Managerii de proiect folosesc diagramele Gantt ca un instrument extrem de util pentru urmărirea și coordonarea tuturor pașilor mici care merg într-un proiect mare. Diagramele Gantt pot deveni rapid copleșitoare și dezordonate. Ele se pot dovedi deosebit de confuze pentru persoanele care nu știu să le citească. Încercați să utilizați o diagramă Gantt pentru a explica progresul dvs. unui client sau unui coleg dintr-un alt departament și este posibil să aveți o provocare destul de mare pe mâini.
Aceasta nu este singura provocare prezentă în diagramele Gantt. Datele dintr-o diagramă Gantt de obicei necesită un software special pentru vizualizare, editare și imprimare, ceea ce este aproape întotdeauna o provocare. În plus, uneori doriți să vă concentrați doar pe o mică parte a unui proiect, fără a fi copleșit de toate informațiile suplimentare pentru întregul proiect.
Deși diagramele Gantt sunt o soluție excelentă pentru managementul proiectelor, ele nu sunt singurele. Când trebuie să priviți un eșantion mai mic al informațiilor sau trebuie să prezentați o versiune simplificată—sau o parte a informațiilor — într-o situație în care o diagramă Gantt nu ar fi practică, se poate potrivi o metodă alternativă factura.
Liste de sarcini
Toată lumea din comunitatea de afaceri ar trebui să fie familiarizată și confortabilă cu o listă de lucruri de făcut. De fapt, a fi organizat este unul dintre abilități de top pentru un manager de proiect.
O listă de sarcini duce lista de sarcini la următorul nivel. Cu o listă de activități, puteți adăuga coloane suplimentare pentru a arăta cine va finaliza fiecare sarcină, starea sarcinii, datele de început și de sfârșit și probabilitatea ca sarcina să fie finalizată la timp. Puteți chiar să adăugați casete de selectare pentru ca membrii echipei dvs. să le verifice pe măsură ce elementele sunt finalizate.
Foi de calcul
O diagramă simplificată pe o foaie de calcul este o altă alternativă. Puteți în continuare să enumerați sarcinile în partea stângă și puteți în continuare să umbriți barele pentru a afișa nivelul dvs. de progres și datele estimate de început și de sfârșit pentru sarcini.
Cu toate acestea, crearea foilor de calcul poate consuma mult timp și actualizarea, așa că nu veți dori să le utilizați ca soluție totală de management de proiect. Pentru un raport simplu unic pentru un client sau manager, totuși, o foaie de calcul simplificată poate prezenta vizual proiectul într-un mod care este
ușor de explicat și de înțeles. Este, de asemenea, o opțiune bună pentru urmărirea progresului proiectului.
Diagrame de flux
Diagramele de flux, sau diagramele de rețea, arată sarcinile proiectului în ordinea în care trebuie să fie finalizate. Diagramele de flux pot fi atât de simple sau complexe pe cât doriți. De exemplu, este posibil să doriți sau nu să enumerați informații precum data de început și de sfârșit a fiecărui pas, numărul de identificare a sarcinii sau
locația. Rețineți că adăugarea de prea multe informații poate face aceste diagrame dificil de citit.
În timp ce mulți oameni consideră diagramele de flux mai ușor de citit și de înțeles decât diagramele Gantt, realizarea lor poate fi o bătaie de cap. În plus, acestea sunt adesea nepotrivite pentru probleme mari și complexe. Diagramele de flux sunt cele mai bune pentru a prezenta proiecte simple cu sarcini care progresează în mod natural de la unul la
următorul, dar nu trebuie folosit ca instrument pe termen lung sau pentru proiecte prea complexe.
Panouri Kanban
Proiectul dumneavoastră are un număr mare de pași care nu trebuie neapărat să fie făcute în ordine secvențială? Aveți mai multe persoane care lucrează la același proiect sau sarcinile sunt actualizate frecvent? Daca da, Kanban poate oferi soluția ideală pentru dvs.
Cu o tablă Kanban, fiecare sarcină de proiect este scrisă pe o notă lipicioasă și plasată în coloana corespunzătoare, cum ar fi „de făcut”, „în curs” sau "Terminat." Pe măsură ce fiecare sarcină este finalizată, nota lipicioasă corespunzătoare este mutată peste bord până când toate notele sunt în coloana „Terminat”.
Acest sistem organizatoric este foarte ușor de înțeles și de modificat rapid, dar nu este foarte portabil și va trebui să aveți grijă ca niciuna dintre note să nu cadă și să nu se piardă.
Rapoarte de stare
Diagramele Gantt sunt instrumente excelente pentru a vă urmări proiectele, nu neapărat pentru a le comunica. Dacă tot ce trebuie să faceți este să comunicați progresul dvs. cu un client, cu sponsorul proiectului sau cu alți membri ai echipei, a raport de stare poate fi cea mai bună opțiune a ta. În plus, multe programe software de management de proiect vor crea rapoarte de stare simplificate și ușor de înțeles cu doar câteva clicuri de mouse, economisind timp și energie prețios.
Diagramele Gantt sunt extrem de practice pentru urmărirea tuturor sarcinilor care intră într-un proiect mare, dar nu sunt întotdeauna cel mai bun pentru a comunica aceste informații cu alții, în special cu cei care nu sunt obișnuiți să citească lor.
Ai mai multe alte alternative. Încercați una dintre aceste cinci alternative de diagramă Gantt. S-ar putea să fii plăcut surprins de cât de mult timp poți economisi.
