9 Abilități de facilitare a întâlnirilor pe care să le practice managerii

Întâlnirile pot fi fie oportunități de a împărtăși idei, de a discuta provocări și de a defini planuri de acțiune, fie pot ajunge ca pierderi de timp neproductive. Din pacate, managerii sunt adesea cei mai importanți contributori pentru a întâlni disfuncția procesului. Aveți nevoie de abilități pentru a conduce întrunirile în mod corespunzător.

Consolidarea abilităților de facilitare a întâlnirilor

Prin definiție, facilitarea înseamnă „A face mai ușor sau mai puțin dificil; ajuta mai departe.” Pentru ca un manager să faciliteze o întâlnire (în loc să o desfășoare), trebuie să fie dispuși să renunțe la puterea lor și să fie deschis la diferite rezultate și abordări.

Unde managerii greșesc cu întâlnirile

Mulți manageri cred că știu „să conducă” o întâlnire. Ei stabilesc agenda, vorbesc și iau toate deciziile. Deși acest lucru poate părea ușor și eficient pentru manageri, este adesea o pierdere de timp pentru oameni și nu atinge potențialul creativ al echipei.

De fapt, are efectul opus deoarece angajații tind să se retragă, amânând managerului care dorește să fie la conducere.

Aceste idei pentru manageri de la toate nivelurile le vor consolida abilitățile de facilitare a întâlnirilor în sprijinul îmbunătățirii productivității întâlnirilor.

Managerii de abilități trebuie să faciliteze întâlnirile

Corect facilitarea întâlnirilor implică obținerea tuturor la întâlnirea implicată în identificarea şi rezolvarea problemelor. Echipele vor dezvolta aproape întotdeauna soluții mai bune și mai creative decât ar putea orice manager singur. De asemenea, echipele au mai multe șanse să sprijine implementarea soluțiilor pe care le-au ajutat să creeze. Puteți împărți aceste abilități de facilitare a întâlnirilor în trei categorii diferite:

1. Planificarea unei întâlniri
2. Desfășurarea unei ședințe
3. Rezolvarea problemelor de întâlnire

Cum să planificați o întâlnire

Înainte de a începe orice întâlnire ai nevoie de o agendă. Pentru o întâlnire de colaborare, invitați participanții la întâlnire să vă spună ce probleme trebuie să rezolve echipa sau ce schimbări trebuie să urmărească echipa. Asigurați-vă că subiectele sunt cele care permit participarea în grup. Facilitarea unei întâlniri este diferită de prezentarea informațiilor la o întâlnire.

1. Activați implicarea în grup

Asigurați-vă că acordați suficient timp pentru implicarea în grup și că nu încercați să rezolvați prea multe probleme într-o perioadă scurtă de timp. Cu toate acestea, prea mult timp poate duce și la un ciclu nesfârșit de „ei bine, ce zici de...” Asigurați-vă că agenda dvs. respectă timpul alocat întâlnirii. Abilitățile necesare includ acestea.

• Abilități de facilitare a grupului
• Planificarea întâlnirilor
• Rezolvarea problemelor
• Luarea deciziilor
• Dezvoltarea agendei

2. Asigurați-vă că oferiți o logistică adecvată

Alegeți cu atenție locația și ora întâlnirii. Dacă încercați să înghesuiți 15 persoane într-o sală de conferințe cu șase scaune, întâlnirea va fi un dezastru. Atunci când oamenii sunt incomod, nu se pot vedea, nu aud sau le este foame, rezultatele întâlnirilor vor avea de suferit.

Aflați cum să utilizați logistica ca o modalitate de a încuraja o mare participare și de a elimina barierele. Trebuie să planificați toate acestea în avans. Trimiterea pe cineva la mijlocul întâlnirii pentru a comanda sandvișuri vă face întâlnirea mai puțin eficientă. Planificarea logistică implică aceste abilități.

• Planificare si experienta logistica
• Luarea deciziilor
• Considerarea atentă a nevoilor celorlalți

3. Înregistrarea procesului-verbal de ședință

Ultima parte critică a planificării unei întâlniri este procesul verbal al ședinței. Cine le va lua? Cine le va distribui? Dacă nu aveți o persoană administrativă desemnată, luați în considerare să le faceți singur sau să schimbați responsabilitatea între membrii echipei. Dacă Jane a făcut minutele săptămâna trecută, este rândul lui John săptămâna aceasta. Dacă utilizați o tablă albă sau un flipchart pentru a colecta idei, dați-i persoanei să scrie suficient timp pentru a le documenta corect.

• Abilități de a lua note
• Relevanța documentației 
• Înțelegerea diversității și incluziunii

Cum să conduci o întâlnire

Cu agenda ta solidă, locație bună și băuturi răcoritoare adecvate, ești gata pentru întâlnire. Pentru a face întâlnirea dvs. o întâlnire de lucru grozavă (și nu doar un depozit de informații), va trebui să demonstrați abilitățile adecvate de facilitare a întâlnirilor.

Pentru a face acest lucru, veți dori să vă concentrați asupra acestor trei componente ale facilitării întâlnirilor.

1. Întreabă întrebări

Întrebările grozave stimulează discuții grozave. Articolul, "70 de întrebări minunate de coaching folosind modelul GROW,” oferă niște stimulente de discuții remarcabile.

•  Pune întrebări pentru a obține informații suplimentare
• Pune întrebări pentru a afla despre diferite puncte de vedere
• Puneți întrebări pentru a nota zonele de acord și dezacord
• Puneți întrebări pentru a confirma că auziți exact ce contribuie membrii echipei
• Pune întrebări pentru a te asigura că împărtășiți sensul cu membrii echipei

2. Demonstrați ascultare activă

Ascultarea activă vă permite cunosc cu adevărat și profund că tu și persoana respectivă asculți pentru a împărtăși sensul și au ajuns la o înțelegere atentă a pozițiilor celuilalt. Când parafrazați, verificați înțelegerea și puneți întrebări ulterioare, aceasta încurajează mai multă participare și menține discuția fluidă.

• Faceți semne din cap și alte gesturi adecvate pentru a indica înțelegere
• Repetați ce ați auzit celeilalte părți, astfel încât să știți că împărtășiți sensul
• Pune întrebări pentru a clarifica orice nu ești sigur
• Pune întrebări ulterioare pentru a-ți extinde și mai mult înțelegerea
• Folosiți cuvinte precum „ah-ha”, „da, înțeleg” și altele asemenea pentru a indica înțelegere

3. Conduceți o sesiune adecvată de brainstorming

Majoritatea oamenilor cred că deja știi să faci brainstorming. Cu toate acestea, de obicei nu o fac. În prea multe situații, eficacitatea brainstorming-ului este redusă de managementul slab al procesului, presiunile sociale sau politice puternice și abilitățile slabe de facilitare. Mulți oameni nu au experimentat niciodată cu adevărat puterea unei sesiuni de brainstorming bine conduse.

• Exersați abilități eficiente de facilitare
• Gestionați introducerea ideilor de către participanți
• Asigurați-vă că toți participanții au șanse egale de a vorbi
• Gestionați conversațiile concurente și oamenii care vorbesc unul peste altul
• Concepeți o modalitate eficientă de a restrânge opțiunile de brainstorming la un număr ușor de gestionat
• Rezolvați orice conflicte care apar

Cum să rezolvi problemele într-o întâlnire

Al doilea tip de întâlnire necesită abilități diferite de facilitare a întâlnirilor. Nu ar trebui să vă întâlniți dacă toată lumea ar fi deja de acord cu soluția. Vă reuniți pentru a împărtăși informații și pentru a dezvolta răspunsuri, ceea ce înseamnă că va trebui să aduceți oamenii împreună. Iată abilitățile de care veți avea nevoie.

1. Abilități de construire a consensului

Consensul nu înseamnă că toată lumea trebuie să fie de acord cu o decizie. Înseamnă că toată lumea a avut ocazia să-și împărtășească perspectivele (eventual prin brainstorming) și să propună idei. În continuare, cheia consensului este că toți membrii echipei sunt de acord să susțină direcția chiar dacă nu a fost alegerea lor inițială.

• Facilitarea adecvată a întâlnirilor va ghida grupul de la împărtășirea ideilor la dezvoltarea unei decizii eficiente.
• Atingerea consensului necesită mai mult timp, dar, de obicei, va obține o acceptare mai puternică din partea grupului în general. Cu toate acestea, amintiți-vă că consensul nu este scopul final.
• O decizie eficientă pentru problema în cauză este cea mai importantă problemă.

2. Abilități de Rezolvare a Conflictelor

Ori de câte ori există o cameră plină de oameni implicați în rezolvarea unei probleme, conflictul este inevitabil. De fapt, conflictul asupra sarcinii sau problemei este privit de cercetătorii echipei ca parte a procesului de luare a deciziilor eficace. Un manager trebuie să învețe cum valorifică puterea conflictului într-un mod pozitiv.

• Gestionați discuția pentru a asculta toate punctele de vedere
• Conduceți discuția pentru a identifica zonele de acord și dezacord
• Folosiți abilitățile de facilitare pentru a face ca anumiți participanți să se simtă auziți

3. Abilități de comunicare non-verbală

În timp ce cercetătorii se ceartă asupra procentelor exacte, majoritatea ar fi de acord că mai mult de 50% din comunicare este non-verbală.

• Un manager trebuie să fie capabil să citească tonul și limbajul corpului grupului pentru a-și evalua nivelul de implicare, candoare și angajament.
• Înțelegerea dvs. despre comunicarea non-verbală vă poate ajuta să vedeți când există un acord adevărat versus acord verbal doar pentru a termina întâlnirea.
• Fiți conștienți de limbajul corpului ca o modalitate de a experimenta vocea comunicării totale a unui individ sau a unei echipe.