mod regulat. Pentru multe companii, aceasta include totul, de la fișiere contabile până la e-mail.
Din ce în ce mai multe aplicații de afaceri sunt disponibile prin cloud. Cu toate acestea, dacă utilizați aplicații desktop (non-browser), acestea pot fi reinstalate de pe media sau descărcate, deci nu este nevoie să fie copiate de rezervă.
Stocare in cloud
Utilizarea serviciilor de backup online facilitează realizarea de copii de rezervă a datelor - care este doar unul dintre motivele pentru care este cloud computing ideal pentru afaceri mici. Dar serviciile cloud pot fi încă vulnerabile la pierderea de date prin hacking sau sabotajul angajaților (luați în considerare cazul recent al Colegiului American de Educație din Indianapolis, care, după concedierea unui angajat al tehnologiei informației a descoperit că înainte de a pleca a schimbat parolele administrative ale conturilor online, împiedicând colegiul să-și acceseze date). Nu este o idee rea să faceți ocazional backup-uri locale ale datelor din cloud.
Backup-uri de date locale
Dacă salvați datele local (de exemplu, nu utilizați stocarea în cloud) vă puteți simplifica backup-urile păstrând toate fișierele care vor trebui arhivate pe o singură unitate de pe computer. De exemplu, să presupunem că trebuie să faceți copii de siguranță ale fișierelor contabile, documentelor de procesare a textului, foilor de calcul, fotografiilor și e-mailului.
Punând Simply Accounting, Microsoft Office (inclusiv Outlook) și Paintshop Pro, toate pe o unitate separată sau sub un folder separat facilitează arhivarea tuturor fișierelor pe care le-ați creat sau modificat folosind acestea programe. Tot ce trebuie să faci este să faci o copie de rezervă a unității sau a folderului. Odată ce ați selectat datele esențiale care urmează să fie arhivate, este o chestiune simplă să instalați și să utilizați un program software de rezervă pentru a arhiva datele de afaceri în mod regulat.
Se recomandă să faceți backup pentru datele dvs. seara. Există multe programe software de backup disponibile care vă permit să setați un program care va face backup automat pentru datele dvs. Software-ul de backup care arhivează și criptează fișierele economisește spațiu pe disc și mărește securitatea datelor.
Păstrați copiile de siguranță ale datelor la fața locului numai dacă sunt stocate într-un seif ignifug, indestructibil. Investiți într-o unitate de bandă sau un hard disk extern și respectați cu meticulozitate o copie de rezervă obișnuită a datelor programul nu va ajuta dacă toate copiile de rezervă ale datelor sunt într-un singur loc și acel loc este lovit de dezastru. Pentru a fi cu adevărat sigure, copiile de rezervă ar trebui să fie stocate în afara site-ului. (Copia de rezervă în cloud nu elimină în totalitate această problemă, dar este cu siguranță mai bună decât multe locații fizice.)
Unele companii își păstrează copiile de siguranță ale datelor în cutii de securitate la bănci. Taxa pentru o cutie de securitate este deductibilă fiscal dacă aveți nevoie de un stimulent suplimentar. Alți proprietari de afaceri mici păstrează mai multe copii de siguranță ale înregistrărilor lor la casele diferiților prieteni sau membri ai familiei. Nu contează cu adevărat unde alegeți să le păstrați, atâta timp cât site-ul pe care îl alegeți pentru backup-ul de date în afara site-ului este sigur și aveți acces regulat la el.
Servicii de backup online
Pentru securitate maximă, asigurați-vă că utilizați parole puternice, schimbați-le în mod regulat și asigurați-vă că fișierele pentru care faceți backup sunt criptate (din moment ce stocarea în cloud este partajată, furnizorii de cloud criptează în mod normal datele utilizatorilor).
Unități USB (degetul mare).
Stick-urile USB cresc constant ca capacitate și sunt ideale pentru backup-uri rapide de date. Deși nu au capacitatea de hard disk-uri externe, acestea au rate rapide de transfer de date și sunt extrem de portabile. Puteți să faceți backup cu ușurință de date pe o unitate USB și să le luați în afara locației. Deoarece nu au piese mobile, unitățile USB sunt foarte fiabile.
Hard disk-uri externe
Pentru întreprinderile mici, cumpărarea și utilizarea unui hard disk extern pentru copiile de siguranță ale datelor este metoda recomandată. Hard disk-urile externe sunt ieftine în comparație cu sistemele de unități de bandă. Sunt, de asemenea, ușor de utilizat; pur și simplu conectați hard disk-ul la portul USB al computerului. Majoritatea hard disk-urilor externe vin cu software de backup.
Stocare în rețea locală (LAN).
Dacă aveți o rețea locală (LAN), puteți, de asemenea, să faceți backup pentru fișiere pe alt computer sau server. Cu toate acestea, dacă aparatul de rezervă se află în aceeași locație, acesta poate fi vulnerabil la furt sau deteriorat de incendiu sau inundație. Pentru a preveni furtul, un server poate fi instalat într-o cușcă, dulap sau dulap încuiat.
Depozitare pe bandă
Dacă aveți cantități mari de date de care să faceți backup (sau doriți să faceți și să păstrați arhive de date complete regulate pentru stocare pe termen lung), backup-urile pe bandă sunt cea mai bună opțiune. Sunt foarte fiabile și pot stoca cantități masive de date.
Susține-o sau riscă să-l pierzi
Nu riscați să vă pierdeți datele de afaceri. Cea mai bună apărare împotriva unui astfel de dezastru este protecția adecvată a datelor. Prin crearea unui sistem de rezervă care include arhivarea și copierea de rezervă a datelor dvs. de afaceri în mod regulat și în mod corespunzător, vă veți asigura că afacerea dvs. va fi capabilă să înfrunte orice furtună cu care se confruntă și transportă pe. Amintiți-vă - nu puteți avea niciodată prea multe copii de siguranță ale datelor!
