Șablon profesional de scrisoare de afaceri

O scrisoare de afaceri este o corespondență profesională. Dacă scrieți o scrisoare de intenție, o scrisoare de recomandare, o scrisoare de mulțumire sau orice altă corespondență profesională, va trebui să respectați convențiile formale ale unei scrisori de afaceri.

Respectarea acestor linii directoare este importantă, deoarece arată că iei corespondența în serios. În plus, se asigură că destinatarul scrisorii se poate concentra asupra mesajului dvs. (și nu asupra inconsecvențelor de formatare, greșelilor de scriere sau orice alte erori mici, dar care distrag atenția).

Înainte să scrieți – sau să finalizați – următoarea scrisoare de afaceri, acordați-vă timp pentru a revizui cum se formatează scrisoarea, de la alegerea fontului la stil, împreună cu informații despre care salutările și semnele sunt adecvate pentru a fi utilizate.

Tipuri de formate pentru scrisori de afaceri

Există trei formate de bază utilizate în scrisorile de afaceri:

• Format bloc: În acest stil, tot textul este justificat la stânga. Omite o linie între fiecare secțiune.
• Format bloc modificat: Majoritatea conținutului este justificat la stânga în acest stil, la fel ca în litera în format bloc. Iată excepțiile: pentru informațiile dvs. de contact și închiderea gratuită, treceți prin tabulator în centrul paginii și scrieți-vă informațiile acolo.
• Format semi-bloc: De asemenea, uneori denumit format bloc indentat, acest stil este același cu formatul bloc modificat, cu excepția faptului că fiecare paragraf este indentat.

Oricare dintre aceste stiluri este acceptabil pentru utilizare într-o scrisoare de afaceri, dar din moment ce regulile pentru formatul bloc sunt atât de clare, aceasta poate fi cea mai ușor opțiune de selectat.

Profitați de aceste șabloane, astfel încât să vă puteți concentra pe conținutul scrisorii dvs. în loc de formatare. Indiferent de formatul pe care îl alegeți, asigurați-vă că introduceți un singur spațiu în litera și omiteți un spațiu între fiecare paragraf și secțiune.

Cum să formatați și să scrieți o scrisoare

Aparențele contează. O scrisoare de afaceri este o corespondență profesională, dar nu va fi percepută în acest fel dacă optați pentru un font ciudat sau dacă aveți multe greșeli de scriere. Iată câteva îndrumări de urmat:

• Alegeți un font adecvat și dimensiunea fontului. Concluzia aici este că doriți un font simplu, neremarcabil (cum ar fi Times New Roman, Calibri sau Arial) care să nu iasă în evidență. Fontul implicit din programul dvs. de procesare de text este probabil o alegere acceptabilă.
• Evitați limbajul obișnuit sau argoul. Aceasta este o scrisoare formală, așa că veți dori să utilizați un limbaj mai formal.
• Preveniți greșelile de scriere și greșelile gramaticale de corecturi cu grija.
• Dacă imprimați scrisoarea,luați în considerare alegerea hârtiei de înaltă calitate. Indiferent de hârtie pe care o alegeți, pliați scrisoarea cu grijă înainte de a o pune în plic. Dacă puteți, introduceți adresa destinatarului pe plic; dacă acest lucru nu este posibil, folosiți cel mai frumos scris de mână.

Ce să includeți în fiecare secțiune a scrisorii

Informații de contact

Includeți informațiile dvs. de contact în următoarea ordine:

Numele dumneavoastră
Adresa ta
Oras (*): Stat (*): Cod postal
Numarul tau de telefon
Adresa dvs. de e-mail.

Data: În Statele Unite, formatul pentru scrierea datei este luna, data și anul, de exemplu, 12 mai 2022. Nu prescurtați luna.

Informații de contact ale destinatarului: Includeți informațiile de contact ale persoanei căreia îi scrieți. Dacă nu aveți un nume specific, omiteți-l.

Nume
Titlu
Companie
Abordare
Oras (*): Stat (*): Cod postal.

Salut: Începeți scrisoarea cu un salut, cum ar fi „Dragă”, urmat de titlu și nume. Vezi mai multe exemple de salutări adecvate pentru a le folosi într-o scrisoare de afaceri precum și sfaturi despre ce să faci dacă nu ai o anumită persoană de contact. Urmați numele persoanei cu două puncte sau cu virgulă.

Stimate domnule/doamna. Nume:

Corpul scrisorii de afaceri

Păstrați-vă scrisoarea simplă și concentrată, astfel încât scopul ei să fie clar.

• Primul paragraf al scrisorii dvs. de afaceri ar trebui să ofere o introducere a motivului pentru care scrieți.
• În paragrafele următoare, furnizați mai multe informații și detalii despre solicitarea dvs.
• Ultimul paragraf ar trebui să reitereze motivul pentru care scrieți și să mulțumească cititorului pentru examinarea cererii dvs.

Introduceți scrisoarea pe un singur spațiu și justificați-vă scrisoarea în stânga. Lăsați un rând gol între fiecare paragraf.

Închidere gratuită:

Cu respect a ta,

Semnătură

Semnătura scrisă de mână (pentru o scrisoare trimisă prin poștă)

Semnătura dactilografiată.

Semnatura email

Pentru o scrisoare prin e-mail, includeți informațiile dvs. de contact în semnătură, nu în partea de sus a scrisorii:

Numele dumneavoastră
Adresa dvs. de e-mail
Numarul tau de telefon

Șablon de scrisoare de afaceri

Acesta este un exemplu de scrisoare profesională de afaceri. Descărcați șablonul de scrisoare profesională de afaceri (compatibil cu Google Docs și Word) sau vedeți mai jos pentru mai multe exemple.

Mai multe șabloane și exemple

Copleșit de toți pașii implicați în formatarea corespondenței scrisorilor de afaceri? Un șablon poate ajuta. Șabloane de scrisori Microsoft sunt disponibile ca descărcare gratuită pentru utilizatorii Microsoft Word sau sunt disponibile în programul dumneavoastră Word. Puteți utiliza aceste șabloane pentru a crea o varietate de scrisori de afaceri și de angajare.

Dacă nu sunteți sigur ce să scrieți în corpul unei scrisori de afaceri, examinați aceste exemple de scrisori de căutare și de angajare pentru a vă inspira.