Una dintre cele mai importante sarcini ale tale ca angajator este să ții evidența salariilor și beneficiilor angajaților, precum și a impozitelor pe salarii plătite de compania ta și de angajații tăi. Aceste înregistrări sunt solicitate de agențiile federale și de stat. Documentele privind salariile și impozitele pe salarii sunt necesare dintr-o varietate de motive.
De ce angajatorii trebuie să țină evidența salariilor
Atât agențiile federale, cât și cele de stat cer angajatorilor să țină evidența salariilor angajaților și a impozitelor pe salarii.
Trebuie să păstrați înregistrări în mai multe scopuri:
- Înregistrările exacte sunt necesare pentru completarea situațiilor financiare ale afacerii dvs., declaratiilor fiscale, și rapoarte către angajați și agenții guvernamentale.
- Agențiile federale, de stat și locale vă pot audita afacerea și vă pot inspecta înregistrările angajaților în orice moment, fără notificare.
- Dacă un angajat are o plângere sau depune un proces împotriva companiei dvs., cu cât evidențele dvs. sunt mai complete, cu atât vă puteți sprijini mai bine apărarea.
Un alt motiv pentru a păstra evidența salariilor asupra angajaților este acela de a le permite să-și vadă fișierele. Trebuie să le oferiți acces la aceste documente, conform cerințelor legi în 22 de state.
Ce registre de salarizare trebuie să păstreze angajatorii?
Agențiile federale au cerințe diferite pentru ce registre de salarizare să păstreze și pentru cât timp. Vezi mai jos:
| Agenția Federală | Tipul documentelor | Cât timp trebuie păstrat |
| Dept. a Muncii | Înregistrările de plată pentru a susține salariul minim, orele suplimentare, altele | 3 ani pentru majoritatea, 2 ani pentru calculele salariale și orare |
| IRS | Formularele de salarizare și toate informațiile despre salarii și beneficii | 4 ani pentru taxele de muncă |
| Planuri de pensie | Informații despre participant la plan și beneficiar | În timp ce planul este în vigoare și plătesc beneficii |
| EEOC | Toate dosarele personale și de angajare | 1 an, pentru angajații actuali, sau 1 an după încetare |
| ADEA | Înregistrările salariale și înregistrările privind participanții la planul de beneficii | 3 ani; în timp ce planul de beneficii este în vigoare și la un an după încheierea acestuia |
Cerințe de păstrare a evidențelor Legea privind standardele echitabile de muncă
Departamentul Muncii impune întreprinderilor să păstreze evidența salariilor și alte documente ale angajaților pentru a arăta că respectă Legea privind standardele echitabile de muncă prevederi privind salariul minim, orele suplimentare, salariul egal și munca copiilor.
Înregistrările pot fi păstrate sub orice formă, inclusiv electronic. Pentru toți angajații care nu sunt scutiți și cei acoperiți de cerințele privind salariul minim, trebuie să păstrați:
- Informații personale
- Ratele de plată, inclusiv plata orelor suplimentare
- Toate informațiile utilizate pentru a calcula salariul brut și salariul net, inclusiv reținerile și deducerile.
Trebuie să păstrați majoritatea înregistrărilor timp de cel puțin trei ani, dar trebuie să păstrați doar câteva calcule și programe timp de doi ani.
Înregistrările necesare pentru angajații scutiți diferă de cele pentru lucrătorii neexonați, iar pentru angajații casnici sunt necesare informații speciale, pt. angajații care lucrează în condiții de remunerare neobișnuite, pentru angajații cărora li se oferă cazare sau alte facilități și pentru angajații care primesc reparații educaţie. Dacă vreunul dintre lucrătorii dvs. se încadrează în aceste categorii, consultați-vă cu un avocat.
Cerințe privind înregistrările IRS
Internal Revenue Service (IRS) vă solicită să păstrați toate registrele de salarizare pentru toți angajații actuali timp de cel puțin patru ani, în scopuri de impozitare a forței de muncă. Pentru toți angajații, păstrați toate formularele referitoare la plata angajaților și taxele pe salariu, inclusiv formularul W-4 actual al angajatului în scopuri de reținere la sursă.
Înregistrările dvs. ar trebui să includă:
- Codul fiscal al angajatorului (EIN)
- Sumele și datele tuturor plăților de salariu, anuitate și pensie
- Sumele de bacșișuri raportate de către angajați și evidențele tuturor bacșișurilor alocate
- Valoarea justă de piață a salariilor în natură plătite
- Numele, adresele, SSN-urile și ocupațiile angajaților și destinatarilor
- Datele de angajare pentru fiecare angajat
- Perioadele în care angajații și beneficiarii au fost plătiți în absența din cauza unei boli sau a unui accident și suma și săptămânal rata plăților efectuate de dvs. sau de terți plătitori (pentru compensarea lucrătorilor sau asigurarea de invaliditate, pentru exemplu)
- Înregistrări ale beneficiilor angajaților și rambursărilor de cheltuieli acordate angajaților, inclusiv justificarea (dovada)
- Documentația oricăror credite solicitate de compania dvs. (pentru credite fiscale pentru concediu de familie sau credite fiscale pentru oportunitate de muncă)
- Documentarea sumei oricărei cote de angajat sau angajat din impozitul de asigurări sociale că ai amânat și ai plătit
Cerințe privind înregistrarea planului de pensionare
Dacă compania dumneavoastră are un plan de pensie, trebuie să vă păstrați registrele și registrele disponibile pentru a fi examinate de către IRS și pentru a răspunde la întrebările participanților. Păstrați aceste înregistrări până când toate beneficiile au fost plătite și a trecut suficient timp pentru ca planul să nu fie auditat. Deoarece planurile de pensionare pot plăti beneficii timp de zeci de ani, va trebui să păstrați toate evidențele pe termen nelimitat.
Pe lângă toate documentele planului, pentru fiecare participant și beneficiar păstrați:
- Soldurile conturilor
- Contribuții și câștiguri
- Documente și informații de împrumut
- Date de compensare
- Declarațiile și înregistrările participanților
Cerințe pentru evidența EEOC și ADEA
Comisia pentru șanse egale de angajare (EEOC) cere angajatorilor să păstreze toate evidențele personale și de angajare timp de un an. Dacă un angajat este concediat sau concediat, evidențele acestuia trebuie păstrate timp de un an de la data încetării.
Legea privind discriminarea în funcție de vârstă în muncă (ADEA) cere angajatorilor să păstreze registrele de salarizare timp de trei ani. Dacă compania dumneavoastră are un plan de beneficii, trebuie să păstrați înregistrări ale participanților la plan și dosare privind vechimea în scris sau sistemele de merit în timp ce planul este în vigoare și la cel puțin un an după încheierea acestuia.
Alte formulare de salarizare pe care ar trebui să le păstrați
Pe lângă evidențele privind salariile, ar trebui să păstrați alte câteva documente la dosar pentru fiecare angajat.
- O copie a oricărui formular pe care un angajat a autorizat deduceri de plată, inclusiv beneficii și deduceri speciale, cum ar fi contribuțiile United Way sau la planul de pensionare. Trebuie să aveți un consimțământ scris în dosar pentru orice deducere din salariul unui angajat, cu excepția impozitelor și taxelor FICA. garnituri.
- O copie a formularului de cerere original al angajatului și a oricăror documente justificative, cum ar fi un CV sau foile matricole.
Dacă sunteți confuz cu privire la ce înregistrări să păstrați și pentru cât timp, cel mai bine este să păstrați fiecare evidență de plată și personal pentru toți angajații și angajații concediați cât mai mult timp posibil. Unele înregistrări, cum ar fi documentele planului de pensionare, trebuie păstrate pe termen nelimitat.
