Dincolo de experiența pură, cel mai bun mod ca un planificator de evenimente să devină un planificator de evenimente și mai bun este participarea la o altă funcție ca invitat. Majoritatea planificatorilor de evenimente petrec durata unui eveniment coordonând culisele, dar trăirea unui eveniment prin ochii unui invitat poate fi, ei bine, revelatoare.
A fi un invitat, mai degrabă decât un planificator de evenimente, vă oferă ocazia de a observa operațiunile unui eveniment personalul în acțiune, o perspectivă din care este adesea mai ușor de observat ce funcționează bine -- și ce nu. Iată trei greșeli pe care probabil le vei vedea la evenimentele prost gestionate, împreună cu sfaturi pentru a evita astfel de greșeli la evenimentele tale.
Tabel de înregistrare greșit
Când oaspeții se apropie de o masă de înregistrare, personalul evenimentului ar trebui să fie primitor și gata să îi ajute pe oaspeți, indiferent de situație.
Nu este orientat spre servicii și nici măcar politicos să presupunem că cineva care merge la masa de înregistrare nu aparține evenimentului. Cu toate acestea, asta este exact ceea ce se poate întâmpla dacă personalul nu este pregătit sau informat corespunzător. Reamintim personalului evenimentului că un tabel de înregistrare reprezintă imaginea gazdei și a organizației din spatele evenimentului. Personalul ar trebui să întâmpine toți oaspeții la masa de înregistrare și să întrebe dacă sunt acolo pentru a se conecta la eveniment după numele evenimentului sau al gazdei. Dacă s-a făcut o greșeală, cei mai mulți oaspeți se vor autocorecta și se vor scuza. Dacă nu, personalul ar trebui să primească instrucțiuni despre cum să abordeze cel mai bine situația. Bunătatea merge mult în operațiunile de evenimente.
Configurare eveniment dezordonat
În cele mai multe locații, menajer curăță un spațiu de eveniment, iar personalul de operațiuni de banchet completează apoi configurarea. Dacă operațiunile de banchet scapă un pahar și nu reușesc să curețe cioburi, prin urmare, cioburi rămân pe podea - cu excepția cazului în care personalul evenimentului curăță.
Cioburile de sticlă spartă și alte resturi nu numai că lasă o imagine teribilă, dar pot crea și un pericol pentru siguranță. Prin urmare, cei mai buni planificatori de evenimente vor veni întotdeauna cu 1 până la 2 ore înainte de ora de începere pentru a observa configurarea și Efectuați o serie de expuneri ale zonei și căutați sticlă și alte obiecte cu 30 de minute și din nou cu 15 minute înainte de eveniment. În cazul în care ceva nu este la locul său, planificatorul de evenimente îl poate aduce în atenția personalului de banchet.
Curățare nepotrivită
Cu orice eveniment, vor exista două programe: agenda organizatorilor și programul de lucru al personalului de operațiuni ale locației. Este responsabilitatea planificatorului de evenimente să se asigure că ambele sunt sincronizate corespunzător.
Prezentarea sau prezentarea programului va avea loc de obicei imediat după un fel de recepție de sosire, care poate include mese de înregistrare, alimente și băuturi. Momentul activităților de curățare și demolare trebuie, prin urmare, să fie planificat cu atenție pentru a nu interfera sau întrerupe agenda programului. Atunci când curățarea și demolarea nu este discutată cu personalul operațiunilor evenimentului în avans, un planificator de evenimente poate găsi asta mesele și alte obiecte pot fi îndepărtate direct în fața gazdelor sau a vorbitorilor oaspeților, distragând atenția tuturor din sala. cameră.
Concluzia
În timp ce locațiile bine gestionate cu manageri și personal diligent pentru operațiunile de evenimente ar trebui să ușureze munca unui planificator de evenimente, o astfel de execuție perfectă a evenimentului nu este întotdeauna cazul. Excelenții planificatori de evenimente fac ca fiecare detaliu al execuției unui eveniment să fie afacerea lor. Ei își iau timp pentru a discuta cu managerii de banchete toate aspectele legate de amenajarea, serviciul evenimentului și dezafectarea înainte de evenimentul în sine și să supravegheze operațiunile evenimentului înainte, în timpul și după pentru a asigura cel mai bun eveniment posibil pentru client.
