Există multe motive pentru care companiile încep să caute un nou software de planificare a resurselor întreprinderii (ERP).
ERP vs. QuickBooks și alte programe de contabilitate
Multe companii își depășesc nivelul de intrare program de contabilitate pachete, cum ar fi QuickBooks sau Peachtree. Alții constată că software-ul lor existent nu se integrează cu alte sisteme software terțe și creează nevoia de a lucra mai mult. Oricare ar fi motivul, prima întrebare pe care probabil o veți pune atunci când cumpărați un nou sistem ERP este „Cât va costa?”
Costuri ascunse în prețul software-ului
Costul total de proprietate include o varietate de costuri, nu doar taxele de licențiere software. O carte albă ERP Panels indică faptul că există patru costuri pentru implementarea ERP:
- Taxe de licență software
- Taxe de mentenanță
- Hardware
- Servicii de implementare
Cu toate acestea, alți specialiști în implementare sugerează că aceste costuri sunt mult mai mari decât cele citate în documentul ERP. IQMS, care oferă sisteme software ERP din 1989, a citat numeroase alte costuri ascunse în experiența lor de a realiza implementări ERP pe care proprietarii de afaceri ar trebui să le ia în considerare. Potrivit IQMS,
- Implementarea
- Instruire
- Dezvoltare pentru personalizare
- Reproiectarea procesului
- întreținere
- Upgrade-uri
- A sustine
IQMS vă recomandă să vă asigurați că furnizorul dvs. de software include toate aceste costuri în propunerea care vă este adresată și că veți avea o estimare rezonabilă a costurilor totale dacă sunt de bunăvoie să „le pun pe masă” pentru ca dvs. vedea.
Planificați în consecință pentru costul implementării
Costurile totale de implementare nu vor fi niciodată cunoscute până când nu finalizați proiectul, deoarece retrospectiv este 20/20. Cu toate acestea, o astfel de analiză retrospectivă nu vă va ajuta să vă evaluați bugetul care este pregătit înainte de finalizarea implementării noului dumneavoastră sistem ERP. Deși nu puteți ști niciodată cu exactitate care sunt costurile finale, vă puteți asigura că bugetul dvs. este cel puțin rezonabil.
Nu există un sentiment mai rău în lumea afacerilor decât depășirea bugetului, iar multe proiecte sunt peste buget doar pentru că sunt subbugetate. Așa că asigurați-vă că faceți niște verificări simple pentru a vedea dacă toate costurile sunt incluse și că costurile bugetate par rezonabile.
Acest lucru ridică întrebarea „Care sunt costurile rezonabile?” Cel mai bun sfat vine de la J. Carlton Collins, CPA, care a scris că „Realitatea este că costul implementării unei piețe medii pentru Sistemul software de contabilitate de ultimă generație va varia de obicei de la 1:1 la 2:1 în comparație cu costul software."
Această regulă simplă vă poate ghida în ceea ce privește costurile totale. Depășirile totale ale costurilor sunt de obicei mult mai mari decât cele ale planificării, pregătirii și testării adecvate.
Ar trebui să vă așteptați să cheltuiți între 20% și 25% din costuri în această fază de planificare și pregătire, iar Collins indică faptul că numai 10% din costuri sunt cheltuite pentru implementarea efectivă a software-ului, în timp ce cea mai mare parte a costurilor de implementare a ERP este formarea cheltuieli.
Este ERP cea mai bună opțiune pentru compania dvs.?
Ideea aici este că trebuie să luați în considerare că costurile totale ale implementării ERP includ toate costurile și asta aceste estimări ale costurilor sunt rezonabile dacă doriți să obțineți o imagine exactă a ceea ce veți cheltui pentru noul dvs sistem.
De asemenea, ar trebui să dedicați resurse adecvate pentru planificare, pregătire, testare și instruire, deoarece dacă nu o faceți cheltuiți bani în aceste domenii, atunci probabil veți ajunge să plătiți mai mult decât era anticipat pentru sistemul dvs. ERP implementare.
