O carte de proiect conturează în mod oficial un proiect într-o organizație. Acesta acoperă domeniul de aplicare a ceea ce va realiza proiectul, precum și persoanele implicate, reperele, bugetul și posibilele riscuri. Multe organizații consideră acest document ca o parte esențială a planificării proiectelor, deși nu este același lucru ca un plan de proiect deoarece nu intră în detaliile sarcinilor individuale din cadrul proiect.
O carte de proiect eficientă poate face următoarele:
- Descrieți scopul și obiectivele proiectului
- Asigurați-vă că sponsorii proiectului și toate părțile interesate sunt aliniate la un proiect
- Fii o referință clară, unică pentru toți cei implicați într-un proiect
- Ajutați sponsorii de proiect să obțină aprobarea părților interesate atunci când este încă nevoie de acceptare
Chartele de proiect pot varia în funcție de tipul de proiect și de organizare, dar elementele de bază includ de obicei fundalul proiectului, părțile interesate, bugetul, riscurile, reperele,
Contextul proiectului
Prima secțiune a unei carte de proiect va oferi detalii de bază, cum ar fi numele proiectului, sponsorii și managerul proiectului și data la care a fost pregătit documentul.
Această secțiune va explica, de asemenea, scopul proiectului. Puteți face referire la un caz de afaceri sau la contractul care conduce proiectul sau pur și simplu puteți explica de ce este important pentru organizație. Ar trebui să abordeze de ce a început acest proiect: rezolvă o problemă pentru afacere? Se adresează unui nou trend? Sprijină direcția strategică generală a companiei?
Părțile interesate
Aceasta va prezenta persoanele și departamentele care sunt implicate în proiect. Nu va intra în esențialul fiecărei sarcini din proiect, ci va recunoaște rolurile generale și implicarea. De exemplu, puteți enumera principalii sponsori ai proiectului, liderii manageri de proiect, membrii echipei, orice lucrător sau parteneri externalizați și clienți, dacă este cazul. Proiectele mai mari s-ar putea să nu enumere fiecare persoană implicată, ci ar putea în schimb să noteze conducerea departamentului pentru un anumit aspect al unui proiect.
Obiective
Aici, răspunzi la întrebarea „De unde vom ști când vom termina?” Include ceea ce vă așteptați să livreze proiectul și cum veți ști dacă ați ajuns acolo. De exemplu, într-un proiect de lansare a unui sistem de înregistrare a timpului pentru toate departamentele, obiectivul ar putea fi: „Toate echipele vor folosi sistemul de pontaj până la sfârșitul anului”.
De asemenea, notați cine va fi responsabil pentru a fi de acord că ați atins acest obiectiv. Se evită orice problemă la sfârșitul proiectului, unde dintr-o dată nimeni nu este pregătit să semneze lucrarea ca fiind finalizată.
Buget
În acest moment, este posibil să nu aveți toate detaliile despre sarcinile proiectului, așa că nu puteți pune o imagine completă și detaliată bugetul proiectului împreună. Cu toate acestea, puteți nota orice constrângeri bugetare sau estimarea la nivel înalt a costurilor așteptate.
Riscuri
Toate proiectele au riscuri. Această secțiune a cartei proiectului formează versiunea inițială a jurnalului de risc al proiectului. Documentați orice riscuri despre care știți în acest moment, astfel încât echipa de management să poată vedea ce ar putea afecta proiectul în viitor.
Repere
Dacă cunoașteți reperele de nivel înalt, includeți-le în carta proiectului din această secțiune. Cel puțin, ar trebui să includeți datele estimate de început și de sfârșit ale proiectului. De asemenea, ar trebui să enumerați datele limită sau orice altceva specificat în contractele cu care lucrați. Puteți transfera aceste repere către dvs Diagrama Gantt mai târziu când veniți să pregătiți un plan de proiect mai detaliat.
Nivelurile de autoritate ale managerului de proiect
Cu excepția cazului în care este clar și documentat în altă parte, merită să includeți o secțiune în cartă despre ceea ce poate face managerul de proiect fără a obține aprobare suplimentară de la cineva mai înalt. În general, se referă la nivelurile de toleranță care au fost stabilite în buget și calendare și ar fi să fie exprimat astfel: „Managerul de proiect are o toleranță de 10% la buget și o toleranță de 5% la programa. Orice abatere peste aceste limite aprobate trebuie să fie aprobată de sponsorul proiectului.”
Puteți extinde această secțiune pentru a specifica ce autoritate, dacă există, are managerul de proiect cu privire la angajarea și concedierea personalului din echipa de proiect.
Aprobarea Cartei Proiectului
Secțiunea finală a cartei proiectului este secțiunea aprobări. The manager de proiect iar sponsorul proiectului (sau persoana care a început activitatea, dacă nu a fost încă desemnat un sponsor pe termen mai lung) ar trebui să semneze și să dateze documentul. Astăzi, este probabil să fie prin e-mail, așa că păstrați o copie a autorizației de e-mail în fișierele de proiect, în cazul în care trebuie să vă referiți la aceasta.
