Posturile de asistent de birou pot fi găsite în toate industriile și au un set mare de abilități. Asistenții de birou sunt uneori cunoscuți ca secretari sau asistenți administrativi, dar ceea ce fac ei este să asiste la funcționarea unui birou.
Indiferent dacă biroul aparține unei firme de avocatură, unui cabinet medical, unei instituții de învățământ sau unei corporații, nevoile sunt similare: cineva trebuie să înregistreze înregistrările, să mențină programele și să aibă grijă de comunicarea de rutină în numele persoanelor care folosesc birou.
Unii asistenți de birou lucrează de la distanță. Asistenți virtuali de obicei lucrează de acasă, îndeplinind sarcini pe care le-ar face în mod normal un asistent administrativ sau o secretară.
Responsabilitățile postului de asistent de birou
În timp ce posturile de asistent de birou sunt în general similare între ele, locul de muncă este încă variabil - doar variază de la o zi la alta, mai degrabă decât de la birou la birou. Astăzi s-ar putea să acționați ca un
Asistenții de birou sunt printre marii eroi necunoscuți ai lumii afacerilor, pentru că atunci când îți faci treaba corect, nimeni nu observă — biroul pare să se conducă singur. Dar unii oameni se bucură de munca rapidă, dar flexibilă, de sentimentul de a fi în centrul tuturor. O secretară bună își poate găsi de lucru aproape oriunde, în orice fel de organizație.
Abilități de top Office Assistant
Iată câteva dintre abilitățile de top pe care angajatorii le caută atunci când angajează personal de birou.
Abilități de comunicare verbală
Comunicarea este o abilitate soft esențială pentru un asistent de birou. Va trebui să interacționați cu supervizorul dvs., cu colegii angajaților din birou, cu profesioniștii pe care îi asistați și, eventual, cu clienții sau cu oamenii din alte birouri ale aceleiași organizații. Cu toții lucrați ca o echipă și sunteți principalul său centru de comunicare.
Va trebui să fii vesel, de ajutor, bine informat, articulat și un bun ascultător în fiecare zi.
- Răspunde la Telefoane
- Relații cu clienții
- Comunicare
- Redirecționarea apelurilor telefonice
- Preluare mesaj
- Dirijarea apelurilor telefonice
- Centrală electrică
- Telefon
- Comunicare verbala
Abilități de comunicare scrisă
Majoritatea asistenților de birou scriu mult. S-ar putea să scrie note, să completeze formulare sau să scrie scrisori sau e-mailuri. Unii creează conținut pentru site-ul web al companiei sau editează text pentru alții. Comunicarea scrisă clară și profesională este o necesitate.
- Corespondenţă
- Poștă
- Trimiteri
- Tastare
- Procesarea cuvântului
- Comunicare scrisă
Prietenie
Un asistent de birou ar putea fi prima persoană pe care o vede un client la intrarea în birou. Dacă ocupantul principal al biroului se întâmplă să fie plecat în acest moment, asistentul de birou ar putea fi singura persoană cu care vizitatorul interacționează. Trebuie să fii pregătit să întâmpini fiecare vizitator cu un zâmbet și o vorbă bună și să-l ajuți cu orice are nevoie, în măsura în care poți. Deci, bunele abilități interpersonale sunt o necesitate.
- Serviciu clienți
- Dirijarea vizitatorilor
- Flexibil
- Prietenos
- Salutați oaspeții
- Interpersonale
- Atitudine pozitiva
- Fiabilitate
- Bine ați venit vizitatori
Abilități tehnologice
Pe vremuri, secretarele scriau mult. Vremurile s-au schimbat, la fel și tehnologia, dar asistenții de birou încă se pot aștepta să petreacă mult timp în fața unei tastaturi. În loc de o mașină de scris, va trebui să vă cunoașteți o varietate de aplicații software. Nici să știi cum să faci asistență tehnică ușoară și cum să repari o imprimantă recalcitrantă nu strica.
- Calculator
- documente Google
- Google Drive
- Formulare Google
- Foi de calcul Google
- Prezentări Google
- Gmail
- Internet
- Microsoft Excel
- Microsoft Office
- Microsoft Word
- Microsoft Outlook
- Microsoft Powerpint
- QuickBooks
- Slack
- Tehnologie
- Videoconferinta
- Zoom
Organizare
Asistenții de birou trebuie să fie extrem de organizați pentru a-și jongla eficient cu numeroasele sarcini. Va trebui să contribuiți la organizarea altor persoane, de la menținerea calendarelor până la menținerea ordonată a biroului.
- Suport administrativ
- Numiri
- Facturare
- Calendare
- Clerical
- De introducere a datelor
- Livrarea corespondenței
- Depozitare electronică
- Rapoarte de cheltuieli
- Depunerea
- Operațiuni de recepție
- Manipularea banilor
- Sarcini de birou
- Echipamente de birou
- Inventar de rechizite de birou
- Papetărie
- Suport de birou
- Organizare
- Hârtii
- Transport
Abilități de rezolvare a problemelor
Rezolvarea problemelor sau abilitățile de gândire critică sunt importante pentru orice asistent de birou, deoarece vei fi adesea persoana la care alții vin cu întrebări sau probleme.
- Coordoneaza activitatile biroului
- Întâlniri
- Abilități de rezolvare a problemelor
- Răspundeți la întrebări
- Programare
- Screening și direcționarea apelurilor
- Foi de calcul
- lucru in echipa
- De gestionare a timpului
- Aranjamente de călătorie
Exemple de CV și scrisori de intenție
Examinați exemple de CV și scrisori de intenție și obțineți șabloane de descărcat, pentru o varietate de posturi de birou:
- CV asistent administrativ
- Scrisoare de intentie asistent administrativ
- CV asistent personal
- CV Recepționer
- Scrisoare de intentie pentru recepționer
- Exemple de CV de afaceri
Cum să-ți arăți abilitățile
- Numele acestor abilități funcționează ca cuvinte cheie, așa că folosiți cât mai multe atunci când vă scrieți CV-ul.
- Puteți folosi aceleași cuvinte cheie în scrisoarea de intenție. Concentrați-vă în mod special asupra celor care îi pasă cel mai mult potențialului dvs. angajator.
- Asigurați-vă că aveți cel puțin un exemplu de moment în care ați demonstrat abilități din fiecare categorie, gata de împărtășit cu intervievatorii.
