Economia și alți factori politici au avut un impact extraordinar asupra modului în care întâlnirile de afaceri sunt percepute, iar planificatorii de evenimente s-au confruntat cu o presiune crescută pentru a găsi modalități de a evita sub-alin prezența la întâlniri și convenții de afaceri.
Chiar și într-o economie în creștere, de multe ori cheltuielile de călătorie sunt percepute ca fiind prea mari pentru aceste tipuri de evenimente și mulți profesioniști aleg pur și simplu să renunțe. În ciuda schimbării, majoritatea companiilor și organizațiilor încă văd impactul important al întâlnirilor. În economia actuală, găzduirea de întâlniri de succes poate însemna concentrarea pe organizarea de întâlniri locale și centralizate obțineți costuri de călătorie mai mici, dar, mai important, va însemna folosirea acestor zece sfaturi pentru creșterea întâlnirilor prezența.
Efectuați apeluri de memento
După ce sunt trimise invitațiile inițiale, reamintiți și continuați apeluri telefonice către cât mai mulți dintre invitați posibil și extindeți o invitație personală și recomandați-le să participe la eveniment. Din punct de vedere istoric, urmărirea telefonică crește dramatic prezența la întâlnirile de afaceri. Asigurați-vă că vorbiți despre evenimentul viitor la alte evenimente de afaceri. Vorba în gură poate fi totuși o modalitate excelentă de a crea un buzz, ceea ce ne duce la următorul sfat.
Imprastie vestea
Răspândiți știrile despre evenimentul dvs. oriunde și peste tot, inclusiv publicații locale, naționale publicații, publicații pentru membri, publicații comerciale, buletine informative personale și orice altă comunicare instrument disponibil. Asigurați-vă că vă gândiți la ce instrumente ajung la publicul țintă.
Promovați online (site-ul companiei, social media și e-mail)
Publicați detaliile evenimentului pe site-ul companiei dvs. Promovați evenimentul pe blogul dvs. și pe buletinul informativ lunar. Postați detaliile evenimentului pe rețelele sociale unde publicul țintă este activ LinkedIn, Facebook și Twitter. Încurajați membrii organizației dvs. să facă același lucru. Cereți-i să partajeze linkul evenimentului cu conexiunile, prietenii și urmăritorii lor. Dacă participați la comunități online relevante, cum ar fi forumurile din industrie, promovați-vă evenimentul în cadrul acelor comunități.
Încorporați invitații peste tot
O altă modalitate de a transmite cuvântul potențialilor oaspeți este de a ascunde invitații pentru a vă alătura la evenimentele dvs. în toate metodele dvs. de comunicare în afaceri. Adăugați o linie în semnătura dvs. de e-mail cu un link către site-ul dvs. web personalizat pentru eveniment sau invitație. Dacă aveți un mesaj vocal sau un mesaj de așteptare online, asigurați-vă că includeți informațiile despre evenimentul viitor în mesajul înregistrat.
Utilizați rețeaua dvs. socială și rețeaua lor
Rețelele sociale înseamnă creșterea grupului de oameni pe care îi considerați prieteni, clienți, parteneri de afaceri și cunoștințe profesionale. Obțineți participarea pe care o căutați este mai ușor atunci când participanții sunt încurajați să aducă un oaspete sau o relație de afaceri. Și nu presupuneți că oamenii din propria rețea știu deja despre eveniment. Nu strică niciodată să întinzi mâna și să le reamintești.
Includeți un vorbitor invitat care este o remiză
The obiectivul întâlnirii, subiectul, tema și vorbitorii invitați ar trebui să fie relevant, proaspăt și distractiv. O modalitate de succes de a crește participarea la evenimentele de afaceri este să aduci vorbitori invitați populari, mai ales dacă lucrează în aceeași industrie sau în industrie conexă. De asemenea, ar trebui să vă gândiți să aveți un prezentator care va fi interactiv și distractiv.
Alegeți o locație excelentă pentru eveniment
Alegeți un eveniment nou și o locație interesantă. Indiferent dacă marea retragere este orașul ales sau locul în sine, oamenii sunt mai probabil să participe la un eveniment convenabil și care oferă ocazia de a se bucura de o atmosferă grozavă. Asigurați-vă că evenimentul este într-o locație convenabilă pentru participanții dvs. și luați în considerare alte facilități, cum ar fi parcarea sau transportul public către locație.
Fii creativ
Scopul este de a face un eveniment unic. Oferă noi activități; utilizați un nou format interactiv în timpul prezentării; depune eforturi pentru a fi original. Fii atent la agenda ta. Nu folosiți cadourile tradiționale la sfârșit, când participanții sunt gata să plece. Luați în considerare includerea unei sesiuni despre inovare care implică participanții prin planificarea următoarei conferințe/eveniment. O sesiune distractivă și informativă va avea un impact pozitiv asupra prezenței la evenimentele viitoare. Faceți o sesiune de brainstorming și aduceți ideile înapoi comitetului de planificare pentru evenimentul de anul viitor.
Trimite sondaje de feedback
Indiferent dacă includeți sau nu o sesiune de brainstorming, maximizați-vă succesul viitor trimițând sondaje de feedback după eveniment. Solicitați întotdeauna sugestii de subiecte viitoare și chiar critici constructive, deoarece obținerea acestui feedback este foarte utilă pentru planificarea viitoarelor întâlniri și evenimente.
De exemplu, unii preferă seminariile dimineața, iar alții preferă programele după-amiaza. Unora le place marțea și altora joia. În sondajul dvs. de feedback, aflați ce le place participanților dvs. și ce și-ar fi dorit să vadă la eveniment. Urmărirea este cheia succesului dvs. de marketing.
Ascultați și livrați
Este întotdeauna important să ascultați nevoile participanților și participanților dvs., dar dacă cereți feedback, asigurați-vă că arătați că ascultați. După cum spune vechea vorbă, avem două urechi și o gură, așa că ar trebui să ascultăm de două ori mai mult decât vorbim. Rețineți întotdeauna că prezența la evenimentul dvs. poate fi legată de calitatea evenimentelor anterioare pe care le-ați găzduit. Construiți-vă o reputație pentru a asculta nevoile și dorințele oaspeților dvs. și pentru a vă îndeplini aceste promisiuni.
