Pentru cei care sună pentru prima dată, aveți o singură șansă să faceți o primă impresie bună și aceasta va fi din salutul dvs. automatizat computerizat de însoțitor. Pentru persoanele care vă sună frecvent compania, veți dori să faceți procesul automatizat de însoțitor la fel de eficient pe cât posibil, astfel încât să nu piardă timpul ascultând întregul script de însoțitor automatizat de fiecare dată când au apel.
Cel mai rapid și mai ușor mod de a programa și de a înregistra caracteristica automată de însoțitor a sistemului dvs. telefonic este să scrieți un script pe un program de procesare de text. Selectați o persoană pentru a înregistra scenariul, care are o voce prietenoasă, cineva care poate vorbi fără să se bâlbâie sau să ezite și care poate pronunța și anunța fiecare cuvânt și nume clar.
Cele mai bune practici pentru însoțitor automatizat și lucruri de evitat
Prima parte a scenariului va fi salutul. Este oportunitatea ta de a-ți prezenta compania apelanților tăi și de a le saluta verbal în compania ta. Iată câteva sfaturi despre cum să înregistrați un salut de bun venit.
Cele mai bune practici
- Începeți cu o apreciere pentru apelul sau afacerea lor.
- Păstrați salutul scurt, astfel încât apelanții care revin să nu fie întârziați de fiecare dată când sună.
- Utilizați sloganul dvs., sloganul companiei și numele site-ului web sau ambele dacă le aveți.
Lucruri de evitat
- Nu folosiți mai mult de două sau trei propoziții pentru a vă saluta pe cei care vă apelează.
- Nu-ți promova site-ul dacă nu are nimic valoros de oferit clienților tăi.
- Nu inventați un slogan sau slogan doar pentru a umple salutul.
Optiuni automate Cele mai bune practici și lucruri de evitat
Cea mai importantă parte a salutării automate a însoțitorului este prezentarea opțiunilor pe care apelanții trebuie să le selecteze pentru a ajunge la persoana cu care trebuie să vorbească. Există două tipuri de apelanți: cei care nu sunt familiarizați cu compania dvs. și vor avea nevoie de îndrumare și cei care știu exact cu cine trebuie să vorbească și cunosc extensia lor.
Cele mai bune practici
- Utilizați opțiuni care sunt acceptate în mod obișnuit. De exemplu, „Apăsați zero pentru recepționer”, „Apăsați tasta pentru a reveni la meniul anterior”.
- Spuneți apelanților dvs. cât mai curând posibil când pot apela extensia interlocutorului, dacă o cunosc deja.
- Anunțați apelanții dvs. dacă opțiunile de meniu s-au schimbat recent. Eliminați această notificare după trei săptămâni.
- Pune pe primul loc cele mai frecvent apelate opțiuni.
- Dați descrierea opțiunii înainte de a da numărul opțiunii. De exemplu, „Pentru asistență pentru clienți, apăsați pe „5””.
- Verificați documentația sistemului dumneavoastră pentru numerele de opțiuni de meniu rezervate. (de exemplu, toate extensiile încep cu numărul „8” și, prin urmare, „8” nu poate fi folosit ca opțiune de meniu).
Lucruri de evitat
- Nu spuneți „Vă rugăm” înainte de a prezenta fiecare opțiune (de exemplu, „Vă rugăm să apăsați 1 pentru a... Vă rugăm să apăsați 2 pentru a... Vă rugăm să apăsați 3 pentru a..." etc.)
- Nu prezentați mai mult de șase opțiuni simultan. Dacă aveți mai mult de șase opțiuni, creați o structură de meniu cu mai multe niveluri. De exemplu, „Pentru opțiuni de vânzări și servicii, apăsați 5”.
- Nu presupuneți că toată lumea are un telefon cu atingere. Dacă o opțiune de meniu nu este selectată în trei secunde de la sfârșitul salutului, conectați apelantul la recepționer.
Exemple de scripturi pentru asistent automat
- Vă mulțumim că ați apelat la The Operations Tech Company, un loc în care tehnologia și afacerile se unesc. Dacă cunoașteți extensia grupului dvs., o puteți apela oricând. În caz contrar, alegeți una dintre următoarele opțiuni:
Pentru Serviciul Clienți, apăsați „1” - Pentru asistență tehnică, apăsați „2”
- Pentru programul nostru normal de lucru, apăsați „3”
- Pentru contabilitate, apăsați „4”
- Pentru achiziție, apăsați „5”
- Pentru a găsi o locație în apropierea dvs., apăsați „6”
- În caz contrar, apăsați „0” pentru recepționer sau rămâneți pe linie și cineva vă va ajuta în scurt timp.
- Bine ați venit la The Operations Tech Company. Pentru a vă verifica starea contului, vizitați-ne pe web. Dacă cunoașteți extensia persoanei, o puteți apela oricând.
Pentru directorul companiei, apăsați „1”. Dacă cunoașteți extensia persoanei, o puteți apela oricând. - Pentru asistență tehnică, apăsați „2”
- Pentru Serviciul Clienți, apăsați „3”
- Pentru vânzări și marketing, apăsați „4”
- Dacă doriți să vorbiți cu recepționerul, apăsați „0” sau rămâneți pe linie și unul dintre membrii personalului nostru prietenos vă va ajuta. Vă mulțumim că ați apelat la The Operations Tech Company, unde „Tehnologia și afacerile se unesc”.
Urmăriri de după program și de weekend
Dacă afacerea dvs. se închide după o anumită oră sau în weekend și nu există nimeni care să răspundă sau să vă ajute apelanții, creați un mesaj automat de întâmpinare după program. Spuneți-le apelanților din față că afacerea este închisă și cereți-le să sune înapoi la sfârșit. De asemenea, asigurați-vă că includeți orele normale de funcționare. Iată câteva exemple de scripturi de însoțitor automatizat după program și weekend:
- Vă mulțumim că ați apelat la The Operations Tech Company. Momentan suntem inchisi. Suntem deschisi de la 9:00 la 22:00 de luni până vineri și de la 10:00 până la prânz sâmbăta, ora centrală. Dacă cunoașteți extensia grupului dvs., o puteți apela oricând. În caz contrar, vă rugăm să sunați înapoi în timpul programului nostru normal de lucru, astfel încât să vă putem ajuta. Vă mulțumim că ați apelat la The Operations Tech Company, unde „Tehnologia și afacerile se unesc”. La revedere.
- Vă mulțumim că ați apelat la The Operations Tech Company. Momentan suntem inchisi. Dacă aceasta este o situație de urgență, vă rugăm să apelați serviciul nostru de răspuns la 585-555-1234. Dacă cunoașteți extensia grupului dvs., o puteți apela oricând. Dacă aveți un cont la noi, vă puteți verifica starea 24 de ore pe zi, 7 zile pe săptămână, la www.operationstech.about.com. Programul nostru normal de lucru este de la 9:00 la 17:00 de luni până vineri și de la 10:00 până la prânz sâmbăta, ora centrală. În caz contrar, vă rugăm să sunați înapoi în timpul programului nostru normal de lucru, astfel încât să vă putem ajuta. Vă mulțumim că ați apelat la The Operations Tech Company, un loc în care tehnologia și afacerile se unesc. Pentru a repeta acest mesaj, apăsați tasta litere. {3 secunde pauză} La revedere.
Salutări automate sezoniere
Pentru a promova ofertele sezoniere ale companiei dvs. sau doar pentru a extinde un salut sezonier special tuturor apelanților dvs., vă recomandăm să prefațați salutul automat de însoțitor pentru o perioadă limitată de timp. Utilizați acest lucru cu moderație și numai dacă reflectă spiritul companiei dvs. De exemplu, o felicitare de sărbători sezoniere care le dorește celor care vă apelează bucurie și prosperitate în Anul Nou cu greu ar fi potrivită pentru o agenție de colectare.
- Ați ajuns la The Operations Tech Company. De la „familia noastră” la „familia dumneavoastră”, am dori să vă dorim un sezon de sărbători fericit și un An Nou reușit. Dacă știți extinderea partidului dvs., puteți...
- Vă mulțumim că ați apelat la The Operations Tech Company. Întrebați reprezentantul serviciului pentru clienți despre reducerile noastre din 4 iulie la toate serviciile de înlocuire. Dacă știți extinderea partidului dvs., puteți...
Repetarea și testarea salutului dvs
Înainte de a vă înregistra scriptul de însoțitor automat, cereți-i persoanei pe care ați selectat-o să-l citească să îl repete de mai multe ori în fața dvs. Folosiți-l pentru a ajusta pronunția și anunțul. După ce noul mesaj de întâmpinare este înregistrat, sunați imediat sistemul dvs. telefonic pentru a verifica înregistrarea pentru erori și pentru a vă asigura că toate opțiunile anunțate funcționează conform intenției.
