Dacă te-ai săturat să cauți prin numeroase bucăți de hârtie îndesate în cutii de pantofi sau în dosare, este timpul să intri în era digitală. Stocarea și găsirea tuturor chitanțelor, precum și organizarea lor în rapoarte de cheltuieli, este mult mai ușoară dacă transformați hârtia în fișiere digitale. Trecerea digitală vă permite, de asemenea, să găsiți cu ușurință documentația chitanței atunci când aveți nevoie de ea, efectuând o căutare pe baza cuvintelor cheie pe care le recunoașteți, cum ar fi alimente, hoteluri, benzină și întreținere auto.
Indiferent dacă doriți să stocați chitanțele în cloud, să utilizați o aplicație mobilă sau să vă scanați și să stocați chitanțele, oricare dintre aceste opțiuni va vă ajută să completați mai rapid rapoartele de cheltuieli, să documentați cheltuielile deductibile din impozite, să păstrați evidența asigurărilor sau să gestionați chitanțele pentru orice motiv. Merită remarcat faptul că opțiunile de aplicații online și mobile folosesc în general securitatea la nivel de bancă.
Servicii cloud pentru organizarea chitanțelor online
Puteți organiza, stoca și accesa chitanțele în cloud folosind un serviciu online, atâta timp cât aveți o conexiune la internet.
Aplicațiile online care organizează chitanțele vă permit să creați rapid rapoarte de cheltuieli, când și unde aveți nevoie de ele. Aceste aplicații oferă o varietate de moduri de a vă captura chitanțele, inclusiv e-mail, mesaje SMS și camera smartphone-ului dvs. Unele dintre aceste aplicații au încorporate instrumente de raportare a cheltuielilor și opțiuni pentru exportul în software precum Quicken, QuickBooks, FreshBooks sau Excel.
Aplicații mobile pentru a organiza încasările și rapoartele de cheltuieli
Datorită îmbunătățirilor constante ale tehnologiei mobile, inclusiv camerele de pe iPhone, tablete și dispozitive mobile Android, utilizarea unei aplicații mobile pentru a organiza chitanțele și rapoartele complete de cheltuieli este mult mai convenabilă decât utilizarea unui desktop sau online software.
Aplicațiile mobile pot stoca datele din rapoartele de cheltuieli în cloud, economisind spațiu pe dispozitivul mobil și unele funcționează cu o aplicație online. Unele oferă procesare complet automatizată prin importul de detalii direct de pe cărți de credit sau scanări ale telefonului mobil și poate genera rapoarte detaliate de cheltuieli, inclusiv clasificarea costurilor, data, furnizorul și altele relevante informație. Cea mai bună veste este că totul este completat pentru tine.
Software de scanare a chitanțelor
Dacă aveți o mulțime de chitanțe de organizat pentru a primi rambursarea cheltuielilor, a documenta cheltuielile legate de impozite sau a susține cererile de asigurare, iar dvs. nevoie de o modalitate rapidă de a completa rapoartele de cheltuieli, există câteva opțiuni bune de software desktop pentru Mac și Windows care pot fi utilizate cu dvs. scaner. Există, de asemenea, mici scanere mobile pe care le puteți achiziționa pentru timpul dvs. departe de birou.
Mai întâi, porniți software-ul și rulați chitanțele prin scanerul care este alimentat de o conexiune USB la computer. Datele sunt extrase din chitanță în software și o copie a chitanței este salvată. De cele mai multe ori nici nu trebuie să introduceți sau să corectați niciuna dintre informații.
Trecerea digitală
Transformându-ți chitanțele pe hârtie în fișiere digitale și rapoarte de cheltuieli, nu mai trebuie petrece ore în șir vânând informații prin hârtie sau organizând chitanțele de hârtie într-un mod logic secvenţă. Serviciile cloud, aplicațiile mobile și scanerele software pot îndeplini aceste sarcini în mod automat, ceea ce vă poate crește acuratețea finanțelor și vă poate ajuta să țineți evidența cheltuielilor.
