Majoritatea profesioniștilor își petrec o bună parte din zi trimițând e-mailuri. Ceea ce scrieți și modul în care formatați și trimiteți mesajul dvs. pot face diferența între e-mailurile dvs. citite, răspunsuri sau aruncate la gunoi. În timp ce unii oameni au nevoie de o periere eticheta de bază prin e-mail, alții fac greșeli pur și simplu pentru că sunt copleșiți de volumul mare de comunicații.
În timpul căutării unui loc de muncă, probabil că veți trimite multe e-mailuri, inclusiv scrisori de intenție, note de mulțumire și mesaje către conexiunile legate de căutarea unui loc de muncă.
Fă-ți timp pentru a evita greșelile jenante, cum ar fi ortografierea greșită a numelui cuiva și asigurați-vă că scrieți note care primesc un răspuns.
Consultați exemple de felicitări pe care să le folosiți pentru a începe e-mailurile, cum să începeți mesajele și greșelile de evitat atunci când trimiteți mesaje de e-mail profesionale.
Utilizați o linie de subiect clară
Încercați să obțineți claritate în subiectul dvs. Alegeți ceva direct care identifică scopul e-mailului dvs., cum ar fi „ora întâlnirii s-a schimbat” sau „interogare rapidă despre propunerea dvs.”.
Evitați să atârnați un morcov cu un teaser de genul „Trebuie să vă informez...” care încearcă să ademenească cititorul să deschidă e-mailul pentru a vă atinge intenția. Oamenii decid adesea dacă să deschidă un e-mail pe baza subiectului, așa că alegeți unul care să îți precizeze clar scopul.
Folosiți un salut profesional
Includeți un salut adecvat pentru circumstanțe și destinatar. Anumite felicitări funcționează într-un e-mail, dar nu sunt folosite într-o scrisoare obișnuită, în timp ce unele salutări funcționează pentru ambele.
Alegeți un salut în funcție de cât de bine cunoașteți persoana căreia îi scrieți și de tipul de mesaj pe care îl trimiteți. De exemplu, dacă îi scrii cuiva cunoscut, „Hi Jim” este potrivit. „Stimate domnule/doamnă Smith” ar fi potrivit atunci când aplicați pentru un loc de muncă sau când scrieți o scrisoare de afaceri.
Evitați să deschideți un e-mail cu „hei”, care sună foarte informal și, în general, nu este folosit la locul de muncă. De asemenea, ferește-te de „Bună, oameni buni” sau „Bună, băieți”, chiar dacă natura e-mailului tău este obișnuită.
Exemple de salutări prin e-mail
Iată câteva exemple de salutare de utilizat atunci când scrieți e-mailuri profesionale.
- Dragă Prenume Nume (Acest lucru funcționează bine dacă nu cunoașteți sexul persoanei căreia îi scrieți)
- Dragă Prenume (când trimiteți e-mail cuiva cunoscut)
- Salut Prenume (Când trimiți e-mail cuiva cunoscut)
- Stimate domnule/doamna. Nume
- Stimate domnule/doamna. Prenume Nume de familie
- Stimate Dr. Nume
- Stimate manager de resurse umane
- Stimate manager de angajare
- Pentru cei interesaţi
Utilizați semnele de punctuație potrivite după salut. Pentru e-mailuri mai formale, utilizați punct și virgulă după nume. Pentru persoanele pe care le cunoașteți sau pentru corespondență mai obișnuită, utilizați o virgulă după numele salutului.
Evitați greșelile comune
Când scrieți un e-mail, următoarele erori apar uneori când oamenii se grăbesc să trimită rapid un mesaj. Acordați-vă timp pentru a vă revizui mesajul și efectuați următorii pași înainte de a da clic pe Trimitere pentru a evita greșelile ușor de făcut.
- Adăugați ultima adresă de e-mail. Dacă nu aveți opțiunea de a anula trimiterea unui e-mail, adăugați ultima adresă dacă aveți tendința de a avea un deget cu declanșare rapidă. Introduceți numele destinatarului numai când sunteți sigur că e-mailul dvs. este gata de plecare.
- Evitați eroarea „răspunde tuturor”. Urmăriți-vă degetul de la declanșare când apăsați „Răspunde tuturor”. Luați în considerare dacă toți cei de pe listă chiar trebuie să citească ceea ce aveți de spus. De asemenea, țineți cont de e-mailurile mai vechi din lanț pe care s-ar putea să nu doriți să le vadă cineva din lista Răspuns tuturor.
- Ia ușor cu umorul. Umorul poate fi greu de deslușit într-un e-mail, deoarece tonul tău nu va străluci neapărat. Fără limbajul corpului, expresia facială sau cadența, umorul poate să cadă sau chiar să insulte neintenționat un cititor. Joacă-l în siguranță și lasă-l afară.
-
Verificați. Nu face greșeala de a crede că oamenii vor ierta greșelile de scriere din e-mailurile informale sau că greșelile vor fi tolerate dacă tastezi pe telefon. S-ar putea să fii judecat cu asprime din cauza greșelilor din e-mailul tău, mai ales dacă acestea sunt rampante. Nu vă bazați pe un verificator ortografic care poate alege adesea cuvântul greșit pentru dvs.
Verificați-vă e-mailurile la fel ca orice document important. În special, verificați și verificați întotdeauna dacă ați scris corect numele oamenilor.
- Nu utilizați emoji-uri sau emoticoane. Din ce în ce mai mult, mesajele de e-mail au început să semene cu mesajele text. Mesajele de la locul de muncă includ uneori emoji-uri „degetul mare” sau fețe zâmbitoare. Chiar dacă devin din ce în ce mai frecvente, evitați emoji-urile și emoticoanele în corespondența formală. Dacă mesajul de e-mail de întâmpinare include numele de familie al unei persoane, acesta este un semn sigur că ar trebui să omiteți emoji-urile și emoticoanele.
- Amintiți-vă că e-mailul durează pentru totdeauna. Gândește-te de două ori înainte de a trimite e-mail ceva personal sau confidențial, de a concedia pe cineva prin e-mail, de a disprețui pe cineva sau de a răspunde cu furie. Chiar și e-mailurile șterse pot fi redate din copiile de rezervă ale datelor. Aceste tipuri de interacțiuni ar putea fi mai bine făcute în persoană. O regulă de bază: nu scrie nimic într-un e-mail pe care nu ai fi dispus să îl distribui în mod public, cum ar fi într-o depunere sau pe rețelele sociale, de exemplu.
Aplicați regula celor 24 de ore. Dacă nu sunteți sigur dacă ar trebui să trimiteți mesajul, așteptați până a doua zi pentru a decide.
