Mulți proprietari de afaceri mici se bazează pe e-mail ca mod principal de comunicare de afaceri. Acest lucru nu este surprinzător; e-mailul este rapid, ușor și oferă o urmă de hârtie. Dar asta nu înseamnă că mesajele tale de e-mail, mai ales când vine vorba de comunicarea de afaceri, ar trebui să fie relaxate. De fapt, comunicarea slabă prin e-mail vă poate costa clienții, în timp ce vă afectează marca și reputația.
Trimiterea de e-mailuri profesionale de afaceri se rezumă la crearea de obiceiuri care se concentrează pe o comunicare clară, concisă și adecvată.
1. Utilizați o adresă de e-mail de afaceri
Când sunteți proprietarul unei afaceri, care desfășurați afaceri în numele companiei dvs., asigurați-vă că utilizați o adresă de e-mail comercială. În mod ideal, asta înseamnă că ai o adresă de afaceri (adică, numele tău@afacerea ta.com) pe care o folosești pentru toate comunicările de afaceri.
Dacă acest lucru nu este posibil, puteți crea o adresă de e-mail gratuită care să includă numele companiei dvs. (adică, numele companiei [email protected]). Folosirea unei adrese de e-mail personală care nu are legătură în mod clar cu afacerea dvs. poate, în cel mai rău caz, să vă afecteze profesionalismul și, în multe cazuri, este posibil să nu fiți luat în serios.
2. Păstrați mesajele scurte și dulci
Nu este nimic greșit în a explica lucrurile în detaliu; poate oferi claritate și reduce neînțelegerile. Dar atunci când un mesaj de e-mail începe să arate ca un roman, puteți pierde rapid atenția destinatarului și puteți confunda problema cu informații irelevante. Pentru a evita acest lucru, rămâneți cu un subiect pe e-mail și, atunci când trebuie să includeți mai multe informații, utilizați subtitluri cu caractere aldine, astfel încât cele mai importante detalii să fie clare.
3. Utilizați linii de subiect descriptive
Ați deschis vreodată un mesaj de e-mail bazat pe subiect și ați ajuns complet confuz și puțin enervat când era vorba despre ceva complet diferit? Deoarece păstrați deja fiecare e-mail pe care îl scrieți limitat la un subiect conform sfaturilor de mai sus, ar trebui, de asemenea, să vă asigurați că subiectul reflectă acel subiect și nimic altceva. Acest lucru nu numai că va ajuta destinatarul, dar vă va ajuta și să vă fie mai ușor gestionați-vă propria căsuță de e-mail.
4. Tonificați-l
Este ușor să lași lucrurile să zboare atunci când trimiți un e-mail, deoarece s-ar putea să simți că ești protejat de ecranul computerului, dar unele conversații pot fi ușor înțelese în e-mail. De fapt, fără verbal comunicare indicii pentru a tempera mesajul pe care îl trimiteți, orice e-mail poate fi luat în mod greșit. Dacă trimiteți un mesaj care poate fi discutabil, recitiți-l înainte de a-l trimite și dacă tot nu sunteți sigur, probabil că este mai bine să ridicați telefonul.
5. Faceți-vă utilă semnătura de e-mail
Citatele, promoțiile și înscrierile la buletine informative într-o semnătură de e-mail pot fi eficiente în anumite situații, dar acele articole nu ar trebui să trimită niciodată utilizarea semnăturii dvs. de e-mail pentru ceea ce este menită să fie folosită -- furnizarea de contact informație. E-mailul sau răspunsul dvs. inițial trebuie să includă cel puțin o semnătură de e-mail cu numele dvs. complet, compania și adresa URL. Nici un număr de telefon, un titlu și reformularea adresei de e-mail nu strica.
6. Verificați-vă ortografia și corectați-vă
Verificarea ortografică este ușoară. Faceți o setare implicită în clientul dvs. de e-mail pentru a verifica toate mesajele înainte de a le trimite. E-mailul este mai informal și există puțin mai multă clemență cu greșelile de ortografie și gramaticale, dar pare îngrozitor să trimiți un mesaj plin de erori. Ultimul lucru pe care îl doriți este să faceți o impresie proastă pentru că v-ați grăbit să trimiteți un e-mail și ați omis să vă verificați ortografia și gramatica.
E-mailul este o metodă importantă de comunicare în afaceri, chiar dacă nu este prima ta preferință. Urmând aceste bune practici de e-mail de afaceri vă va ajuta să vă păstrați comunicarea prin e-mail profesională și productiv, și poți fi sigur că impresia pe care o faci este una bună.
