Ne place sau nu, contabilitatea este una dintre sarcinile cu care trebuie să se ocupe fiecare proprietar de afaceri. Și dacă intenționați să vă faceți propria contabilitate sau să vă închiriați profesionisti, va trebui să vă familiarizați cu câțiva termeni contabili de bază.
Cele două metode principale de contabilitate
Contabilitatea pe bază de angajamente:Companiile publice și majoritatea întreprinderilor și profesioniștilor din Statele Unite și Canada sunt obligate prin lege să utilizeze contabilitatea pe bază de angajamente, care cere ca veniturile să fie înregistrate atunci când clientul este facturat și cheltuielile să fie înregistrate atunci când sunt efectuate, mai degrabă decât atunci când plățile efective sunt făcute. Baza de angajamente contabilitatea oferă o imagine mai precisă a stării de sănătate pe termen lung a afacerii.
Contabilitatea pe bază de numerar: Contabilitatea pe bază de casă este o metodă simplă de a ține evidența veniturilor și a cheltuielilor – venitul este înregistrat atunci când clientul efectuează plata, iar cheltuielile sunt înregistrate atunci când sunt plătite. Este folosit cel mai adesea de întreprinderile individuale și întreprinderile mici care nu țin inventar. În cazul în care clientul are termene de creditare, veniturile nu sunt înregistrate până la primirea plății integrale, indiferent de data facturii. În mod similar, dacă afacerea face o cheltuială pe credit, cheltuiala nu este înregistrată până când factura este achitată integral.
Situațiile financiare
Bilanț:A bilanț este un instantaneu al situației financiare a unei companii la un anumit moment în timp. Este organizat în două coloane principale, cu active într-o coloană și pasive și capitaluri proprii în cealaltă. Cele două părți sunt întotdeauna egale între ele (cu alte cuvinte, active = capitaluri proprii minus pasive).
Situația fluxurilor de trezorerie:The situația fluxurilor de trezorerie arată mișcările numerarului și echivalentelor de numerar în și în afara afacerii. Declarația fluxului de numerar este un instrument important pentru evaluarea sănătății afacerii, deoarece este posibil să se arate un profit în contul de profit și pierdere în timp ce se scurge numerar din afacere. Majoritatea companiilor care eșuează fac acest lucru din cauza problemelor cronice de flux de numerar.
Registrul general: Registrul general este înregistrarea completă a tranzacțiilor financiare ale unei companii pe durata de viață a organizației, inclusiv active, pasive, venituri, cheltuieli și capitaluri proprii.
Adeverinta de venit:contul de venit (cunoscut și ca declarație de profit și pierdere) vă arată veniturile, cheltuielile și profitul pentru o anumită perioadă. Este un instantaneu al afacerii dvs. care arată dacă afacerea dvs. este sau nu profitabilă în acel moment. Ecuația de bază a contului de profit și pierdere este: venitul minus cheltuielile este egal cu profit sau pierdere.
Termeni contabili utilizați în situațiile financiare
Conturi de plătit (AP): Conturile de plătit sunt sume datorate de companie vânzătorilor, furnizorilor, proprietarilor și altor furnizori de servicii. Acestea sunt înregistrate ca pasiv în bilanţ.
Conturi de încasat (AR): Conturile de încasat sunt sume de bani datorate afacerii de către clienți sau clienți pentru bunurile și serviciile prestate. Deoarece clienții au obligația legală de a plăti, sumele sunt trecute ca activ în bilanț.
Angajamente: angajamentele sunt venituri care sunt obținute, dar care nu au fost încă introduse oficial în registre (cum ar fi finalizate, dar nu vânzări facturate) sau cheltuieli care sunt încasate, dar nu sunt primite (cum ar fi bunurile achiziționate, dar nefacturate încă).
Active:Active sunt ceva cu valoare monetară deținut de companie. Activele corporale tipice ale afacerii includ terenuri, clădiri, echipamente, numerar, vehicule, conturi de creanță etc. Activele necorporale includ liste de clienți, contracte de franciză, contracte de închiriere sau de finanțare favorabile, nume de mărci, brevete, drepturi de autor etc. Activele sunt exprimate în termeni de valoarea lor în numerar în bilanţ.
Cheltuieli cu datorii neperformante:Datoriile neperformante apar atunci când clienții nu plătesc sumele datorate. Acestea sunt înregistrate ca o cheltuială în situațiile financiare.
Capital (cunoscut și ca capital de lucru): Capitalul de rulment este banii pe care o companie îi are la dispoziție pentru a plăti facturile sau a reinvesti. Este egală cu valoarea tuturor activelor curente minus pasivelor curente și este considerată o măsură cheie a sănătatea unei afaceri.
Depreciere:Amortizarea are loc pe măsură ce activele comerciale, cum ar fi vehiculele și echipamentele, scad în valoare în timp din cauza utilizării sau a uzurii. Amortizarea este o deducere fiscală importantă – un procent din valoarea inițială a activului poate fi anulat în fiecare an pe baza ratei de amortizare.
Dividende:Dividendele sunt distribuții ale unei părți din câștigurile companiei către proprietarii (acționarii) afacerii. Dividendele pot fi emise în mod regulat sau neregulat și pot consta în numerar sau acțiuni suplimentare în afacere. Din punct de vedere fiscal, proprietarul unei afaceri poate prefera dividendele salariului.
Capitaluri proprii (cunoscute și ca capitaluri proprii ale proprietarului sau ale acționarilor): Capitalul propriu este suma de bani investită în companie de către proprietari (acționari) plus orice câștigurile reținute (neplătite proprietarilor) minus orice datorii sau orice bani scoși în formular de remize.
Cheltuieli:Cheltuielile sunt costuri suportate de o afacere pentru a genera venituri. Cheltuielile pot fi fixe (cum ar fi chiriile sau salariile) sau variabile - cele care fluctuează în funcție de vânzări sau cicluri de producție.
An fiscal:A an fiscal este perioada de 12 luni care constituie începutul și sfârșitul evidenței financiare anuale pentru o afacere. Nu corespunde neapărat anului calendaristic. De exemplu, afacerile sezoniere, cum ar fi agricultura, folosesc adesea un an fiscal care se încheie în toamnă.
Datorii: Datorii sunt obligații financiare datorate de companie, inclusiv salarii, impozite pe venit, chirii, utilități, plăți de dobânzi și sume datorate furnizorilor. Datoriile pot fi pe termen scurt sau lung și sunt grupate în bilanţuri în ordinea clasificării.
Venituri:Venitul brut al unei afaceri este suma tuturor banilor generați prin vânzarea de bunuri și servicii, dobânzi percepute, redevențe, vânzare de active, proprietăți închiriate și multe altele, înainte de scădere cheltuieli.
Contabilitatea simplificată
Dacă decideți să vă faceți o parte sau întreaga contabilitate, există o serie de metode ieftine, ușor de învățat, pachete de contabilitate bazate pe cloud disponibil pentru întreprinderile mici care vă pot ajuta să faceți unele sau toate dintre următoarele:
- Creați facturi
- Înregistrați cheltuielile
- Să fie utilizat ca sisteme POS (punctul de vânzare).
- Ușurează calcularea, taxarea și urmărirea impozitelor
- Generați situații financiare
Software-ul nu înlocuiește totuși o înțelegere solidă a elementelor de bază ale contabilității. Dacă nu sunteți familiarizat cu acești termeni, asigurați-vă că studiați sau consultați un profesionist contabil pentru a vă asigura că puteți evalua în mod adecvat starea financiară a afacerii dvs.
