În timp ce o listă simplă de activități poate fi suficientă pentru a completa mici proiecte prin casă când vine vorba de management de proiect, este de obicei necesar un plan de acțiune mai detaliat. Una dintre cele mai populare și practice moduri de a gestiona sincronizarea tuturor sarcinilor a proiect este de a folosi o diagramă Gantt.
Ce este o diagramă Gantt?
O diagramă Gantt este o diagramă care arată toate sub-sarcinile diferite ale unui proiect și modul în care acestea se leagă între ele în timp.
O diagramă Gantt arată toate sarcinile care trebuie efectuate, cât timp se așteaptă să facă fiecare sarcină durate, intervalele de timp în care sarcinile individuale trebuie îndeplinite și relația dintre diversele sarcini. În acest fel, totul devine realizat la program, și nu pierzi niciodată timpul așteptând finalizarea unei sarcini care ar fi trebuit deja făcută.
Care sunt părțile unei diagrame Gantt?
Diagramele Gantt sunt alcătuite din nouă componente.
-
Datele. Una dintre componentele principale ale diagramei Gantt, datele permit managerilor de proiect să vadă nu numai când va începe și se va termina întregul proiect, ci și când va avea loc fiecare sarcină. Acestea sunt afișate în partea de sus a diagramei.
- Sarcini. Proiectele mari constau întotdeauna într-un număr mare de sarcini secundare. O diagramă Gantt îi ajută pe managerii de proiect să țină evidența tuturor sarcinilor secundare dintr-un proiect, astfel încât nimic să nu fie uitat sau întârziat. Sarcinile sunt enumerate în partea stângă.
- Baruri. Odată ce sub-sarcinile au fost listate, barele sunt folosite pentru a arăta intervalul de timp în care fiecare sarcină trebuie finalizată. Acest lucru vă ajută să vă asigurați că fiecare subsarcină este efectuată la timp, astfel încât întregul proiect va fi finalizat la timp.
- Repere. Etapele sunt acele sarcini care sunt esențiale pentru finalizarea și succesul unui proiect. Spre deosebire de detaliile minore, care trebuie de asemenea făcute, finalizarea unei etape oferă un sentiment de satisfacție și mișcare înainte. Pe o diagramă Gantt, reperele sunt afișate ca romburi (sau, uneori, o formă diferită) la sfârșitul unei anumite bare de activități.
- Săgeți. În timp ce unele dintre sarcinile dvs. pot fi efectuate în orice moment, altele trebuie finalizate înainte sau după ce o altă sarcină secundară poate începe sau se poate termina. Aceste dependențe sunt indicate prin săgeți mici între barele de activități dintr-o diagramă Gantt.
- Bare de activități. În timp ce multe sub-sarcini pot fi finalizate destul de repede, vor exista o mulțime de momente în care veți dori să vedeți dintr-o privire exact cum decurge proiectul dvs. Progresul este afișat prin umbrirea barelor de activități pentru a reprezenta porțiunea fiecărei sarcini care a fost deja finalizată.
- Marcator de linie verticală. O altă modalitate de a monitoriza progresul proiectului, un marcator de linie verticală indică data curentă pe diagramă. Vă ajută să vă gestionați timpul în mod eficient, deoarece puteți vedea dintr-o privire cât de mult aveți de făcut și dacă sunteți pe cale să finalizați proiectul la timp.
- ID-ul sarcinii. În lumea afacerilor în ritm rapid de astăzi, probabil că aveți mai multe sarcini în desfășurare în același timp. Includerea ID-ului sarcinii pe diagrama Gantt îi ajută pe toți cei implicați să identifice rapid sarcina despre care vorbiți.
- Resurse. Deși nu toate diagramele Gantt listează numele persoanelor care vor lucra la el, dacă proiectul tău va fi completat de un număr de persoane, enumerarea numelor și sarcinile care le sunt atribuite poate fi incredibil de util. Identificarea și alocarea resurselor fiecărei sarcini vă ajută să gestionați eficient oamenii, instrumentele și abilitățile pentru a finaliza fiecare proiect la timp.
Instrumente de management de proiect și diagrame Gantt
Când au fost dezvoltate inițial diagramele Gantt, acestea au fost scrise de mână, făcând ca schimbarea sau actualizarea diagramei să fie laborioasă. Din fericire, cu software-ul actual de management de proiect, managerii de proiect pot adăuga, scădea și modifica cu ușurință sarcini fără a fi nevoie să ajusteze manual întregul diagramă.
Există multe instrumente și software populare de management de proiect care folosesc diagrame Gantt sau structuri de sarcini. Acestea pot fi folosite pentru nevoile dvs. de afaceri, personale și de dezvoltare a carierei.
Când gestionați un proiect, trebuie să vă asigurați că toate sarcinile individuale sunt îndeplinite în timp util și eficient. O diagramă Gantt vă va ajuta să faceți exact asta.
