Seminarii: ce sunt acestea?

Un seminar este un program comercial în care participanților li se oferă informații sau instruire despre un anumit subiect. Un seminar se desfășoară de obicei pentru grupuri de 10 până la 50 de persoane și are loc frecvent la un spațiu de întâlnire a unui hotel, o instituție academică sau într-o sală de conferințe de birou. Unele tipuri comune de seminarii în afaceri se concentrează pe dezvoltarea personală sau strategiile de afaceri.

Ce sunt seminariile?

Seminariile, numite uneori conferințe, sunt evenimente sponsorizate de companii sau corporații cu intenția de a transmite cunoștințe, tehnici noi sau practici noi angajaților lor.

Seminariile nu trebuie confundate cu atelierele. Atelierele tind să fie mai practice, în timp ce seminariile sunt, în general, orientate mai mult spre învățarea despre un anumit subiect sau subteme conexe. Acestea ar putea implica vorbitori invitați care sunt experți în domeniul relevant pentru a da credibilitate informațiilor prezentate.

Un exemplu, luați în considerare o corporație tehnologică care dorește să se asigure că programatorii săi sunt la egalitate cu modificările recente ale limbajului de programare pe care îl folosesc. Planificatorii ar găsi experți în limbă care ar putea preda schimbările, să localizeze un loc și să coordoneze prezența angajaților. De asemenea, ar verifica cu expertul pentru a vedea dacă este nevoie de echipamente speciale, materiale sau orice altceva necesar pentru un flux de succes al seminarului.

Cum funcționează seminariile?

Un seminar poate fi inițiat și planificat în diferite moduri. În general, a corporație identifică un domeniu în care dorește să educe unii angajați. Planificatorii identifică apoi locurile disponibile și experții și apoi creează un program pentru eveniment. Ei identifică metode și cerințe de prezentare, băuturi răcoritoare, grupuri sanitare, estimează costurile și deconflict orice situații care ar putea interfera cu seminarul.

Dacă plănuiești un eveniment, este important să fii organizat și să ai o listă de verificare detaliată pentru a te menține pe treabă. Există o serie de articole care ar trebui să fie pe dvs planificarea seminarului lista de verificare.

Confirmați scopul evenimentului

Mai întâi va trebui să înțelegeți de ce are loc evenimentul. De exemplu, este posibil să lucrați la un seminar destinat experților care speră să-și perfecționeze cunoștințele sau să fie la curent cu noile evoluții. Puneți întrebări specifice pentru a determina de ce au nevoie, astfel încât să puteți lucra pentru a le oferi.

Consultați Ghidul de specificații al Consiliului pentru industria evenimentelor

The Consiliul Industriei Evenimente (fostul APEX) a stabilit o serie de instrumente care oferă o sursă excelentă de bune practici pentru a ajuta organizatorul de evenimente sau întâlniri să țină evidența detaliilor.

Creați un profil de eveniment

Odată ce un planificator are câteva dintre întrebările de bază despre eveniment acoperite, este timpul să creeze un profil de eveniment. Acest raport include în general informații despre locație, aranjarea locurilor, prezență, costuri și orice alte informații despre eveniment.

Stai informat

Vrei să te asiguri că seminarul nu concurează cu evenimente similare sau pentru același public. De exemplu, dacă dezvoltați un nou eveniment pentru o industrie care are deja un eveniment major în primăvară, evitați să îl programați și în primăvară.

Solicitați propuneri de locație

Solicitați oferte din locații potențiale. În funcție de dimensiunea și amploarea unui eveniment, acest pas ar trebui făcut cu mult timp înainte. Locurile pentru evenimente mari pot rezerva până la un an sau mai mult înainte de timp.

Subliniați nevoile seminarului

Determinați resursele necesare îndeplinirii obiectivelor evenimentului.

Buget cu atenție

Cheltuielile pot crește pentru un eveniment mare, cum ar fi un seminar, așa că fiți pregătiți cu un buget detaliat.

Solicitați sponsorizări

Una dintre cele mai bune modalități de a ajuta la finanțarea unui seminar este să ai sponsori. Companiile care trimit participanți la seminarii sunt adesea dispuse să cumpere sponsorizări.

Confirmați și dezvoltați agenda

The planificator de evenimente trebuie să fie gata să ajusteze planul și să lucreze îndeaproape cu locația pentru a se asigura că totul decurge fără probleme.

Confirmați comanda evenimentului de banchet

Ordinea evenimentului de banchet este o schiță a întregului seminar care acționează ca un ghid pentru personalul locației. Odată ce planificatorul știe numărul vizat de participanți și cerințele logistice pentru seminar, ar trebui să trimită acest document conducerii locației, astfel încât să își poată începe pregătirile.

Creați comunicații și materiale pentru evenimente

Totul, de la invitațiile la evenimente până la agendă, trebuie să fie tipărit sau proiectat pentru publicare și distribuire online.

Finalizați logistica cu gazda

Confirmați vorbitorii evenimentului, cerințele tehnologice, numărul de participanți, rolurile și responsabilitățile de gazdă și materialele evenimentului, urmărind apeluri telefonice sau întâlniri față în față.

Acordați suficient timp pentru configurare

Toate materialele pentru eveniment, fișe, semnalizare, afișaje, cadouri, tabele de înregistrare, insignele de nume și multe altele trebuie să fie pregătite pentru eveniment.

Utilizați Tehnologia

De la marketing la înregistrări la evenimente, facilitează-le potențialilor participanți să învețe despre înscrierea online la seminar. Profitați de instrumentele de social media creând un hashtag unic care să fie inclus în postări și oferind stimulente pentru ca oamenii să distribuie sau să eticheteze prietenii în postări.

Aveți planuri de urgență

Cu cât evenimentul este mai mare, cu atât există mai multe posibilități ca ceva să meargă prost. O parte din planificarea unui eveniment implică brainstormingul problemelor potențiale care ar putea apărea, de la oaspeții care sosesc devreme până la experți care nu se prezintă. Aveți planuri de rezervă în vigoare. Planurile bune de rezervă pot transforma un potențial dezastru într-un eveniment despre care participanții au crezut că a mers impecabil.

Tipuri de seminarii

În general, există trei tipuri diferite de seminarii care pot fi planificate. Fiecare dintre cele trei are audiențe și scopuri diferite, necesitând abordări diferite la locații și costuri.

Dezvoltare personala

Conceput pentru formarea și îmbogățirea angajaților, seminariile de dezvoltare personală abordează orice, de la abilități dure, cum ar fi ca tehnologie la abilități soft, cum ar fi psihologia leadershipului și modul în care aceste abilități pot fi aplicate profesiei în cauză.

Aceste seminarii pot lua forma unor retrageri sau discuții intense; ele pot fi, de asemenea, folosite pentru a instrui conducerea sau noii angajați în valorile sau procedurile de bază ale companiei. De exemplu, o companie care a dezvoltat o nouă strategie sau abordare pentru personalul său de vânzări poate organiza seminarii pentru a instrui oamenii de vânzări cu privire la schimbări și la cel mai bun mod de a le implementa.

Afaceri

Seminariile de afaceri atrag antreprenorii sau proprietarii de afaceri mici. Ei împărtășesc povești și strategii de succes, precum și informații despre marketing, licențiere și franciză sau alte preocupări. Un exemplu de unul dintre aceste seminarii ar putea fi o adunare axată pe marketing prin intermediul rețelelor sociale. Participanții ar învăța cele mai bune practici pentru promovarea afacerilor lor prin Facebook, Twitter, Instagram și alte platforme de social media.

Academia

Uneori, un planificator de evenimente este chemat să organizeze un seminar într-un cadru academic. Mai puțin formal decât o prelegere la clasă, un seminar permite ca grupuri mici să se întâlnească și să discute subiecte academice sau lecturi obligatorii, precum și să stabilească obiective pentru cercetare și continuarea investigației.

Un district școlar care își reînnoiește programa de științe, de exemplu, ar putea organiza un seminar pentru profesorii săi de științe pentru a aborda noile standarde și practici.