Nu numai că orele suplimentare se clasează ca una dintre cele mai mari cheltuieli curente pentru majoritatea companiilor, dar și managementul corect sau incorect. orele suplimentare pot însemna diferența dintre procese costisitoare, moralul scăzut și vulnerabilitatea la modificările reglementărilor privind orele suplimentare.
În ultimii ani de vremuri economice slabe, mulți angajați au fost dornici să se dovedească a fi muncitori din greu care nu se plâng că muncesc puțin timp în plus – fără a include neapărat o parte sau tot din el în propria lor foile de pontaj.
Mulți angajatori au susținut în mod tacit, sau chiar explicit, această atitudine. Ashley Dinsdale, un cumpărător pentru Macy’s, care lucrează peste 50 de ore pe săptămână, spune: „S-au produs concedieri la biroul angajatorului meu anterior. Acum, intru mai devreme și trimit e-mailuri pentru ca ei să știe că sunt acolo.”
Gândește proactiv
Deși orele suplimentare sunt adesea pline de cheltuieli și capcane, nu trebuie să fie așa. Gestionarea proactivă a orelor suplimentare ale angajaților dvs., evitarea surprizelor și pregătirea pentru viitor vă poate reduce cheltuielile, vă poate proteja compania de acțiunile în justiție și vă poate îmbunătăți moralul la nivel de companie.
Următoarele patru sfaturi ale experților pot lumina unele dintre problemele legate de orele suplimentare și vă pot ajuta să evitați capcanele și surprizele majore atunci când vine vorba de gestionarea oricăror probleme potențiale.
1. Urmăriți timpul angajaților. Muncitorul american mediu, conform Biroului de Statistică a Muncii, lucrează puțin mai mult de patru ore de ore suplimentare pe săptămână. Adică 208 ore pe an. Estimarea unui salariu mediu de 21 USD pe oră salariu de timp și jumătate, totalul total ajunge la 6.552 USD per angajat, pe an. Cu un personal de 20 de angajați, asta înseamnă doar 131.040 USD pentru cheltuieli suplimentare.
Ce poți face pentru a evita surprizele când vine vorba de ore suplimentare? Una dintre cele mai mari resurse disponibile este urmărirea timpului mobil care include alerte pentru a informa angajații și managerii atunci când pragurile pentru orele suplimentare încalcă. Urmărirea timpului angajaților permite, de asemenea, managerilor și proprietarilor de afaceri să vadă și să abordeze modelele la nivel de companie și la nivel individual de angajat atunci când vine vorba de orele suplimentare. Un angajat acumulează în mod constant ore suplimentare în fiecare săptămână?
Orele suplimentare provin din lipsa de personal, sarcini mari de proiect sau un angajat care are timp suplimentar pe mâini și dorește plata suplimentară? Având o imagine de ansamblu asupra timpului petrecut și a modului în care acesta este alocat diferitelor proiecte, managerii pot lua decizii informate cu privire la resurse și orele suplimentare.
Nu vă feriți de a urmări orele doar pentru angajații orar. A ști exact câte ore contribuie fiecare este esențial pentru a face alegeri inteligente și pentru a gestiona potențialele modificări viitoare ale reglementărilor federale privind orele suplimentare.
Urmărirea timpului evită, de asemenea, rotunjirea foii de pontaj, care de obicei se întâmplă destul de inocent, dar de obicei este în favoarea angajatului. Asociația Americană de Salarizare estimează 10 minute de rotunjire pe tură per angajat. Asigurați-vă că sistemul pe care îl alegeți vă ajută Conformitate DCAA și DOL, pentru a vă proteja cu înregistrări ușor de găsit în cazul auditurilor guvernamentale sau al conflictelor de muncă.
2. Aruncă o privire atentă la clasificarea angajaților. Ar trebui să știți că, dacă angajatul dvs. este salariat, dar câștigă mai puțin de 23.660 USD pe an, vi se cere în continuare să plătiți ore suplimentare și că acest prag este pe punctul de a crește brusc. Ca să nu mai vorbim de clasificarea unui angajat ca scutit cu un salariu sub 23.660 USD pe an sau într-un poziția care nu se califică pentru statutul de scutire pur și simplu pentru a evita să plătești orele suplimentare nu este un sunet strategie. O parte semnificativă a proceselor de muncă care au fost în creștere din 2004 provin din clasificare greșită și reparații pentru plățile întârziate datorate în timpul orelor suplimentare pentru orele suplimentare lucrate fără plată.
În scopul condamnării, nu contează pentru instanțe dacă în mod intenționat clasificați greșit angajații sau în mod nevinovat; este treaba ta ca angajator să te asiguri că clasificarea este corectă pentru angajații tăi și nu manipulată în încercarea de a reduce costurile. Penalitățile pentru clasificarea greșită includ până la doi ani de plăți înapoi pentru orele suplimentare datorate și dacă se consideră că ați clasificat greșit angajatul în mod intenționat, veți datora trei ani înapoi a plati.
Pentru a vă asigura că clasificările dvs. sunt la îndemână, evaluați în mod regulat îndatoririle și relația angajaților dvs. cu compania și consultați un avocat în zonele gri. S-ar putea să usture puțin să plătești taxa legală, dar este un pic mic în comparație cu potențialele consecințe.
3. Comunicați așteptările. Una dintre cele mai bune modalități de a gestiona orele suplimentare este de a îmbunătăți comunicarea în jurul subiectului. Faceți clar așteptările angajaților, instruiți în mod explicit managerii și angajații cu privire la așteptări și eliminați din răsputeri orice obiceiuri angajaților de a nu înregistra orele suplimentare „din bunătatea inimii lor”.
Pot exista multe reguli nerostite despre momentul în care să înregistreze munca pentru angajații orar decât pentru manageri sau proprietarii de afaceri își dau seama, dar munca fără plată este încă un motiv de acțiune în justiție, chiar dacă aprobarea este tacit. Și oricât de bune ar fi inimile angajaților tăi, munca fără plată în cele din urmă mănâncă moralul și transparența în cadrul companiei.
Este deosebit de important să vă clarificați așteptările cu privire la tehnologie. Verificarea e-mailului și așteptarea angajaților să răspundă în afara orelor de lucru pot părea destul de inofensive, dar minutele se adună. Multe companii se așteaptă ca angajații să fie disponibili în afara orelor de program pentru comunicarea prin e-mail, dar acest lucru a fost susținut în instanță ca muncă. S-ar putea să fii șocat să afli câte „ore” înregistrează efectiv angajații tăi ore libere numai pe această sarcină.
Katharine C. Giovanni, președintele Triangle Concierge spune: „Toată lumea încearcă să strângă 36 de ore într-o zi de 24 de ore. În concluzie, tehnologia nu ajută pentru că îți poți lua biroul cu tine. Deci, lucrăm tot timpul.” Clarificați-vă așteptările legate de e-mail și apoi asigurați-vă că îi țineți pe toți, manageri și angajați deopotrivă, la standardele pe care le stabiliți.
4. Accentuați antrenamentul încrucișat. În unele companii, cheltuielile cu orele suplimentare se adună rapid pentru anumite persoane, pur și simplu pentru că nimeni altcineva nu își poate face treaba. Nu numai că orele suplimentare se adună, dar se dezvoltă blocajele, iar lățimea de bandă a unor angajați ajunge la maxim, în timp ce a altora ajung să fie subutilizată.
Accentuați antrenamentul încrucișat pe cât posibil pentru a împărți sarcina și a permite diferiților angajați să intervină în proiecte pe măsură ce volumul de muncă crește sau apar situații de urgență. Formarea încrucișată eficientă poate, de asemenea, să îmbunătățească moralul, dând putere mai multor membri ai personalului să contribuie la proiecte cheie și ușurând o parte din povara impusă altor membri ai personalului.
Antrenamentul încrucișat vă poate permite, de asemenea, să fiți mai flexibil cu programarea. De prea multe ori companiile sunt forțate să programeze în preajma unor persoane cu cunoștințe de specialitate în detrimentul unor ore suplimentare semnificative. Deși nu este posibil, sau ideal, să se antreneze încrucișat pentru toate sarcinile sau seturile de abilități, identificând sarcinile care pot poate fi învățat cu ușurință de mai mulți angajați poate reduce drastic orele suplimentare crescând în același timp productivitatea și eficienţă.
Acțiune legală
Angajații îngrijorați de locurile lor de muncă sau de performanță ar putea dori să înregistreze orele fără a percepe timpul. Cu toate acestea, companiile nu ar trebui să vadă acest tip de comportament ca pe un lucru bun. Închiderea ochilor sau încurajarea acestui tip de comportament pe front-end poate avea o situație financiară dezastruoasă repercusiuni ulterior, în cazul în care aceiași angajați decid să depună o acțiune în justiție pentru clasificare greșită sau timp lucrat fara plata.
Potrivit Asociației Naționale a Avocaților de Angajare, disputele de muncă și salariile au crescut cu 77% din 2004 și nu întâmplător, 2004 a fost ultima dată când DOL a revizuit Legea privind standardele echitabile de muncă. Cu discuțiile în curs de desfășurare a modificărilor reglementărilor privind orele suplimentare, proprietarii de afaceri se pot aștepta să vadă mai multe valuri de dispute de muncă și salarii.
Numai în 2014, Departamentul Muncii a ordonat întreprinderilor din toată țara să plătească aproape 241 de milioane de dolari în salarii înapoi din cauza clasificării greșite a angajaților ca încercare de a evita plata orelor suplimentare, solicitând sau încurajând angajații să lucreze mai mult de 40 de ore pe săptămână fără plată sau încurajând angajații să răspundă la e-mailuri, mesaje text și apeluri telefonice în afara programului fara plata. Din Angajații EMS din Charleston la lucrătorii din domeniul sănătății din Santa Barbara și manageri de la magazinele de articole sportive, noi procese continuă să apară zilnic.
Despre Amy Bailey
Amy supraveghează toate operațiunile financiare, de resurse umane și de construcții la TSsheets. Ea este o mândră Idaho Vandal care a petrecut opt ani în contabilitate publică la Coopers & Lybrand și mai mult de 20 de ani cu companii de tehnologie de mare dezvoltare, atât publice, cât și private, precum Extended Systems, ProClarity, Microsoft și Silverback. Ea are doi copii și locuiește cu soțul ei și cu un Mastiff englez pe nume Scout.
