Indiferent dacă sunteți în căutarea unui loc de muncă, faceți noi conexiuni de rețea sau pur și simplu încercați să excelați la locul de muncă actual, este esențial să știți să scrieți și să trimiteți mesaje de e-mail profesionale.
Acest lucru poate fi mai greu decât pare. Mulți profesioniști s-au obișnuit cu o abordare foarte informală a e-mailului în viața lor personală. Deși argoul, emoticoanele și limbajul text sunt de obicei acceptabile atunci când trimiți e-mailuri prieteni apropiați, acestea nu vor zbura în corespondența de serviciu. Este important să știți cum vă curățați comunicațiile atunci când aveți nevoie.
Când ați putea avea nevoie să trimiteți un e-mail profesional? Există o serie de posibilități. Este posibil să fie nevoie să trimiteți scrisoarea de intenție unui potențial angajator, a scrisoare de mulțumire unui coleg care a fost de acord să fie o referință, o scrisoare de demisie către actualul tău șef sau o solicitare pentru o scrisoare de recomandare.
Este posibil să aveți alte motive pentru a trimite e-mailuri non-personale și, de fapt, este o idee bună să vă asigurați că toate e-mailurile dvs. sunt organizate și profesioniste.
Ori de câte ori trimiteți mesaje de e-mail profesionale, este foarte important să vă asigurați că mesajul este perfect. Nu doriți să pierdeți o oportunitate făcând greșeli, fie în modul în care trimiteți e-mailuri, fie în modul în care le urmăriți.
Aflați ce să includeți în mesajele dvs., ce să nu includeți și cum să închideți, să semnați și să trimiteți mesajele de e-mail.
Ghid profesional pentru e-mailuri
Revizuiți acești pași pentru a scrie un e-mail profesional de înaltă calitate și veți face întotdeauna o impresie grozavă asupra destinatarului.
Ce să includeți în mesajul dvs. de e-mail
- Linia de subiect: Subiectul ar trebui să indice în mod concis scopul dvs. de a scrie. Subiectul dvs. poate fi la fel de simplu ca „Mulțumesc” sau „Solicitare de recomandare”.
- Salut: Chiar dacă scrieți un e-mail foarte scurt, include un salut. Dacă știți numele persoanei, includeți-l. Dacă nu sunteți pe o bază de prenume cu persoana respectivă, numiți-o după titlu.
- Lungime: Păstrați e-mailul cât mai concis posibil. Oamenii tind să răsfoie e-mailurile lungi, așa că includ doar informații esențiale.
- Închidere: Închideți-vă cu un scurt „Mulțumesc”, „Cel mai bun” sau o altă trimitere simplă, apoi numele dvs. Majoritatea conturilor de e-mail vă permit să încorporați o semnătură cu numele, titlul și informațiile de contact în fiecare e-mail. Este o modalitate grozavă de a face fiecare corespondență mai profesionistă.
Ce să nu includeți în mesajul dvs. de e-mail
- Stilul fontului: Evitați fonturile ornamentate, jucăușe sau colorate; acestea pur și simplu distrage atenția destinatarului de la mesajul dvs. real. Evitați să folosiți excesiv și caracterele aldine și cursive, care fac ca un e-mail să pară aglomerat.
- Majuscule: Nu scrie nici cu toate majusculele; acest lucru apare ca fiind furios sau supraexcitat într-un e-mail.
- Emoticons: Nu includeți emoticoane într-un e-mail profesional; păstrați-le pentru corespondența personală.
Sfaturi pentru a asigura mesaje de e-mail profesionale perfecte
După ce ați scris e-mailul, parcurgeți toți acești pași înainte de a face clic pe butonul „trimite”:
- Asigurați-vă că mesajul dvs. este complet: Verificați de două ori pentru a vă asigura că linia de subiect al e-mailului dvs. este completată a inclus o semnătură, trimiteți mesajul persoanei de contact potrivite și ați completat Bcc câmp pentru a vă trimite o copie, astfel încât să aveți o înregistrare a mesajului de e-mail.
- Dovada mesajul tau de e-mail: Înainte de a apăsa pe trimitere, asigurați-vă de asemenea că verificați ortografia și verificați gramatica și scrierea cu majuscule. Ele sunt la fel de importante în corespondența prin e-mail ca și într-o scrisoare de hârtie.
- Trimiteți un mesaj de e-mail de testare: Înainte de a vă trimite efectiv e-mailul, trimiteți-vă mai întâi mesajul pentru a verifica dacă formatarea funcționează și că nimic nu pare deplasat. Dacă totul arată bine, mergeți mai departe și trimiteți e-mailul companiei sau persoanei pe care o contactați.
- Trimiteți-vă o copie a mesajului de e-mail: Folosește Bcc câmp pentru a vă trimite o copie a mesajului de e-mail, astfel încât să aveți o înregistrare a momentului în care ați trimis mesajul și cui l-ați trimis. Puteți găsi aceste informații și în folderul trimis.
- Depuneți copiile dvs.: Cu multe programe de e-mail, puteți configura foldere pentru a facilita găsirea oricăror e-mailuri importante din trecut. Configurați foldere pentru toate dvs e-mailuri de căutare de locuri de muncă și alte e-mailuri profesionale și depuneți copiile după ce vă trimiteți mesajele.
Consultați exemple de e-mailuri profesionale
Exemplu de mesaj de e-mail nr. 1: Scrisoare de demisie
Linia de subiect: Demisia – Bob Smith
Stimata doamna Jones,
Vă scriu pentru a-mi trimite demisia din funcția mea de coordonator de unitate la Spitalul Orășenesc, începând cu 10 iunie.
Sunt mai recunoscător decât pot spune pentru tot sprijinul și asistența dumneavoastră din ultimii cinci ani. Lucrul aici a fost o educație de primă clasă în ceea ce privește munca în echipă, administrarea asistenței medicale și îndeplinirea sarcinilor. Îmi va fi dor să lucrez cu voi toți și sper că veți rămâne în legătură.
Vă rog să-mi spuneți dacă vă pot fi de ajutor în timpul tranziției.
Cu sinceritate,
Bob Smith
[email protected]
555-123-4567
Exemplu de mesaj de e-mail nr. 2: Solicitare de recomandare
Subiect: Cynthia Dailey—Solicitare de trimitere
Dragă Barbara Cho,
Recent, pe LinkedIn, am văzut un anunț de angajare pentru postul de asistent de marketing la XYZ Corp. Deoarece știu că sunteți acolo de câțiva ani, m-am întrebat dacă ați fi dispus să-mi oferiți o recomandare pentru job.
Am fost deosebit de încântat să văd că jobul implică lucrul intens cu echipa ta pe campanii de marketing prin e-mail și social media. De când am lucrat ultima dată împreună la ABC LLC, am câștigat o experiență vastă cu HubSpot, Google Analytics și SurveyMonkey. Mi-ar plăcea să pun aceste abilități la lucru pentru XYZ.
Am atașat o copie a CV-ului meu și un link către portofoliul meu, astfel încât să puteți vedea experiența mea recentă. Vă rugăm să-mi spuneți dacă aveți întrebări sau dacă doriți să vedeți mai multe mostre din munca mea.
Cel mai bun,
Cynthia Dailey
[email protected]
portfoliosite.com/cdailey
555-091-7865
Recomandări cheie
Păstrați-l profesional: Corespondența de afaceri ar trebui să fie lustruită, chiar și atunci când o trimiteți prin e-mail.
Fii concis: Ajungeți la punctul dvs. și fiți cât mai clar posibil cu privire la ceea ce aveți nevoie sau aveți de oferit.
Editați, corectați, testați: Asigurați-vă că mesajul dvs. nu conține erori și greșeli de scriere. Trimiteți-vă un mesaj de testare înainte de a apăsa „trimite”.
Păstrați o înregistrare: Bcc în legătură cu corespondența importantă și arhivați fiecare mesaj în folderul de e-mail corespunzător pentru referință ulterioară.
