Adesea confundat cu o secretară sau Asistent Administrativ, managerii de birou din multe companii operează la un nivel înalt cu unul dintre cele mai provocatoare locuri de muncă din companie. De obicei, managerii de birou conduc și lucrează îndeaproape cu alți șefi de departament pentru a construi un mediu de lucru sănătos.
Cei care doresc să angajeze un manager de birou vor fi selectivi. Dacă îți dorești acest tip de muncă, îți poți îmbunătăți șansele de a fi angajat știind care dintre abilitățile și experiențele tale să evidențiezi în timpul procesului de aplicare și interviu.
De ce abilități aveți nevoie pentru a fi un manager de birou?
Managerii de birouri își asumă responsabilitatea pentru a se asigura că întregul birou sau complexul de birouri funcționează fără probleme. Aceasta ar putea include sarcini precum gestionarea și supravegherea unuia sau mai multor asistenți administrativi.
Managerii de birou, de obicei, nu au nevoie de educație specializată, dar au nevoie de multă experiență relevantă și seturi de abilități bine dezvoltate atât în rolurile administrative, cât și în cele de management.
Nu toate posturile de manager de birou necesită exact același set de abilități. Depinde mult de câți asistenți de birou trebuie să supraveghezi, de câte persoane folosesc biroul pe care îl vei gestiona și de ce tipuri de software și alte sisteme folosește angajatorul tău.
Tipuri de abilități Office Manager
Administrativ
În calitate de manager de birou, veți fi responsabil pentru îndeplinirea mai multor sarcini administrative. Acestea includ angajarea și concedierea angajaților, efectuarea evaluărilor de performanță, formarea de noi angajați și supravegherea altora.
Aprobarea solicitărilor formale, efectuarea operațiunilor generale de afaceri și menținerea documentelor și a evidențelor personalului pot intra și în jurisdicția dumneavoastră.
- Multifunctional
- Administrarea informației
- Procesarea corespondenței
- Programare
- Rezolvarea conflictului
- Delegație
- Luarea deciziilor
Analitic
O parte a rolului tău va fi să găsești modalități de a-ți face treaba mai bine. Dacă puteți identifica ineficiențe în modul în care funcționează biroul dvs. și puteți oferi soluții, este posibil să puteți economisi mulți bani angajatorului și să economisiți colegilor o mulțime de agravări.
Un mare manager de birou se va întreba continuu, cu privire la toate procesele, practicile și procedurile: „Are sens? Este acesta cel mai bun lucru pe care îl putem face?” Este recomandat să includeți o listă de abilități analitice în CV-ul dvs.
- Creativitate
- Optimizare
- Rezolvarea problemelor
- Gândire critică
- Administrarea procesului
- Motiv dedus
- Raționamentul inductiv
Atenție la detalii
Ca director de birou, banii se opresc cu tine. Veți fi responsabil pentru comandarea corectă a rechizitelor de birou în timp util, pentru menținerea înregistrărilor precis și într-o manieră organizată și pentru a ține evidența nevoilor și problemelor tuturor celorlalți din birou.
Dacă îți faci treaba bine, biroul va părea să funcționeze singur. Dacă înțelegi greșit unele detalii, este posibil ca alte persoane să nu-și poată face treaba pe deplin.
- Păstrarea înregistrărilor
- Orientat spre detalii
- Intuiţie
- Proactivitate
- Precizie
- Identificarea problemelor sistemice
Comunicare
La fel ca asistenții de birou, veți fi adesea unul dintre primii oameni pe care vizitatorii îi văd și, uneori, puteți fi singurul pe care îl văd dacă unul dintre profesioniștii care lucrează în biroul dvs. se întâmplă să fie plecat. Trebuie să acționați ca un recepționer eficient în timp ce vă îndepliniți simultan celelalte sarcini.
Puteți fi, de asemenea, punctul principal de contact între diferite persoane care folosesc biroul și, eventual, între biroul dvs. și alții din cadrul aceleiași organizații.
Poate fi necesar să exersați rezolvarea conflictelor și să delegați munca. Toate acestea se adaugă la o mulțime de comunicare, atât scrisă, cât și verbală, toate acestea trebuie să fie exacte, eficiente, prietenoase și profesionale în orice moment.
- Comunicare scrisă
- Comunicarea orală
- Recepţie
- Eticheta telefonică
- Abordabil
- Ascultare activa
Calculator
Este important ca managerii de birou să aibă o gamă largă de abilități de calculator. Specificul va depinde de angajator, dar de obicei implică introducerea datelor, foi de calcul și sarcini IT generale.
Gestionarea birourilor poate implica o mare responsabilitate. Managerii de birou lucrează în general la vârful unei organizații, cu mâinile în fiecare aspect al companiei. Dacă acest rol central vă atrage, continuați să revizuiți lista de abilități pentru a vedea dacă aceasta ar putea fi o carieră pentru dvs.
- Suita Microsoft Office
- Sisteme de operare
- De introducere a datelor
- Calendare digitale
- Managementul e-mailului
- Software KPI
- Depanare software
- Distribuire a unui fisier
Finanţa
Responsabilitățile dumneavoastră pot include evidența contabilă, facturarea, bugetul și contabilitatea. De asemenea, vi se poate cere să vă ocupați de salarizare, numerar mic și QuickBooks intrări. Rapoartele trimestriale și semestriale pot intra și în gama dvs. de sarcini. Cel puțin, dacă biroul tău gestionează bani, vei fi responsabil în ultimă instanță pentru a te asigura că aceștia sunt gestionați bine.
- Contabilitate
- Bugetarea
- Program de contabilitate
- Situațiile financiare
- Facturi
- Conformitate
- Integritate
Conducere
În calitate de supervizor al a ceea ce poate fi un grup mare de asistenți de birou, va trebui să-i mențineți pe toți motivați și coordonați. Va trebui să faci munca în echipă.
Munca dumneavoastră va include stabilirea unui standard pentru munca tuturor celorlalți și asigurarea faptului că aceste standarde sunt îndeplinite.
A conduce înseamnă adesea să-i ajuți pe alții să-și dezvolte cariera și să-i ajuți pe oameni să se auto-înceapă și să comunice bine între ei.
- Coordonare
- Stabilirea și gestionarea așteptărilor
- lucru in echipa
- Colaborare
- Motivația
- Îndrumare
- management
- Abilități interpersonale
Mai multe abilități de manager de birou
- Auditul
- Benchmarking
- Integrare
- Facturare
- Desktop Publishing
- Transcriere
- Formalitate
- Ținând
- Procesul de ambalare și trimitere a documentelor legale
- Luarea de note
- Memorie
- Sensibilitatea problemei
- De gestionare a timpului
- Prioritizare
- Toleranta la stres
- Depanare
- Managementul rețelelor sociale
- Corectarea
- Revizuind
- Redactarea
- Utilizarea corectă a motoarelor de căutare
- Scrierea raportului
- Dezvoltarea și menținerea procedurilor standard de operare (SOP)
- Termenele limită
- Multilingv
- Profesionalism
- Serviciu clienți
- Reziliență
Cum să-ți scoți abilitățile în evidență
Adăugați abilități relevante la CV-ul dvs.: Folosiți numele abilităților dvs. relevante ca cuvinte cheie în CV-ul dvs., astfel încât supervizorul de angajare să poată vedea clar că aveți ceea ce caută.
Evidențiați abilitățile în scrisoarea dvs. de intenție: Asigurați-vă că scrisoarea dumneavoastră vă identifică competențele de bază folosind unele dintre abilitățile enumerate mai sus.
Utilizați cuvinte de calificare în interviul dvs. de angajare: Când te pregătești pentru ta interviu, veniți cu cel puțin un exemplu specific de moment în care vă folosiți cele mai relevante abilități.
