Fie că ești demararea unei afaceri de planificare a evenimentelor pentru evenimente sociale, evenimente de afaceri sau o combinație a ambelor, ar trebui să știți cum să taxați pentru servicii.
Mai mulți factori intervin în determinarea ratei dvs., inclusiv planificarea evenimentului și cheltuieli de exploatare, salarii și profituri. Tarifele variază în funcție de locul în care vă desfășurați afacerea, de tipurile de proiecte pe care le asumați și de ceea ce piața este dispusă să plătească.
Modalități în care planificatorii de evenimente își structurează taxele
Dacă doriți să începeți o afacere cu normă parțială sau chiar cu normă întreagă, există aproximativ cinci modalități de a vă structura taxa pentru eveniment și citați onorariile dvs. clienților dvs.:
- Taxa fix pentru proiect
- Procentul de cheltuieli
- Tarif orar
- Procentul de cheltuieli plus un tarif orar
- Tarife comisionabile
Pentru următoarele explicații și exemple, să presupunem că doriți să câștigați în medie 75 USD pe oră pentru serviciile dvs.
Taxe bazate pe o rată fixă de proiect
Mulți clienți preferă să știe cât va costa un proiect, inclusiv toate taxele.
Taxele fixe de proiect sunt utilizate de obicei pentru evenimentele împachetate, cum ar fi cele găsite în programele de marketing sportiv și pot fi calculate pe o persoană, cu multe prevederi și avertismente. În acest scenariu, clientul poate contracta direct cu planificatorul de evenimente pentru a coordona toate cheltuielile de logistică, catering, locație, cazare etc.
De exemplu, să presupunem că sunteți angajat pentru a organiza un tur istoric al orașului de o zi pentru 15 oaspeți. Clientul dvs. dorește să citați o taxă fixă pentru transport, un ghid privat, prânz și orice/toate taxele de intrare la locații. Cu toate acestea, aceștia vă solicită și să furnizați o defalcare la nivel înalt a fiecărui element de cheltuială.
Ca un planificator de evenimente, pentru a oferi acest lucru, trebuie să veniți cu o taxă fixă determinând cât vor costa toate aspectele proiectului. Trebuie să negociați și să calculați costul tuturor serviciilor, inclusiv timpul dvs. și să citați un total combinat pentru cheltuieli.
Acest lucru pune responsabilitatea gestionării unui buget direct asupra dvs. și necesită anticiparea unei varietăți de scenarii în care circumstanțele se pot schimba. Este responsabilitatea și riscul dvs. să identificați depozitele necesare, să plătiți pentru toate serviciile și să dețineți responsabilitatea pentru toate contractele de servicii.
Taxe bazate pe un procent din cheltuieli
În medie, planificatorii de evenimente ar trebui să perceapă între 15-20% din costul total al unui eveniment ca parte a taxei lor. În funcție de complexitatea programului și de timpul necesar pentru a planifica și executa un eveniment, uneori acest lucru este suficient pentru a acoperi întregul cost și sursa de profit a unui planificator.
De exemplu, să presupunem că sunteți angajat pentru a organiza o cină privată la un restaurant exclusivist pentru 40 de oaspeți, cu o medie de 175 USD de persoană. Să estimăm că vă ia un total de 15 ore pentru a vă întâlni cu clientul, a planifica, a participa și a finaliza toate urmărirea acestui eveniment. Dacă percepeți o rată de 18% din totalul cheltuielilor, veți câștiga doar puțin mai mult decât rata orară vizată de 75 USD/oră:
175 USD x 40 de invitați = 7.000 USD x 18% = 1.260 USD
15 ore x 75 USD/h = 1.125 USD.
Dacă clientul face contract cu dvs. pentru toate serviciile în mod direct, suma subtotală a cheltuielilor cu evenimentul pentru client ar fi un total de 8.260 USD.
Taxe bazate pe tariful orar
Unii clienți preferă ca planificatorul de evenimente să coteze un tarif orar pentru servicii și să estimeze numărul total de ore pentru gestionarea și executarea unui anumit program client. Poate părea similar cu rata forfetară a proiectului, dar permite mai multă flexibilitate din partea ambelor părți pentru a se adapta la schimbările care ar putea fi necesare pe parcurs.
Mulți planificatori de evenimente de afaceri vor factura pe oră pentru servicii. Acesta permite unui client să știe cât de mult va costa să vă angajeze serviciile și să le permită să calculeze un buget rezonabil. Frecvent, motivul pentru acest lucru este că clientul dorește să se ocupe mai bine de orice cheltuieli neașteptate.
Nu uitați întotdeauna să definiți parametrii atenți în jurul așteptărilor, astfel încât ambele părți să fie de acord cu privire la serviciile care vor fi furnizate. În calitate de planificator de evenimente, ar trebui să includeți o referință la facturarea tuturor cheltuielilor rezonabile de afaceri care pot fi suportate.
Unii planificatori de evenimente pot majora cheltuielile de exploatare, cum ar fi transportul, închirierea de mașini și alte elemente de cheltuieli diverse cu până la 15-20%. Dacă faceți acest lucru, ar trebui să dezvăluiți astfel de markupuri și să obțineți acordul cu clientul în prealabil.
Când vine vorba de tarifele orare de planificare a evenimentelor, este, de asemenea, important să determinați cât de des puteți factura pentru timpul dvs.
De exemplu, să presupunem că un client este te angajeaza în octombrie pentru a organiza un seminar de o zi în martie. Serviciile dvs. sunt contractate pentru a furniza și pentru a negocia locația, servicii de catering, A/V și contribuie la crearea de conținut pentru un număr limitat de articole de comunicare (adică invitații, agendă, formulare de evaluare etc.).
De asemenea, clientul dvs. vă angajează pentru a asigura managementul la fața locului. Stabiliți un acord în avans prin care veți factura pentru serviciile identificate în momente diferite și veți trimite facturi pentru toate serviciile efectuate până în prezent, săptămânal, bisăptămânal sau lunar.
În conformitate cu acest acord, atât dumneavoastră cât și clientul dumneavoastră ar trebui să elaboreze o declarație detaliată a lucrărilor care să includă responsabilitățile așteptate ale ambelor părți. Apoi, puteți estima un buget total de atâtea ore plus cheltuieli rezonabile (fieți clar ce pot include aceste detalii).
Taxe bazate pe procentul de cheltuieli plus taxă fixă/rata orară
Uneori ești angajat pentru a organiza un eveniment și, indiferent de motiv, clientul preferă o rată bazată pe un procent din cheltuieli. Cu toate acestea, acest lucru nu este suficient pentru a acoperi costul total al timpului și al serviciilor dvs. În aceste situații, este rezonabil să vă prezentați taxele la un cost combinat în două categorii diferite.
De exemplu, un client te angajează pentru a organiza evenimente asociate unei conferințe. Misiunea ta este să organizezi două cine private și o ieșire de golf, fiecare cu 50 de invitați. Costul total pentru aceste evenimente combinate este de aproximativ 20.000 USD, dar necesită aproximativ 60 de ore din timpul dumneavoastră, iar complexitatea acestui proiect poate justifica o marjă de profit mai mare. Ținând cont de acest lucru, puteți ajunge la taxa finală fixă și la tariful orar cu următoarele calcule:
Procentul cheltuielilor estimate:
20.000 USD x 18% = 3.600 USD
Estimarea tarifului orar:
60 de ore x 75 USD/h = 4.500 USD
Deficit orar:
$3,600-$4,500 = -$900.
Dacă ajungeți la un deficit, așa cum am făcut în exemplul de mai sus, puteți alege să cotați 15 ore pentru a gestiona logistica mai multor furnizori externi. Cotația dvs. poate reflecta următoarele:
Subtotal cheltuieli pentru eveniment: $23,600
Tarif fix: 1.125 USD (bazat pe 15 ore la 75 USD/h)
În acest scenariu, va trebui să determinați cu atenție că v-ați estimat orele în mod corespunzător (un cont pentru a acoperi cheltuielile de funcționare nestandard, cum ar fi călătoriile personale). După cum era de așteptat, puțini clienți sunt încântați să vadă creșteri ale cheltuielilor mai târziu, cu excepția cazului în care sunt furnizate motive justificate.
Taxe bazate pe tarife comisionabile
O altă modalitate prin care planificatorii de evenimente pot colecta taxe pentru servicii este prin asigurarea spațiului pentru evenimente prin locații care oferă o rată comisionabilă. Acestea sunt taxe furnizate de obicei agenților de turism pentru rezervarea de bilete, camere de hotel și alte forme de transport.
De exemplu, multe hoteluri se pot extinde a rata comisionabilă până la 10% pentru camere de oaspeți și alte cheltuieli.
Deși unii planificatori de evenimente vor accepta ratele comisionabile ca o sursă de venit pentru ei înșiși, Clienții mai pricepuți pot pune la îndoială sentimentul de loialitate al organizatorului de evenimente atunci când sunt tarife comisionabile implicat. Din acest motiv, mulți planificatori experimentați vor limita orice selecție de planificare care include o rată comisionabilă sau negociază prețuri fără comision pentru programele lor și transferă acea sursă de economii direct clienților lor linia de jos.
În plus, unii clienți pot fi conștienți de faptul că există rate comisionabile și nu se așteaptă la exteriorul lor consultanții să facture folosind oricare dintre celelalte metode de facturare identificate pe care le-am prezentat și să plătească în continuare a rata comisionabilă. În general, mulți planificatori de evenimente nu consideră că este o formă bună să-și „dubleze” fluxul de venituri în acest fel.
Dacă acceptați tarife comisionate, cel mai bine este să nu percepeți taxele clientului pentru serviciile dvs. folosind metode alternative de facturare.
Există scenarii în care ratele comisionabile au cel mai mult sens, cum ar fi o asociație nonprofit mai mică care ar putea angaja serviciile dvs. pentru un eveniment sau întâlnire de membru și cea mai mare parte a taxelor sunt plătite direct de către participanți, mai degrabă decât de către organizare.
Un alt scenariu poate fi dacă clientul dvs. cumpără cadouri pentru clienți de la dvs. și puteți oferi, de asemenea, servicii de distribuție a articolelor promoționale. În acest caz, pur și simplu negociați pentru articolele promoționale și nu taxați pentru serviciile dvs. pe oră, decât dacă clientul dvs. este conștient de toate taxele în avans.
