Toate statele cer corporațiilor să preia și să distribuie procesele-verbale ale ședințelor, iar toate statele cer ca consiliile de administrație să păstreze procesele-verbale ale ședințelor. Dar nu există reguli specifice despre ce să includă în procesele-verbale ale ședințelor consiliului de administrație și cum să se întocmească aceste procese-verbale. Iată câteva sfaturi pentru a face viața mai dificilă a consiliului dvs. corporativ, inclusiv sfaturi despre întâlnirile virtuale.
De ce să păstrați procesele-verbale ale ședințelor consiliului corporativ
Există, de fapt, mai multe motive pentru a lua și a înregistra procesele-verbale ale întâlnirilor tale corporative.
În scopuri legale. Primul și cel mai important motiv pentru a întocmi procesele-verbale ale ședințelor este să aveți o evidență a ceea ce ați hotărât, în cazul în care procesele-verbale sunt solicitate de o instanță în timpul unui litigiu.
În scopuri de răspundere. Membrii consiliului se află într-o poziție de încredere. Protecția membrilor consiliului de conducere împotriva răspunderii este numită un văl corporativ, deoarece menține o barieră legală între consiliu și afacere. Membrii consiliului iau decizii cu privire la banii investiți de acționarii corporativi și trebuie să fie capabili să demonstreze că au acționat cu înțelepciune, în interesul corporației și fără conflicte de interes. Procesele-verbale îi ajută pe membrii consiliului să evite răspunderea personală pentru acțiunile lor.
Ce face – și ce nu – face un consiliu
Un consiliu corporativ ia decizii cu privire la politica generală pentru afacere sau organizație. Deciziile de zi cu zi sunt luate de directorii corporației pe baza acelei politici. Uneori, consiliile exagerează și încearcă să ia decizii care sunt cel mai bine lăsate în sarcina conducerii.
Adoptă o ordine de zi înainte de întâlnire
Pe ordinea de zi a ședinței sunt enumerate subiectele care vor fi discutate și aprobate în timpul ședinței. Având o agendă specifică, nu numai că face ședința să se desfășoare mai bine, dar permite consiliului (și oricui citește procesul-verbal mai târziu) să cunoască importanța relativă a fiecărui punct de pe ordinea de zi. Președintele prezintă, de obicei, o propunere de ordine de zi la începutul ședinței, iar consiliul de administrație o adoptă, după efectuarea modificărilor.
Ordinea de zi a consiliului dumneavoastră ar trebui să includă detalii despre fiecare dintre aceste domenii care urmează să fie discutate, votate de membrii consiliului:
- Ordinea de zi pentru aprobare (consiliul poate aproba o adăugare)
- Procesul-verbal al ultimei ședințe spre aprobare
- Rapoarte de la directori și comitete
- Afaceri vechi (reportate de la o întâlnire anterioară)
- Afacere noua
- Comentarii si anunturi
- Amânare (cu timp)
- Data următoarei întâlniri a fost stabilită.
Pentru ca întâlnirea să meargă mai repede și pentru a vă asigura că aveți timp să discutați totul, nu permiteți discuții despre nimic care nu este inclus în ordinea de zi. Adăugați subiectul pe ordinea de zi a următoarei întâlniri.
Părți importante ale procesului-verbal al ședinței Consiliului
Modelul pentru procesele-verbale ședințelor consiliului de administrație ar trebui să includă:
Ce tip de ședință a consiliului de administrație – regulată, specială sau anuală (toate statele impun corporațiilor să aibă o reuniune anuală). Dacă prezentările sunt susținute de comitete sau alte persoane, includeți numele și titlurile prezentatorilor.
Cine a fost prezent, notând directorii, invitații și membrii personalului și care membri ai consiliului nu au fost prezenți. Trebuie notate numele oricui care vine târziu sau pleacă devreme.
Dacă este prezent un cvorum. Un cvorum este, de obicei, cerut de statutul corporativ pentru orice vot care urmează să fie luat. Cerința de cvorum este de obicei mai mare de jumătate din membri. (Pentru un consiliu format din nouă membri, de exemplu, cinci membri trebuie să fie prezenți pentru un cvorum).
Șabloane pentru procesele-verbale ședințelor Consiliului
Microsoft are o varietate de șabloane de minute de bord pentru diferite tipuri de afaceri și organizații.
BoardEffect, care deservește organizațiile non-profit și instituțiile de învățământ, are un șablon de proces-verbal de întâlnire poți să folosești.
Ce să înregistrezi și ce să NU înregistrezi
Probabil cea mai mare greșeală pe care o fac consiliile este să solicite informații detaliate despre discuții (uneori argumente) și procese. Întâlnirile ar trebui să reflecte ceea ce s-a făcut și s-a decis la întâlnire, nu cine a spus ce în discuție.
Să presupunem că consiliul dumneavoastră votează o moțiune de vânzare a unei noi linii de produse. Procesul-verbal al ședinței ar trebui să spună: „Propunere de adăugare a unei noi linii de condimente. Moțiune a fost secundată și aprobată, cu așa și așa disidente.” Dacă grupul a avut o discuție, nu trebuie să spui nimic despre asta.
Procesele-verbale sunt o înregistrare oficială, ceea ce înseamnă că pot fi supuse unei citații în cadrul unui proces. Includeți doar ceea ce este necesar.
Utilizarea unei agende de consimțământ pentru a menține reuniunile scurte
Nimănui nu-i plac întâlnirile lungi, dar există câteva modalități de a scurta întâlnirea și procesele-verbale. Poate doriți să economisiți timpul de întâlnire a consiliului prin crearea unui agenda de consimțământ. Practic, această agendă este o listă de probleme care pot fi rezolvate rapid fără discuții. Lista poate include procesele-verbale de la întâlnirea anterioară, situații financiare și rapoarte ale comitetelor sau ale CEO-ului.
Opțiuni pentru reuniunile virtuale ale consiliului corporativ
Puteți avea ședințe virtuale ale consiliului de administrație într-unul din mai multe tipuri diferite:
- Pe telefon sau cu difuzor, cu sau fără suport de internet
- O combinație de membri online și în persoană
- O întâlnire „cu funcții complete”, cu internet, telefon, audio, video, text și capabilități de vot
Câteva considerații și întrebări la care trebuie să răspundeți:
- Cum pot vota membrii? Veți permite votul anonim prin telefon sau text? Cum va funcționa? Va fi suficient autentificarea?
- Cum vor vedea membrii agenda și documentele importante? Dar modificările aduse unui document înainte de vot? Moțiunile vor trebui depuse în scris?
- Va fi cineva disponibil pentru a ajuta membrii cu probleme tehnice și depanare?
- Cum veți decide cine are cuvântul pentru discuție?
Este posibil să doriți să includeți deciziile dvs. privind desfășurarea ședințelor virtuale ale consiliului de administrație în statutul dumneavoastră corporativ. Roberts Rules of Order are unele exemple de reguli pentru întâlnirile electronice care v-ar putea ajuta să luați decizii și să le documentați în statutul dumneavoastră.
Păstrați evidența proceselor verbale de ședință
După toate problemele la care te duci pentru a păstra minute bune pentru corporația ta, nu uita să păstrezi minutele tale întâlnirilor corporative undeva sigur și accesibil. Configurați un proces pentru păstrarea minutelor într-o carte de evidențe corporative sau „în cloud”, într-un fișier protejat prin parolă.
Adăugați un avocat în Consiliul dvs. de administrație
Indiferent dacă corporația dvs. este privată sau publică sau non-profit, ar trebui să aveți un avocat care să vă sfătuiască cum să luați procesele-verbale ale corporației și să fii prezent la ședințele importante ale consiliului de administrație pentru a te asigura că tu și consiliul tău sunteți protejați.
