Multe companii au început să folosească sisteme de planificare a resurselor întreprinderii (ERP) mai degrabă decât aplicații software de contabilitate.
Un sistem ERP diferă de sistemele contabile prin aceea că sistemele contabile efectuează numai sarcini legate de contabilitate. Cu toate acestea, un sistem ERP se poate ocupa nu numai de sarcini de contabilitate, ci și de sarcini generale de management al afacerii.
În general, este o platformă mai puternică.
Un sistem ERP este în esență o suită de pachete software care poate efectua contabilitate, planificare de produs și dezvoltare, producție, management al stocurilor, management al vânzărilor, resurse umane și alte afaceri sarcini.
Ca costurile unui sistem contabil, veți dori să luați în considerare nu numai taxele de licență atunci când alegeți un sistem ERP, ci și costurile totale ale sistemului ERP în sine:
- Implementarea
- Instruire
- Dezvoltare pentru personalizare
- Reproiectarea procesului
- întreținere
- Upgrade-uri
- A sustine
Costul 1: Implementare
Este necesar ca profesioniști să instaleze și să configureze sistemul dumneavoastră ERP, așa că va trebui să includeți aceste costuri de implementare în prețul total al sistemului ERP. Sistemele ERP sunt aplicații software complexe, așa că probabil va trebui să schimbați sistemele de operare, să faceți upgrade sau să le schimbați servere și modificați alte componente hardware și software pe care le utilizați în rețeaua companiei dvs. pentru ca sistemul ERP să funcționeze în mod corespunzător.
De asemenea, va trebui – sau ar trebui – să configurați un mediu de testare ca parte a implementării, astfel încât să puteți testa sistemul ERP fără a afecta datele reale ale companiei dumneavoastră. Acest lucru poate economisi o mulțime de ore potențiale de lucru dacă există o problemă cu implementarea.
Costul 2: Training
După cum am menționat, un sistem ERP este o aplicație software complexă care poate fi gândită ca o suită de programe software care sunt simultan compatibile. Angajații dvs. vor avea nevoie de instruire cu privire la modul de utilizare a programelor, deoarece un sistem ERP nu este la fel de intuitiv sau ușor de utilizat ca un program software de contabilitate de bază, cum ar fi QuickBooks sau Peachtree.
Angajații companiei dvs. vor avea nevoie de timp și pregătire. Adesea, furnizorul ERP va oferi instruire suplimentară, la cerere, la un tarif orar standardizat. Vor fi momente în care un consultant va deveni necesar, în cazul unui conținut de specialitate sau când apare o nevoie deosebit de dificilă. În orice caz, va trebui să luați în considerare aceste costuri suplimentare în analiza dvs. atunci când examinați sistemele ERP pentru achiziție.
Costul 3: Dezvoltare pentru personalizare
Funcționalitatea ieșită din cutie a unui sistem ERP nu va fi suficientă pentru a vă opera afacerea în mod eficient. Va trebui să suportați unele cheltuieli în dezvoltarea rapoartelor personalizate, astfel încât angajații dvs. să își poată îndeplini sarcinile zilnice și lunare cu ușurință.
Un sistem ERP poate stoca o cantitate substanțială de informații, dar utilizatorii sunt limitati în modurile în care pot accesa informațiile. Prin urmare, nu este neobișnuit să existe personal IT dedicat dezvoltării de rapoarte personalizate pentru diverse departamente, astfel încât procesele și analizele de afaceri să poată fi efectuate la timp.
Costul 4: Reproiectarea procesului
Dacă compania dumneavoastră trece de la un program software de contabilitate la un sistem ERP, atunci cu siguranță veți avea o mulțime de procese care vor trebui reproiectate. Pentru companiile care utilizează software de contabilitate, multe sarcini pot fi efectuate în afara software-ului, fie manual, într-un format de hârtie, fie într-o aplicație terță, cum ar fi MS Excel.
Achizitia unui sistem ERP ar trebui, teoretic, să însemne că multe dintre aceste sarcini sunt automatizate de software pentru a crește atât acuratețea, cât și eficiența în realizarea acestor sarcini. Chiar dacă compania dvs. schimbă sistemele ERP, nu sunt două la fel, așa că vă puteți aștepta la unele schimbări în procesele de afaceri ale companiei dvs. pentru a coincide cu procesele software-ului.
Costul 5: Întreținere
Va trebui să vă întrețineți sistemul ERP, așa că va trebui să luați în considerare aceste costuri. Costurile ERP pot include costurile hardware, rețelei și forței de muncă de la IT și alte departamente pentru a se asigura că sistemul poate funcționa corect.
Costurile de întreținere pentru un sistem ERP rulează de obicei intre 15-20% din prețul inițial de achiziție. O configurație ERP care a costat 250.000 USD ar suporta, teoretic, un cost de întreținere de 37.500 USD până la 50.000 USD.
Costul 6: Upgrade-uri
Ca toate programele software, sistemele ERP necesită upgrade-uri periodice pentru a evita să devină învechite. Ar trebui să luați în considerare cât de des vă așteptați să vă actualizați sistemul ERP și care vor fi aceste costuri atunci când veți finaliza upgrade-ul.
De asemenea, ar trebui să luați în considerare că orice actualizare poate afecta procesele de afaceri și poate necesita hardware sau software suplimentar sistemul funcționează fără probleme dacă afacerea dvs. nu este rulată pe o configurație în oglindă în timp ce efectuați actualizările sau transferul de date.
Costul 7: Suport
Angajații tăi vor avea probleme cu utilizarea programului și vei detecta numeroase erori cu orice sistem ERP, așadar veți dori să vă asigurați că furnizorul dvs. vă va oferi suport tehnic adecvat pentru a le rezolva probleme.
Ar trebui să întrebați furnizorul dvs. dacă acest suport este inclus în taxa de licenta sau reprezintă un cost suplimentar, deoarece asistența tehnologică poate ajunge să vă afecteze profitul dacă nu este inclusă în achiziția inițială și nu este monitorizată îndeaproape.
