După ce ați găsit oameni care să facă parte din consiliul dvs. consultativ, trimiterea de scrisori de invitație, și rezervând o locație, este timpul să începeți să planificați ordinea de zi pentru prima ședință a consiliului consultativ. Cheia pentru ca consiliul dumneavoastră consultativ să înceapă corect este să structurați întâlnirea inițială pentru o productivitate maximă.
Te-ai gândit deja mult la ceea ce speri să câștigi din a avea un consiliu consultativ și aștepți cu nerăbdare sfatul și expertiza pe care membrii consiliului dumneavoastră o pot oferi în diferite aspecte ale afacerii dumneavoastră, inclusiv management, marketing, contabilitate, personal, serviciu clienți, tehnologie și așa mai departe.
Prin urmare, doriți să fiți sigur că prima dvs. întâlnire rămâne în curs și oferă o mulțime de oportunități membrilor consiliului de a contribui.
Planificați agenda în jurul unei probleme sau a unui subiect de discuție
Prima dvs. întâlnire, ca toate întâlnirile viitoare ale consiliului consultativ, ar trebui să fie planificată în jurul unei întrebări sau al unei probleme. S-ar putea să vi se pară cel mai ușor să declarați problema ca obiectiv. De exemplu, „Vrem să ne creștem vânzările cu 25% în trimestrul următor. Cum putem face asta?" Sau ați putea încadra subiectul pentru discuție în mod mai general: „Cum ne putem reduce costurile de afaceri?” sau „Cum putem
Adunați materialele de bază relevante
Odată ce te-ai hotărât asupra subiectului de discuție, este timpul să aduni materialele de care vor avea nevoie membrii consiliului tău consultativ.
Deoarece aceasta este prima întâlnire, includeți un plan de afaceri și orice alte documente pertinente, cum ar fi diagrame, grafice și fișe informative care luminează fundalul subiectului de discuție. Dacă este posibil, trimiteți o copie a acestor documente tuturor membrilor consiliului consultativ cu cel puțin două săptămâni înainte, împreună cu o copie a ordinii de zi a ședinței.
Creați agenda întâlnirii
O agendă de întâlnire nu este altceva decât o schiță care enumeră, în ordine, punctele de discutat la întâlnire și timpul care se așteaptă să fie alocat fiecăruia. Introducerea unui program de timp în agenda dvs. și respectarea acestuia vă asigură că întâlnirea dvs. nu se blochează și stimulează discuțiile pe subiect.
Planul de înregistrare a procesului-verbal al ședinței
De asemenea, veți dori să faceți aranjamente pentru înregistrarea procesului-verbal al întâlnirii. Nu încercați să faceți acest lucru singur, deoarece trebuie să puteți participa pe deplin, ascultând și contribuind. Dacă nu aveți pe cineva care să poată participa și să servească ca secretar, cereți-le membrilor consiliului consultativ permisiunea de a înregistra întâlnirea.
Faceți disponibile băuturi răcoritoare
A oferi băuturi răcoritoare este o idee bună. Cafeaua, ceaiul, apa, sucurile și gustările sănătoase, cum ar fi fructele și brioșele, sunt o notă plăcută care este întotdeauna binevenită la întâlniri. După prima întâlnire, veți avea o idee despre preferințele participanților pentru băuturi și gustări și vă puteți planifica în consecință pentru următoarea întâlnire.
Incearca sa te relaxezi
Mai presus de toate, nu te îngrijora de prezentarea ta. Ești acolo pentru împărtășește-ți viziunea și speră pentru compania dumneavoastră și să cereți sfaturi, să nu impresionați pe nimeni cu efecte de prezentare multimedia și altele asemenea.
Scopul tău pe termen lung este să stabilești o relație de lucru de încredere cu membrii consiliului consultativ, așa că concentrează-te pe a te asigura că aceștia se îndepărtează de întâlnirea cu sentimentul că au fost ascultați și au contribuit semnificativ la managementul companiei dvs. și că așteaptă cu nerăbdare următorul consiliu întâlnire.
Exemplu de agendă
Examinați exemplul de agendă, care include activități sugerate cu note pentru a vă ajuta să desfășurați întâlnirea în mod eficient. Apoi imprimați-l și adaptați-l la nevoile dvs. Îl puteți copia direct într-un document Word, Excel sau similar selectând, copiend și lipind textul.
[Numele companiei tale]
Agendă
[Data]
[Locație]
| Ora de început/terminare | Activitate |
| 10:00–10:05 a.m. |
Apel la comandă și prezentări (Apelați ședința la ordine și, presupunând că membrii consiliului dumneavoastră consultativ nu s-au întâlnit, prezentați-vă pe dumneavoastră și pe toți membrii consiliului, oferind o scurtă prezentare a expertizei lor.) |
| 10:05–10:10 a.m. |
De ce un consiliu consultativ? (Faceți o scurtă declarație despre modul în care vedeți că funcționează consiliul consultativ și despre contribuțiile pe care sperați că le poate aduce companiei dumneavoastră. Includeți detalii precum cât de des se va întâlni consiliul.) |
| 10:10–10:20 a.m. |
Întrebări (Includeți întrebări, dacă există. Dacă nu există, întrebați-i pe membrii consiliului dumneavoastră cum văd aceștia funcționarea consiliului consultativ și cum speră să contribuie.) |
| Subiect de discutie: [Inserați întrebarea/expunerea problemei dvs.] | |
| 10:20–10:25 a.m. |
Prezentarea subiectului de discuție (Oferiți o schiță a istoriei subiectului și a modului în care acesta afectează compania în prezent; abține-te să-ți oferi opiniile/soluțiile în acest moment.) |
| 10:25–11:35 a.m. |
Discuţie (Vrei să păstrezi ideile să curgă, așa că nu respinge sau respinge ideile în acest moment. Dar contribuiți și cu ideile și opiniile dvs.) |
| 11:35–11:50 a.m. |
Propuneri/rezoluții (Evaluați ideile pe care grupul le-a împărtășit și alegeți cele mai bune soluții.) |
| 11:50–11:55 a.m. |
rezumat (Rezumați subiectul, discuția și rezultatele pentru grup și spuneți-le ce intenționați să faceți.) |
| 11:55 a.m. | Amânare |
[Data următoarei întâlniri]
Dacă plănuiți o întâlnire de dimineață, imediat după amânare este momentul perfect pentru a vă duce membrii consiliului consultativ la prânz (mai ales dacă gustările nu au fost servite în timpul întâlnirii). Amintiți-vă, totuși, că întâlnirea s-a încheiat și prânzul ar trebui să fie în primul rând o ocazie socială.
Păstrați întâlnirile scurte
Nu ar trebui să programați niciodată o ședință a consiliului de administrație pentru a dura mai mult de două ore, ceea ce este suficient de lung pentru ca majoritatea oamenilor să-și acorde atenția totală sarcinii în cauză.
Examinați subiectul de discuție anterior
În întâlnirile viitoare, începeți cu o trecere în revistă a ceea ce ați făcut cu privire la subiectul care a fost discutat la ultima întâlnire și invitați membrii consiliului consultativ să comenteze despre acțiunile companiei dvs.
Deoarece întâlnirea este în afara drumului, poate doriți să aveți două subiecte de discuție la întâlnirile viitoare. Puteți avea chiar și trei dacă credeți că se vor potrivi confortabil în formatul de două ore, dar nu ar trebui să încercați niciodată să strângeți mai mult de trei.
