Erori contabile se întâmplă din când în când, dar multe greșeli de contabilitate comune pot fi evitate cu o planificare și o pregătire adecvată. Știm cu toții că, de obicei, durează mai mult timp pentru a corecta o greșeală decât pentru a o corecta de prima dată. Interesant este că este, de asemenea, mai ieftin să identifici și să corectezi greșelile la începutul unui proiect, decât să aștepți să corectezi problema mai târziu.
Dacă vă tratați afacerea ca pe un proiect pe termen lung, atunci veți dori să fiți proactiv, devenind conștienți de greșelile comune pe care le fac alții și le corectați devreme, ceea ce nu numai că va economisi timp, bani și dureri de cap companiei dvs., ci vă va oferi și un avantaj competitiv pe piață, cu operațiuni mai simplificate și clienți mai buni. satisfacţie. Următoarele sunt greșelile de contabilitate comune pe care fiecare CPA le-a văzut pe proprietarii de afaceri mici.
Nerespectarea procedurilor contabile
Chiar și proprietarii de întreprinderi mici, persoanele care desfășoară activități independente și liber profesioniști ar trebui să înființeze formale, documentate și proceduri detaliate pentru gestionarea procedurilor de contabilitate și contabilitate, precum și pentru efectuarea altor rutine sarcini.
Un pas util este dezvoltarea de formulare standardizate și liste de verificare pentru a le completa pentru a asigura coerența și acuratețea. De exemplu, veți dori să documentați un proces pentru crearea de noi furnizori.
Veți avea nevoie de a vânzătorului numele, adresa, numărul de telefon și numărul de identificare a angajatorului (EIN), printre alte documente, cum ar fi certificate de asigurare, scrisori de recomandare sau contracte semnate. Apoi va trebui să introduceți aceste informații în software-ul dvs. de contabilitate, astfel încât să puteți procesa plăți.
Veți dori să vă acordați timpul necesar pentru a lua în considerare informațiile pe care trebuie să le adunați de la furnizorii dvs., dezvoltați a formular standardizat sau listă de verificare pentru a vă asigura că obțineți acele informații și apoi aveți o politică scrisă pe care angajații dvs poate urma.
Lucrul fără buget
Creați un buget astfel încât să aveți o linie de referință pentru a evalua rezultatele operaționale ale afacerii dvs. Bugetele nu sunt utile doar pentru a reduce cheltuielile excesive, ci pot fi folosite pentru a stabili obiective financiare realiste, scrise. Bugetele ar trebui să fie întotdeauna bazate pe realitate, dar cu siguranță vă puteți folosi bugetul pentru a stabili obiective financiare rezonabile, fie că este vorba de creșterea veniturilor sau reducerea cheltuielilor de operare.
Efectuarea erorilor de introducere a datelor
Erorile de introducere a datelor apar din când în când. Deși nu puteți preveni toate erorile de introducere a datelor, puteți avea o politică pentru a efectua diverse reconcilieri în timp util, pentru a vă asigura că intrările de date sunt detectate rapid și pot fi corectate.
De exemplu, veți dori să efectuați reconcilieri bancare lunare, precum și reconcilieri ale conturilor de încasat și plătibile. De asemenea, puteți rula variații între buget și efectiv pentru a identifica posibile erori în clasificarea veniturilor sau cheltuielilor sau rulați chitanțele clienților sau rapoartele de plată ale furnizorilor periodic pentru a se asigura că toate încasările și plățile par rezonabil.
Tranzacțiile neobișnuite trebuie revizuite pentru a se asigura că nu au fost făcute greșeli de introducere a datelor și că tranzacțiile sunt corecte.
Nu se realizează backup pentru software-ul de contabilitate
Trebuie să faceți o copie de rezervă a software-ului de contabilitate al companiei dvs. și a altor date în mod regulat. Multe programe software de contabilitate pentru întreprinderi mici au o caracteristică care vă permite să configurați o copie de rezervă automată a programului dvs. de contabilitate.
Foloseste-l. De asemenea, ar trebui să vă faceți timp să verificați din nou fișierele de rezervă, mergând chiar și să utilizați fișierul de rezervă pentru a vedea dacă vă puteți conduce afacerea ca de obicei cu el.
Uneori fișierele corupte; uneori nu faceți copii de rezervă pentru toate datele de care aveți nevoie. O verificare rapidă poate identifica problemele cu procesul dvs. de backup, astfel încât să vă puteți asigura că aveți tot ce aveți nevoie pentru a continua să vă operați afacerea dacă este nevoie.
Făcând prea multe pe tine însuți
Externalizarea sarcinilor administrative care nu adaugă valoare companiei dumneavoastră poate fi un avantaj.
De exemplu, un contabil fiscal este probabil mai versat în legislația fiscală decât dvs., așa că externalizarea planificarea și pregătirea fiscală pentru contabilul dvs. vă vor permite să vă reduceți obligația fiscală, să creșteți conformitatea fiscală și să vă lăsați mai mult timp de alocat activităților generatoare de venituri.
Mulți proprietari de afaceri mici nu doresc să delege responsabilitatea altor profesioniști capabili, ci să externalizeze contabilitatea, Funcțiile legale, IT și alte funcții administrative pot reduce erorile și pot crește profitabilitatea dacă folosiți timpul nou găsit cu înțelepciune.
Eșecul de a clasifica în mod corespunzător veniturile și cheltuielile
Metoda de contabilitate cu pantofi nu este probabil o alegere bună pentru întreprinderile mici cu mai mult decât doar câteva tranzacții pe an. Toți banii care intră și ies din afacerea ta trebuie să fie alocați categoriei corespunzătoare.
Proprietarii de afaceri care rămân în fruntea înregistrărilor lor contabile nu se confruntă cu greșeli. Ei vor ști cine a fost facturat, cât și dacă clientul a plătit sau nu.
Veți descoperi, de asemenea, că pregătirea fiscală la sfârșitul anului va fi mult mai ușoară decât încercarea de a reasambla înregistrările de care aveți nevoie pentru a pregăti declarația fiscală a afacerii dvs. chiar înainte de scadența returnării.
