Este foarte tentant în vremuri grele să reducă posturile de personal plătite și să le transformi în posturi de voluntari. Folosirea voluntarilor pentru a îndeplini sarcini sau locuri de muncă care altfel ar putea fi efectuate de personalul plătit – adesea numită înlocuirea locului de muncă – ar trebui să fie doar o parte a unei strategii generale de reducere a costurilor în perioadele grele.
Dar este corect? Funcționează? Care sunt capcanele sau beneficiile? Iată câteva sfaturi pentru a o face corect:
Nu concediați personalul care intenționează să înlocuiască un voluntar
Dacă concediezi personal plătit pentru a aduce un voluntar, ai putea să-ți provoci probleme. O astfel de acțiune este obligată să-i facă pe alți angajați plătiți să se teamă pentru pozițiile lor și să se supăreze și să reziste la lucrul cu voluntarii, temându-se că ar putea să-și ia locurile de muncă.
Cu toate acestea, atunci când există o uzură naturală sau o reorganizare generală, folosiți această oportunitate pentru a regândi modul în care este configurată organizația dvs. Gândiți-vă cum ați putea reconfigura locurile de muncă, astfel încât unele sarcini să poată fi îndeplinite de către
De exemplu, tocmai v-ați promovat recepționerul într-o poziție de asistent administrativ care lucrează cu directorul de dezvoltare. Aceasta lasă deschisă postul de recepționer. Poate că un voluntar ar putea acoperi acele sarcini.
Unele organizații pot alege să limiteze orele în care sunt deschise publicului la cinci pe zi (10 a.m.- 3 p.m.) și să folosească voluntari pentru a se ocupa de recepție. Au un voluntar diferit în fiecare zi. Acel voluntar răspunde la telefon, salută vizitatorii și îndeplinește o serie de sarcini de birou bine definite și documentate. La sfârșitul zilei, voluntarul folosește un formular pentru a rezuma lucrurile importante care au avut loc în acea zi și orice probleme care ar putea trebui rezolvate de voluntarul din ziua următoare.
Această abordare poate funcționa pentru o organizație care are majoritatea erorilor rezolvate, iar dacă voluntarii sunt fericiți și loial. De asemenea, ai avea nevoie de suficienți voluntari pregătiți pentru a avea câțiva voluntari suplimentari în birou care să se ocupe de alte sarcini de birou, ajutând și mai mult organizația.
Nu folosiți voluntari pentru sarcinile de rutină
Mulți voluntari sunt bucuroși să facă muncă de birou, să primească corespondențe de la ușă sau să facă comisioane. Cu toate acestea, ori de câte ori există o sarcină pe care personalul dvs. ar dori cu adevărat să o facă, dar nu are timp s-o întreprindă, gândiți-vă să folosiți un voluntar.
Un voluntar ar putea acționa ca coordonator de voluntar, poate ajuta la redactarea granturilor sau a resurselor de granturi de cercetare. Ei pot fi responsabili pentru un buletin informativ, pot instrui alți voluntari sau chiar personalul, pot planifica și implementa evenimente speciale sau o mulțime de alte lucruri. Gândește creativ și caută voluntari care au talente sau experiență speciale.
Luați în considerare găsirea și utilizarea voluntarilor „calificați”.
Voluntarii calificați sunt de obicei specialiști în acele domenii pe care o organizație nonprofit nu este. Astfel de domenii includ finanțe, resurse umane și marketing. Acești voluntari calificați sunt adesea angajați ai corporațiilor. Ca parte a angajatorului lor responsabilitatea socială a întreprinderilor programului, corporațiile lor le oferă timp să lucreze cu organizații nonprofit.
Există, de asemenea, voluntari calificați între locuri de muncă, care ar putea fi foarte interesați să-și păstreze abilitățile clare și să adauge la CV-urile lor.
Voluntarii calificați nu pot înlocui personalul, dar pot înlocui externalizarea costisitoare și consultanții externi. Ei vă pot ajuta să vă reorganizați, să efectuați un audit organizațional, să dezvoltați acele date necesare pentru a ajuta consiliul să facă decizii organizaționale, găsiți modalități de a economisi bani pe serviciile esențiale sau ajutați personalul să se concentreze pe ceea ce este cel mai important locurile lor de muncă.
Multe organizații nonprofit nu folosesc voluntari calificați – numiti și muncă pro bono – atât de des pe cât ar trebui. Întrebați fundațiile corporative locale dacă au un program de voluntariat calificați sau aplicați pentru un grant pro bono prin Fundația Taproot.
The Corporație pentru serviciul național și comunitar are un set de instrumente pentru a ajuta organizațiile nonprofit să se pregătească să folosească voluntari bazați pe abilități. De asemenea, vă puteți publica ofertele pentru voluntari cu abilități profesionale la Catchafire, un serviciu de potrivire online.
Nu tolerați un sistem de caste în biroul dvs
În unele birouri nonprofit, există manageri sau personal plătiți care ies zilnic la prânz, în timp ce personalul de birou iar voluntarii au mâncat sandvișuri cu salată de ouă în sala de pauză, între timp ținând apăsat fortul până când managerii întors. Ce mod de a face ca personalul de serviciu și voluntarii să se simtă ca cetățeni de clasa a doua. Găsiți modalități de a fi incluzivi și de a face pe toți să simtă că sunt vitali pentru ceva foarte important.
Acționați rapid atunci când sunt interesați
Voluntarii au o mulțime de oportunități în multe organizații. Acționează rapid atunci când își arată interesul pentru al tău, sau se vor duce în altă parte. Este obișnuit ca potențialii voluntari să primească o verificare slabă din partea organizațiilor nonprofit. Fie managerul de voluntari este surd la ceea ce spune voluntarul despre timpul pe care îl are la dispoziție (se simte copleșit este un motiv la fel de frecvent pentru zborul voluntar ca și sentimentul subutilizat), sau voluntarul primește un interviu superficial care nu descoperă abilități și experiențe care ar putea fi indicii pentru a-l transforma într-un voluntar plin de satisfacții. situatie.
Păstrați o minte deschisă
Da, s-ar putea să aveți o listă de roluri de bază pe care le căutați mereu, dar atunci când interviul dvs. dezvăluie alte posibilități, nu vă legați de precedent și reguli. Nu ezitați să creați un loc de muncă voluntar care să se potrivească acelei persoane, talentele și interesele acesteia. Este posibil să puteți elibera un membru al personalului plătit de o anumită sarcină și să o transferați unui voluntar. Acest lucru ar trebui să permită personalului dvs. plătit timp să-și petreacă timp altor sarcini stringente. Totuși, nu ar trebui să expună niciodată un personal plătit la o posibilă pierdere a locului de muncă.
Concluzia este că nu este în beneficiul nimănui să reducă costurile prin reducerea deliberată a personalului și înlocuirea cu voluntari, dar pot exista modalități creative de a le permite voluntarilor să ocupe anumite roluri dacă o faci cu înțelepciune.
