Utilizarea software-ului de contabilitate economisește ore de timp în comparație cu manipularea manuală a cărților sau cu ajutorul unei foi de calcul. Software-ul de contabilitate reduce sau elimină introducerea redundantă a datelor, cum ar fi introducerea adresei clientului pe cotație și apoi adăugarea comenzii de lucru și a facturii. Este o industrie în plină expansiune, un studiu care estimează că piața globală de software de contabilitate va ajunge la 11,8 miliarde de dolari până în 2026.
Dacă sunteți un proprietar unic cu venituri modeste, este posibil să nu aveți nevoie de software de contabilitate, ci de proprietari de afaceri mici care dețin stocuri și jonglează cu un număr mare de clienți și angajați vor economisi timp și vor avea înregistrări mai precise dacă folosesc contabilitatea software.
Iată câteva sfaturi despre cum să alegeți software-ul de contabilitate potrivit pentru afacerea dvs.
Căutați anumite caracteristici
Restrângeți opțiunile de software de contabilitate făcând o listă cu funcțiile de contabilitate pentru întreprinderile mici de care aveți nevoie pentru a vă conduce afacerea. Consultați-vă mai întâi echipa pentru a vă asigura că acoperiți tot ce are nevoie afacerea dvs., deoarece este posibil să descoperiți că există caracteristici de care aveți nevoie la care nu v-ați gândit înainte. Și odată ce alegeți și implementați software-ul, poate fi costisitor să vă integrați echipa pe o altă soluție software după ce ați aflat că soluția anterioară nu avea instrumentele necesare.
Cele mai multe dintre caracteristicile contabile ale întreprinderilor mici includ:
- Gestionarea stocurilor
- Urmărirea vânzărilor
- Gestionarea contactelor cu clienții
- Asistență pentru contul de comerciant
- Bugetarea
- Estimări
- Salarizare
- Taxa de afaceri raportare
Unele software de contabilitate sunt concepute special pentru industrii precum construcții, producție și distribuitori angro. Dacă afacerea dvs. mică se află într-o industrie cu cerințe contabile specifice, este posibil să existe software de contabilitate cu caracteristici care să îndeplinească aceste cerințe. Nu uitați să cereți altor persoane din domeniul dvs. de lucru opinii despre software-ul lor de contabilitate pentru a vă ajuta să vă ghidați selecția.
Stabiliți dacă se potrivește afacerii dvs
Acum că ați restrâns opțiunile de software de contabilitate, puneți câteva întrebări în timp ce cumpărați software de contabilitate pentru întreprinderi mici pentru a determina dacă este potrivit pentru afacerea dvs.
Software-ul va crește cu tine?
Aflați dacă software-ul are module pe care le puteți adăuga ulterior dacă este necesar. Un exemplu de modul comun pe care îl puteți adăuga mai târziu este contabilitatea salariilor.
Dacă modulele nu pot fi adăugate, software-ul face upgrade cu ușurință la o versiune mai capabilă a aceluiași software de contabilitate? Sau, se exportă software-ul într-un format de date, cum ar fi CSV, astfel încât să îl puteți încărca dacă treceți la alt titlu de software de contabilitate mai târziu?
Îl sprijină banca dvs.?
Posibilitatea de a descărca tranzacții de la banca dvs. economisește mult timp, așa că aflați mai întâi dacă banca dvs. va accepta software-ul.
Ar trebui să fie online sau instalat?
Software-ul de contabilitate online este un software bazat pe web care rulează în siguranță printr-un browser de internet. Software-ul de contabilitate online este deosebit de convenabil pentru accesarea datelor și înregistrărilor contabile de pe mai multe computere.
Accesul poate fi restricționat pentru unii utilizatori?
Dacă mai mult de o persoană utilizează software-ul de contabilitate, o persoană poate avea nevoie de acces complet la toate funcțiile, dar altele pot avea nevoie doar de acces la zonele de introducere a datelor și nu de rapoarte.
Software-ul de contabilitate vine cu o probă gratuită?
Cel mai bine este întotdeauna să încercați software-ul înainte de a-l cumpăra. Pentru a vedea cât de utilă este documentația software-ului, descărcați versiunea de încercare gratuită și încercați-o câteva zile pentru a vedea dacă se potrivește.
Luați în considerare costurile de sprijin
Nu uitați să includeți costurile de asistență în bugetul software-ului dvs. de contabilitate. Unele software de contabilitate oferă asistență pe bază de taxe prin e-mail sau telefon din momentul în care începeți să utilizați software-ul. Cu toate acestea, este obișnuit ca costul software-ului de contabilitate pentru întreprinderile mici să ofere suport fără costuri pentru un set perioadă de timp, astfel încât să puteți pune întrebări atunci când începeți să utilizați software-ul fără a suporta suplimentar cheltuieli. După această perioadă de timp, plătiți pentru asistență anual, trimestrial sau pe bază de utilizare.
Software-ul de contabilitate poate avea un forum de utilizatori online gratuit unde puteți pune întrebări, de asemenea. Aceasta poate fi o alternativă bună la asistența cu taxă atunci când întrebarea dvs. este despre ceva simplu, cum ar fi cum să utilizați o funcție.
Nu plătiți pentru funcții inutile
O afacere mai mică și mai puțin complexă are nevoie de mai puține funcții decât o afacere mai mare. Indiferent cât de irezistibile ar părea „fluiere și clopoței” în plus, rezistă tentației de a cumpăra mai mult software de contabilitate decât ai nevoie.
În general, plătiți mai mult pentru funcții suplimentare în software-ul de contabilitate. Dacă afacerea dvs. crește suficient pentru a avea nevoie de caracteristici financiare mai solide, costul este justificat, dar până atunci ar trebui să rămâneți cu elementele de bază. Pentru întreprinderile mai mici, acum există suficiente opțiuni de software de contabilitate disponibile, astfel încât supracumpărarea nu este necesară.
Consultați-vă cu contabilul dvs
Software-ul de contabilitate nu înlocuiește un contabil pentru a se asigura că afacerea dvs. respectă practicile contabile și fiscale legale și acceptate. Dar atunci când utilizați software de contabilitate, contabilul dvs. nu va trebui să-și petreacă timp pentru anumite sarcini, ceea ce economisește bani pentru o afacere mică.
Orice software de contabilitate bun va avea rapoartele pe care trebuie să le oferi contabilului dvs. lunar, trimestrial și anual. Întrebați-vă contabilul ce rapoarte sunt necesare și asigurați-vă că le puteți genera cu software-ul de contabilitate pe care îl aveți în vedere.
