Procesul de cumpărare la plată, cunoscut și sub denumirea de proces P2P, conectează achizițiile și întregul lanț de aprovizionare procesele în cadrul unei companii prin procesul de primire a mărfurilor și, în final, la plata emisă către vânzător.
În ultimii ani, companiile au analizat cu atenție procesele de achiziție pentru a plăti pentru:
- Reduceți costurile generale ale lanțului de aprovizionare și ale stocurilor
- Eliberați numerarul necesar
- Îmbunătățiți performanța operațională
- Luați decizii financiare îmbunătățite
Pe lângă reducerea globală a lanțului de aprovizionare și a costurilor de inventar, îmbunătățirea procesului de cumpărare la plata poate adăuga o vizibilitate care permite managementului oportunitatea de a avea o mai bună comunicare cu vânzătorul cu privire la locul în care sunt articolele în procesul de livrare și plata către vânzător.
Elemente ale procesului Cumpărare pentru a plăti
Există multe elemente ale procesului P2P, fiecare dintre acestea fiind important în procesul general. Procesul începe cu aprovizionarea articolelor și se termină cu plata către furnizorul selectat.
Aprovizionare
Procesul P2P începe cu departamentul de achiziții fiind rugat de către departamentul de cercetare și dezvoltare sau departamentul de producție să găsească un furnizor pentru un articol sau serviciu special. Departamentul de cercetare și dezvoltare poate să fi produs o specificație în cadrul căreia vânzătorul trebuie să efectueze.
În unele cazuri, articolul poate fi un articol de stoc standard necesar pentru procesul de producție și poate solicita doar departamentului de achiziții să găsească articolul de cea mai bună calitate la cel mai bun preț. În funcție de articolul sau serviciul solicitat, departamentul de achiziții poate emite o Cerere de Cotație (RFQ) sau poate selecta furnizori potriviți pe baza relațiilor anterioare.
Contracte
Cand cumpărare departamentul a selectat un furnizor sau furnizori potriviți, va exista un proces de contractare în care vânzătorii și departamentul de achiziții vor negocia un contracta pe baza prețului, termenilor de plată și programelor de livrare.
Achizitie
După ce contractele sunt semnate între companie și vânzător, comenzile de cumpărare pot fi ridicate și trimise vânzătorului. Pentru a îmbunătăți timpul de livrare a articolelor, compania poate trimite comanda electronică, mai degrabă decât trimiterea sau faxul.
Prin trimiterea unei comenzi electronice de achiziție, informațiile pot fi introduse direct în sistemul informatic al vânzătorului. Pentru a se asigura că există vizibilitate, vânzătorul ar trebui să furnizeze informații despre progresul companiei, cum ar fi datele de livrare actualizate și documente precum notificarea avansată de expediere (ASN).
Primire de bunuri
După expedierea articolelor de la vânzător, următorul pas este ca acele articole să ajungă la client. Articolele vor fi verificate pentru a se asigura că cantitatea este aceeași cu cea a comenzii de cumpărare, precum și verificarea articolelor pentru deteriorare și calitate.
Dacă există vreo problemă cu articolele primite, clientul va informa vânzătorul, astfel încât oricare articol să poată fi returnat sau să se acorde o reducere.
Facturare
Vânzătorul poate factura clientului în orice moment după expedierea articolelor. Prin utilizarea unei soluții de facturare electronică, procesul P2P poate fi eficientizat, astfel încât informațiile să fie introduse în sistemul de conturi de plăți al clientului.
Când articolele sunt primite, corelate cu factura și comanda de cumpărare, procesarea facturii poate începe.
Procesarea facturii
În procesul P2P, procesarea facturilor ar trebui făcută astfel încât să se obțină orice reduceri oferite de vânzător. În contractul negociat, vânzătorul poate oferi reduceri pentru plata care este efectuată de client înainte de scadența plății.
De exemplu, cel vânzător poate oferi o reducere de cinci procente pentru plățile efectuate la mai puțin de zece zile de la primirea articolelor.
Analytics
Ca parte a procesului P2P, o companie ar trebui să aibă viabilitate completă pentru cheltuielile sale de achiziție. Monitorizarea constantă a cheltuielilor va identifica domeniile care ar putea fi un motiv de îngrijorare, cum ar fi creșterea prețurilor vânzătorilor sau cheltuieli necinstite.
Un proces P2P care încorporează cele mai bune practici poate economisi bani companiilor. Ar trebui să includă limitări cu privire la ceea ce poate fi achiziționat în afara procesului standard P2P.
Permițând achiziții non-standard, incidența costurilor inutile crește, iar controlarea acestor achiziții poate risipi resurse care ar putea fi economisite dacă s-ar folosi procesul corect P2P.
