Ca un planificator de evenimente, rămânerea în bugetul clientului este esențială. Și pentru a face acest lucru, aveți nevoie de un buget detaliat pentru eveniment, asupra căruia dvs. și clientul dvs. sunteți de acord. Indiferent dacă ești nou planificarea evenimentului sau un profesionist experimentat, păstrând o bugetul evenimentului vă va ajuta să rămâneți organizat și pregătit pentru orice întrebare a clientului, tot ajutându-vă să evitați depășirea bugetului.
Aspecte importante ale bugetului unui eveniment
Pentru un eveniment de bază, cum ar fi un seminar sau o cină, Excel sau alte programe de calcul pot fi de ajutor. Listați următoarele patru categorii în partea de sus: articol, cheltuială proiectată, cheltuială reală, detalii. De acolo, trebuie doar să completați foaia de calcul și să o gestionați la fel ca orice altă parte a afacerii dvs.
-
Urmăriți costurile de închiriere a site-ului. Pe măsură ce planificați evenimentul în sine și pe măsură ce vă întâlniți cu managerul de vânzări al locației, urmăriți toate taxele de închiriere proiectate pentru evenimentul și spațiul de funcționare, menaj, manipularea bagajelor și cheltuielile aferente.
- Estimați costurile de catering. Aceasta include toate taxele pentru alimente și băuturi, inclusiv bacșișuri și gratuități, care pot reprezenta până la 30%. Bugetele pentru catering pot crește sau se pot micșora, iar gestionarea lor cu grijă este o idee bună, deoarece pot fi o sursă excelentă de economii.
- Documentați taxele de transport. Aceasta include transferuri, autocare, transferuri de evenimente și orice cheltuieli aferente. Nu uitați de asigurare, combustibil, taxe de trecere sau remorci dacă sunt necesare.
- Adăugați cheltuieli de decor. Cele mai multe evenimente includ cheltuieli pentru decor, cum ar fi piese centrale, flori, închiriere de corturi etc. Aici enumerați aceste costuri.
- Documentați taxele de divertisment și echipamente. Cheltuielile obișnuite din această categorie includ echipamentele A/V, dar este, de asemenea, un loc bun pentru a enumera onorarii pentru vorbitori sau dacă angajați animatori.
- Rezumați taxele de imprimare. Mai multe taxe pentru articole mici se combină de fapt pentru a face un articol rând de cheltuieli mai mare. Acestea includ invitații, insigne cu nume, broșuri de program, semnalizare pentru evenimente și bannere.
- Creați un element rând pentru cadouri. Un sfat comun pentru eveniment este să nu permiteți niciodată unui oaspete să plece cu mâinile goale. Așadar, indiferent de cadou sau cadouri pe care le oferiți, urmăriți separat costul acestora; ai fi uimit de cât de mult pot costa aceste articole.
- Identificați cheltuielile cu activitățile. Dacă evenimentul dvs. include activități precum golf, tenis, spa, rafting, ciclism sau alte activități, veți dori să notați separat costul acestor taxe. Luați în considerare rezumatul costului total în foaia de calcul și atașarea unei detaliere.
- Postați alte cheltuieli. Dacă o cheltuială nu se încadrează în niciuna dintre categoriile de mai sus, enumerați-le ca element de cheltuieli diverse aici.
- Oferă-ți o categorie de fond de urgență. În funcție de dimensiunea sau complexitatea unui eveniment, poate doriți să vă oferiți până la 20% din bugetul evenimentului aici. În ciuda celei mai bune planificări, taxele vor depăși planurile proiectate cu cheltuieli pe care nu le luați niciodată în considerare. Acest lucru vă va împiedica să depășiți bugetul de fiecare dată.
- Rezumați cheltuielile estimate. Pe măsură ce vă construiți programul evenimentului, veți avea o bună proiecție a cheltuielilor totale. Acestea sunt informațiile pe care le veți împărtăși cu clientul evenimentului pentru a vă asigura că este la curent cu bugetul evenimentului, astfel încât să nu mai apară surprize mai târziu.
- Rezumați cheltuielile reale. Acest lucru se întâmplă după încheierea evenimentului. Subtotalizați facturile în cele 10 categorii de mai sus și documentați bugetul real. Dacă este extrem de favorabil, identificați economii în bugetul real vs. bugetul proiectat, demonstrând valoarea pe care ați adus-o rolului.
