Care sunt motivele pentru a externaliza procesarea salariilor?
Chiar dacă aveți doar câțiva angajați, puteți decide să vă externalizați statul de plată, adică să predați altcuiva procesarea salariilor și alte responsabilități de salarizare. Mai jos sunt câteva considerații care vă vor ajuta să decideți dacă să externalizați.
Vom analiza mai întâi situațiile în care ați putea dori să luați în considerare externalizarea salariilor, apoi câteva opțiuni de externalizare.
Externalizarea salariilor reduce costurile locurilor de muncă
Dacă plătiți pur și simplu lucrători de birou, puteți calcula plata înmulțind orele cu tarif și puteți determina dacă se datorează orele suplimentare.
Dar dacă produceți un produs, trebuie să cunoașteți costul forței de muncă pentru fiecare produs, astfel încât să puteți determina costul mărfurilor vândute.
Lăsați Serviciul să se ocupe de mai multe state, localități
Dacă aveți angajați în mai multe state, trebuie să respectați cerințele pentru plata și raportarea impozitelor pe venit de stat. Dacă afacerea dvs. operează în orașe diferite, este posibil să aveți și impozite pe venit locale de reținut, plătit și raportat.
Calculele de reținere sunt dificile
Calcularea sumelor de reținere pentru angajați este complicată. Pe scurt, trebuie să:
- Determinați reținerea la sursă a impozitului pe venit federal pe baza formularului W-4 al angajatului (care poate fi schimbat de câte ori dorește angajatul).
- Determinați reținerea de stat pentru statele cu impozite pe venit, pe baza statului W-4.
- Determinați impozitele FICA pe salarii la 7,65% (și trebuie să urmăriți angajații bine plătiți pentru a vă asigura că Reținerea de securitate este plafonată la maximum pentru anul și pentru a începe reținerea suplimentară a Medicare impozit.
Chiar și efectuarea de salarii pentru un singur angajat poate consuma mult timp, deoarece trebuie să efectuați plăți și să depuneți rapoartele necesare în același mod ca și când ați avea mulți angajați.
Evitați să încercați să urmăriți termenele limită
Plata și raportarea impozitelor pe salarii (federale și de stat, reținere la sursă, impozite FICA, șomaj și compensații pentru lucrători și opțiuni individuale de salarizare de stat) pot fi intimidante.
Amintiți-vă, totuși, că un termen limită ratat fie pentru plată, fie pentru raportare vă poate costa bani în amenzi și penalități. Externalizarea salariilor, chiar și cu doar câțiva angajați, este o opțiune pe care mulți angajatori o iau de la începutul afacerii lor. Ar putea fi opțiunea potrivită pentru afacerea dvs., în funcție de circumstanțele dvs.
Cum se taxează serviciile de procesare a salariilor?
Multe servicii de procesare a salariilor percep o taxă de bază, astfel încât, chiar dacă ai un singur angajat, tu plătesc mai mult pentru că serviciul trebuie să facă aceleași dosare pentru un singur angajat ca și pentru 10. De exemplu, ar trebui să depună un formular 941 în fiecare trimestru, chiar dacă aveți doar un angajat.
Costul incremental pentru fiecare angajat suplimentar este destul de mic. Având în vedere asta, mai jos sunt câteva informatii despre serviciile de procesare a salariilor, cu costurile lor și cu ceea ce oferă.
Servicii asistate de salarizare
Unele servicii vă fac toate dosarele pentru dvs. De exemplu, companii precum Paychex și ADP taxează per cec pe perioadă de plată, inclusiv depunerea, depozitul direct și cecurile tăiate. Puteți introduce informații online și ei desemnează un specialist în salarizare pentru a vă ajuta. De exemplu, puteți vedea gama completă de servicii ADP pe site-ul lor.
Salarizare cu autoservire online
Alte servicii vă ajută să vă faceți propria depunere. De exemplu, Serviciul de salarizare online al Intuit vă permite să completați formulare de salarizare online. Înainte de a selecta aceste servicii, verificați pentru a vă asigura că sunt compatibile cu sistemul dvs. de operare și hardware. (Unele nu funcționează pe sistemele Macintosh.)
Unele companii vă permit să vă faceți propriul salariu online. Ei taxează după numărul de angajați și numărul de state.
Unele pot avea funcții suplimentare de care ați putea avea nevoie pentru o anumită situație (de exemplu, introducerea cardului de pontaj). Citiți informațiile de pe site-uri și contactați reprezentanții companiilor. Acesta este întotdeauna o modalitate bună de a spune cât de prietenoși vor fi. Am prezentat doar câteva dintre numeroasele servicii pe care le puteți găsi online, dar IRS are mai multe informații despre serviciile de salarizare și furnizorii la care ați dori să vă uitați.
Outsourcing-ul de salarizare merită costul?
Chiar dacă aveți un singur angajat, s-ar putea să doriți să luați în considerare în mod serios un serviciu de salarizare care să vă ajute la pregătirea salariilor și la plata și raportarea impozitelor pe salarii. Amintiți-vă, o amendă sau penalizare pentru o plată sau un raport nerespectat ar putea reprezenta mai mult de un an întreg de servicii. Configurarea unui sistem de salarizare pentru afacerea ta nu este prima ta prioritate, dar dacă ai un serviciu, este un lucru în mai puțin la care trebuie să te gândești.
Pentru mai multe informații despre serviciile de salarizare, consultați acest articol de la IRS cu o listă de salarii și partenerii practicieni. De exemplu, consultați site-ul web al Asociației Naționale a Agenților Înscriși pentru un agent înscris care să vă ajute cu sarcinile de salarizare.
Avertizare! Salarizarea este încă responsabilitatea ta
Chiar dacă angajați un serviciu de salarizare, dvs., în calitate de angajator, sunteți în continuare responsabil pentru depozitele de impozite pe salarii și obligațiile fiscale federale. Dacă serviciul de salarizare nu efectuează plăți de taxe federale, de exemplu, IRS vă poate evalua pe dvs. - nu serviciul de salarizare - pentru penalități și dobânzi datorate.
În plus, partea responsabilă (poate tu, în calitate de proprietar) de la compania ta poate fi, de asemenea, făcută personal răspunzătoare pentru anumite taxe federale neplătite.
