Dosarul medical al angajatului este depozitul pentru tot ceea ce are de-a face cu sănătatea, beneficiile de sănătate, concediile legate de sănătate ale angajaților și selecțiile și acoperirea beneficiilor pentru angajat. Angajatorul păstrează un dosar medical separat pentru fiecare angajat. Conținutul acestor fișiere nu este niciodată amestecat cu niciun alt fișier al angajaților, cum ar fi dosarul personalului.
Deoarece dosarul medical conține informații sensibile și confidențiale, acesta trebuie să se găsească într-o locație sigură, încuiată și inaccesibilă. Dosarul care găzduiește dosarele medicale ale angajaților ar trebui, de asemenea, să se încuie, iar personalul de resurse umane ar trebui să aibă singurele chei. Accesul la dosarele medicale ale angajaților este limitat numai personalului de Resurse Umane.
Legea privind portabilitatea și responsabilitatea asigurărilor de sănătate din 1996 (HIPAA) cere angajatorilor să protejeze dosarele medicale ale angajaților ca fiind confidențiale; dosarele medicale ar trebui păstrate separat și în afară de alte înregistrări comerciale. Nu stocați niciodată dosarele medicale ale angajaților în dosarul general de personal al angajatului.
Datorită confidențialității informațiilor, înregistrările trebuie izolate din fișierele pe care le pot accesa angajații, cum ar fi supraveghetorii sau managerii. (De fapt, acest lucru este recomandat și pentru dosarele de personal în general - acordați acces numai personalului de resurse umane.)
Conținutul Dosarului medical al salariatului
Acestea sunt tipurile de articole care ar trebui depozitate în siguranță în dosarul medical al angajatului. Dacă aveți îndoieli, greșiți pe partea de a proteja informațiile medicale ale angajaților dvs.
- Cereri și formulare de asigurări de sănătate
- Cereri și formulare de asigurare de viață
- Informații despre beneficiarul desemnat
- Aplicații pentru orice alt beneficiu pentru angajați care ar putea necesita informații medicale, cum ar fi asigurarea vederii
- Solicitări de concedii medicale plătite sau neplătite
- Rapoartele Family Medical and Leave Act (FMLA) și cererile și documentele aferente
- Documente FMLA semnate de un medic
- Documentație despre bolile unui membru al familiei sau ale unui copil pentru care solicitați timp FMLA pentru a oferi îngrijire continuă
- Documentație medicală de concediu pentru angajații care nu sunt eligibili pentru concediu FMLA
- Examinări ale medicului, note, corespondență și recomandări
- Scuze medicale pentru absenteism sau întârziere de la un medic
- Restricții de muncă medicală cu documentație de la medicul recomandator
- Rapoarte de accidente și vătămări, inclusiv documente solicitate de OSHA
- Rapoarte de compensare a lucrătorilor pentru vătămare sau boală
- Orice alt formular sau document care conține informații medicale private despre un angajat
Dacă păstrați aceste fișiere confidențiale, angajații dvs. vor avea încredere în dvs. și veți susține spiritul și semnificația legii.
Vă rugăm să rețineți că informațiile furnizate, deși sunt autorizate, nu sunt garantate pentru acuratețe și legalitate. Site-ul este citit de un public mondial și legile muncii iar reglementările variază de la stat la stat și de la țară la țară. Vă rugăm să solicitați asistență juridică, sau asistență din partea resurselor guvernamentale de stat, federale sau internaționale, pentru a vă asigura că interpretarea dvs. juridică și deciziile sunt corecte pentru locația dvs. Aceste informații sunt pentru îndrumări, idei și asistență.
