Fiecare proiect poate beneficia din când în când de un audit. Dar nu vă faceți griji, nu este atât de înfricoșător pe cât pare. Un audit de proiect este în cazul în care o persoană imparțială revizuiește proiectul dvs. și oferă îndrumări cu privire la ceea ce ar putea fi făcut diferit pentru a-și îmbunătăți șansele de succes. Acest articol explică totul și vă explică cum să vă pregătiți pentru un audit de proiect.
Cât de formal este un audit de proiect
Un audit de proiect este în mod normal un exercițiu formal. Echivalentul informal se numește în mod normal o evaluare inter pares. Aici un coleg examinează proiectul dvs. și documentația asociată și vă oferă feedback despre locurile în care ar trebui să petreceți mai mult timp.
Auditurile de proiect sunt formale prin faptul că, de obicei, au un set definit de întrebări și sunt efectuate de cineva care face astfel de lucruri în mod regulat.
Cine Realizează Audituri de Proiect
Persoana care face auditul proiectului ar putea fi alta manager de proiect
Va fi cineva care se poate considera imparțial, așa că nu va fi managerul dvs. de linie sau sponsorul proiectului. Ar putea fi chiar o echipă de oameni, în funcție de dimensiunea proiectului.
Cum să vă pregătiți pentru un audit de proiect
Primul și principalul lucru pe care trebuie să vă organizați este să aveți copii ale documentației de proiect pe care auditorul să le examineze. Daca ai un coordonator de proiect, cereți-le să adune un pachet de documente (de preferință electronice). Ar trebui să aveți toate informațiile ușor accesibile, dar chiar dacă o faceți, acest pas poate dura ceva timp. Ca minim, asigurați-vă că aveți plan de proiect, jurnalul de riscuri, Raport de probleme, buget, și programul disponibil pentru auditor.
Cine trebuie să fie implicat
Acest lucru depinde de felul de lucruri pe care auditorul vrea să se uite. Tu, ca manager de proiect, va trebui să petreci ceva timp cu ei. Așteptați-vă ca și membrii echipei dvs. să fie chemați pentru a discuta cu auditorul.
Rețineți că, cu cât petrec mai mult timp lucrând la sarcini legate de audit, cu atât mai puțin timp au la dispoziție munca de proiect, așa că poate fi necesar să reprogramați unele activități și să lucrați mai încet în timpul auditului perioadă.
Cât durează un audit de proiect
Nu există o perioadă fixă de timp pentru un audit de proiect. În cazul proiectelor mari, veți descoperi că durează mult mai mult. În cazul proiectelor mici, auditorul ar putea fi realizat în câteva ore. De îndată ce știi că proiectul tău va fi auditat, întreabă-ți echipa de audit cât timp anticipează că va dura munca.
Ce caută auditul
Dacă auditul a fost apelat din cauza unei preocupări speciale, cum ar fi eșecul de a atinge obiectivele de calitate, atunci așteptați-vă să cerceteze în profunzime acea zonă. Un audit de rutină va analiza în linii mari diferitele domenii ale managementului de proiect și rezultatele la care lucrează proiectul. Acesta va acoperi timpul, costul și calitatea proiectului dvs. și implicarea părților interesate.
Obiectivul auditului este de a afla dacă proiectul își va îndeplini sau nu obiectivele. Dacă auditorul consideră că, pe baza performanței curente, proiectul nu va atinge acele obiective, el sau ea va prezenta recomandări de acțiune.
Recomandările depind de ceea ce este găsit
Recomandările din raportul auditorului vor depinde de ceea ce a constatat. Așteptați-vă să fie pozitive și formulate într-un mod care să vă permită să le adoptați cu ușurință. Ar trebui să fie practice.
La o extremă, auditorul poate recomanda ca proiectul dumneavoastră să fie închis, deși acest lucru s-ar întâmpla doar dacă ar simți că nu exista nicio șansă ca vreo lucrare de proiect din acest moment înainte să ofere vreun fel de valoare pentru organizare.
Privește auditul proiectului tău ca pe o experiență pozitivă. Ar trebui să vă avertizeze din timp cu privire la orice semn că proiectul dvs. este în dificultate și este o oportunitate de a lucra cu un profesionist cu experiență în proiect. Implementarea recomandărilor lor ar trebui să vă facă pe dvs., echipa și proiectul dvs. mai mult succes, iar asta nu poate fi decât un lucru bun.
