Când cineva decide să deschidă un restaurant, mai ales pentru prima dată, este de obicei condus de o pasiune pentru mâncare, împreună cu o dedicare pentru ospitalitate. Cu toate acestea, deși a fi un bucătar bun și a avea o personalitate câștigătoare sunt două ingrediente cheie, acestea nu sunt singurele. Dacă o afacere mică eșuează, este adesea în primul său an și, de obicei, din cauza unor decizii și practici de afaceri proaste. Când începi un restaurant, configurarea unui sistem contabil bun este esențială pentru a oferi afacerii tale cele mai bune șanse posibile de supraviețuire.
Dezvoltarea unui sistem de contabilitate pentru restaurante este similară cu configurarea unui sistem de contabilitate pentru orice afacere mică, dar există diferențe importante de luat în considerare. Restaurantele au marje de profit reduse, așa că este esențial să țină cont de indicatorii cheie de performanță (KPI).
Cum funcționează un sistem de contabilitate pentru restaurante
Sistemul dvs. de contabilitate va urmări toate tranzacțiile financiare ale restaurantului, va pregăti rapoarte pe baza acelor financiare tranzacții, adunați informațiile adecvate pentru taxe și rezumați informațiile pentru dvs. într-un format pe care îl puteți a intelege.
Folosind aceste informații, puteți lua decizii financiare pentru restaurantul dvs. care vă vor minimiza cheltuielile, vă vor maximiza profitul și vă vor menține clienții fericiți. Fără un sistem de contabilitate în restaurant, totul ar fi un amestec și nu ai avea la dispoziție informațiile care să te ajute să iei cele mai bune decizii.
Urmați acești pași pentru a configura un sistem de contabilitate de bază pentru restaurante.
Pași pentru implementarea unui sistem de contabilitate pentru restaurante
Angajați un contabil sau un contabil
Cu excepția cazului în care sunteți contabil sau contabil și sunteți bucătar sau proprietar de restaurant, veți avea nevoie de ajutor pentru a configura un sistem de contabilitate pentru restaurant. Chiar și cele mai mici cafenele trebuie să țină evidențe financiare, astfel încât să își depună impozitele și să ia decizii bune pentru a menține afacerea pe linia de plutire.
Ar trebui să luați în considerare angajarea unui contabil intern și externalizarea serviciilor de contabilitate.
Există o diferență între contabilitate și contabilitate. Contabilitatea este procesul de înregistrare a tranzacțiilor financiare și de organizare a chitanțelor și a altor documente. Contabilitatea, în același timp, este practica de a analiza informațiile furnizate de contabil și de a elabora rapoarte pentru a face cifrele ușor de înțeles pentru o persoană care nu este orientată spre afaceri. O altă opțiune este să faci singur contabilitatea și să reții doar un contabil. Este un plus dacă poți angaja un contabil și un contabil familiarizat cu industria ospitalității.
Alegeți Software de contabilitate
Există o serie de robuste pachete software de contabilitate restaurant. Doriți să alegeți unul care este ușor de învățat și de utilizat, dar care oferă funcții puternice de raportare și analiză financiară. Trebuie să luați în considerare software-ul care generează declarații de profit și pierdere (venit) și alte situații financiare. Software-ul trebuie să aibă, de asemenea, funcții de gestionare a stocurilor și ar trebui să se integreze cu software-ul de salarizare dacă faceți salarizare în interior.
Alte caracteristici importante sunt facturarea, gestionarea conturilor de încasat și de plătit, programarea angajaților și planificarea meniurilor, pentru a numi câteva.
Complexitatea restaurantului dvs. și a ofertelor sale ar trebui să vă dicteze software-ul pe care îl achiziționați. Contabilul sau contabilul dumneavoastră vă poate sfătui cu privire la pachetul de software pe care ar trebui să-l alegeți.
Salarizarea restaurantului este complicată cu salarii diferite, sfaturi și programe de lucru diferite. Este adesea o idee bună să externalizați statul de plată către contabilul dvs sau la un serviciu de salarizare. Dacă faci salarizare în casă, trebuie să alegi software de salarizare. Același lucru este valabil și pentru planificarea și pregătirea fiscală.
Selectați metoda dvs. de contabilitate
Aveți de luat câteva decizii care merg mână în mână cu alegerea software-ului dumneavoastră de contabilitate. În primul rând, trebuie să decideți dacă folosiți evidența cu o singură intrare sau cu intrare dublă pentru a vă organiza cărțile. Deoarece industria restaurantelor implică păstrarea inventarului, evidența contabilă în partidă dublă este de obicei recomandabilă.
De asemenea, trebuie să decideți dacă utilizați contabilitatea de numerar sau de angajamente. Contabilitatea de angajamente vă oferă o imagine financiară mai precisă, deoarece înregistrează veniturile și cheltuielile imediat ce au loc tranzacțiile.
Alegeți un sistem de punct de vânzare (POS) pentru gestionarea numerarului
Un punct de vânzare (POS) este locul în care un client își plătește masa și orice alte produse sau servicii pe care le-a achiziționat într-un restaurant. Restaurantele au nevoie de caracteristici speciale Software POS, cum ar fi urmărirea vânzărilor. Unele pachete POS pot ajuta la pregătirea meniului și la cronometrarea angajaților. Restaurantele au nevoie, de asemenea, de software POS care are funcții puternice de gestionare a stocurilor atât pentru partea din față, cât și pentru back office. Software-ul poate ajuta chiar și la pregătirea statelor de plată.
Sistemul POS al unui restaurant ar trebui să aibă o tastatură la registru din cauza volumului tranzacțiilor cu cardul de credit. Clienții își pot folosi apoi cardurile de credit pentru a efectua o tranzacție fără contact.
Alcătuiește Planul de conturi al restaurantului
Planul de conturi este o listă a tuturor celor cinci categorii de conturi care compun declarația de venit și bilanțul. Aceste conturi sunt active, pasive, capitaluri proprii, venituri și cheltuieli. Banii intră și ies din aceste conturi în cursul normal al activității. Când fie cheltuiți bani, fie câștigați bani, debitați și creditați aceste conturi în mod corespunzător, conform principiilor contabile.
Fiecare dintre aceste conturi va avea subconturi care sunt specifice industriei. De exemplu, un plan de conturi pentru un restaurant va fi diferit de un plan de conturi pentru alte tipuri de afaceri. Vezi exemplul de mai jos:
Dacă investiți în software de contabilitate pentru restaurante, vă va ajuta să configurați un plan de conturi adecvat pentru restaurantul dvs.
Cum să urmăriți fluxul de fonduri al restaurantului
Există conturi specifice într-un plan de conturi care sunt deosebit de importante pentru restaurante. Urmăriți cu atenție următoarele:
Salarizare
Poate cel mai problematic cont din restaurante este salarizarea. Lucrătorii în restaurant pot fi atât lucrători cu normă întreagă, cât și cu normă parțială, cu rate diferite de salariu. Este recomandabil fie să externalizați serviciile de salarizare, fie, cel puțin, să utilizați un software de salarizare specific pentru această sarcină.
Inventar
Într-un restaurant, inventarul dvs. va consta din două clase mari: alimente și rechizite. Urmăriți-vă inventarul astfel încât să nu aveți prea mult, care va ajunge ca deșeuri, sau prea puțin, ceea ce vă va afecta vânzările. Doriți să vă mențineți inventarul zilnic mediu cât mai scăzut posibil, fără a provoca lipsuri. Software-ul dvs. POS este de neprețuit pentru a vă ajuta să vă urmăriți inventarul.
Creanţe
Conturile de plată sunt ceea ce datorați furnizorilor dvs. și sunt listate în bilanțul dvs. Când primiți o factură, introduceți-o în software-ul dvs. de contabilitate. În acest fel, nu veți întârzia să vă plătiți facturile. O relație bună cu furnizorii și furnizorii dvs. vă va ajuta afacerea să funcționeze fără probleme.
Fluxul de numerar
Urmăriți cât de mult numerar intră și iese din afacerea dvs. Este util să vă cunoașteți fluxul de numerar zilnic, săptămânal, lunar și trimestrial. Elaborarea atât a unui buget de numerar, cât și a unui raport al fluxurilor de numerar vă va ajuta să vă urmăriți fluxul de numerar.
Vânzări
Este important ca proprietarul unui restaurant să știe cât de mult din vânzările tale provin din alimente și cât din băuturi. Puteți împărți acest lucru în mese de mâncare, mese la pachet și chiar în diferite elemente de meniu folosind software-ul dvs. de contabilitate.
Costul bunurilor vândute
Costul mărfurilor vândute (COGS) într-un restaurant constă în toate alimentele și rechizitele folosite pentru a face articolele din meniul dvs. Ar trebui să distingeți COGS de celelalte costuri ale conducerii unei afaceri, cum ar fi chiria și utilitățile sau costurile de ocupare. Planul de conturi pentru un restaurant listează toate costurile de ocupare ca cheltuieli, în timp ce alimentele și proviziile sunt listate în COGS.
Ce rapoarte sunt importante pentru contabilitatea restaurantului
Există rapoarte care sunt specifice contabilității restaurantelor și alte rapoarte pe care toate întreprinderile mici ar trebui să le păstreze atât pentru impozite, cât și pentru scopul responsabilizării. Rapoartele specifice restaurantului vă delimitează KPI-urile. Aceste rapoarte pot fi generate de obicei de software-ul de contabilitate al restaurantului și software-ul POS::
- Raport zilnic de vânzări: Acest raport vă permite să comparați vânzările dvs. de la săptămână la săptămână sau de la o lună la lună pentru a vedea cum merge restaurantul înainte de a deduce cheltuielile.
- Costurile cu mâncarea: Trebuie să vedeți cât costă mâncarea în comparație cu veniturile totale aduse de vânzarea produselor alimentare. Sistemul dvs. POS oferă aceste cifre.
- Costurile de ocupare: Aceste costuri, cum ar fi chiria și utilitățile, sunt cheltuielile dvs. generale și nu se schimbă prea mult.
- Costuri prime: Acest raport compară costurile cu forța de muncă plus COGS cu veniturile dvs. De obicei, costurile cu forța de muncă, care includ salariile împreună cu beneficiile angajaților, reprezintă aproximativ 30% din venituri. Costul principal într-un restaurant reprezintă majoritatea cheltuielilor dumneavoastră. Urmăriți îndeaproape costul prime, deoarece este locul unde puteți economisi cei mai mulți bani.
- Costuri de operare: Aceste cheltuieli sunt tot ceea ce nu este acoperit de costul principal și cheltuielile de ocupare, cum ar fi, de exemplu, cheltuielile de marketing și publicitate.
Acestea sunt rapoartele pe care orice afacere mică ar trebui să le păstreze:
- Adeverinta de venit: Declarația de venit este declarația dvs. de profit și pierdere. Vă va afișa cheltuielile pe o perioadă de timp, cum ar fi o lună sau un trimestru. Declarația de venit prezintă veniturile dvs. în comparație cu cheltuielile dvs.
- Bilanț: Bilanțul arată ce deține firma (active) și ce datorează (pasive), precum și capitalurile proprii ale proprietarului. Dacă datorați mai mult decât dețineți, ar trebui să luați măsuri pentru a vă crește veniturile și a reduce datoria.
- Extrasul de cont: Situația fluxurilor de numerar arată intrările și ieșirile de numerar în cadrul firmei dvs. Este un instrument neprețuit pentru a urmări nevoile dvs. de numerar.
