Majoritatea locațiilor sunt obișnuite cu presiunile care vin odată cu coordonarea mai multor evenimente într-un interval de timp scurt. La urma urmei, afacerea lor depinde de faptul că ei oferă servicii de calitate, iar fiecare eveniment este o oportunitate de a-și prezenta abilitățile ambilor planificatorii de evenimente și participanții. Cel mai critic moment vine însă înainte de începerea spectacolului, când clientul intră în sala de banchet pentru aranjare. În acest moment se va da tonul pentru restul zilei.
Pregătiți-vă cărucioarele
Primul lucru pe care clientul dvs. va dori să-l facă este să despacheteze toate proviziile pentru evenimente din vehiculul său. Aceasta poate fi o sarcină dificilă, mai ales dacă situația de parcare este greu de parcurs. Imaginați-vă pe cineva care intră în locația dvs. cu o mulțime de cutii grele - care este primul lucru pe care îl vor căuta? Răspunsul este, desigur, un cărucior sau orice altceva care le va ușura încărcătura și va face munca de rău augur de descărcare semnificativ mai ușoară. Să ai cărucioare disponibile chiar atunci când intră în locație este o modalitate ușoară de a-i face să se simtă „ușurați” doar prin prezentarea.
Pregătiți tabelele de înregistrare
Următorul pe lista de lucruri de făcut pentru majoritatea clienților este configurarea înregistrării. Acest lucru înseamnă locul tau mai bine să aveți toate componentele de înregistrare la locul lor înainte de a ajunge. Aceasta include toate mesele, scaunele, electrice și plinte. Organizarea etichetelor de nume și a materialelor de check-in va consuma mult timp pentru planificatorii de evenimente, iar aceștia nu ar trebui să aștepte ca tu să pui aceste lucruri simple la locul lor pentru ca ei să înceapă.
Aveți toate camerele set de mese și lenjerie
Asezarea tuturor meselor si scaunelor in spatiul evenimentului poate dura, evident, ceva timp. Sperăm că, dacă vii de la un eveniment anterior, ai spus clientului în avans când să te aștepți să fie setate toate componentele camerei. Dacă clientul dvs. intră într-o cameră cu zeci de muncitori care se zbârnesc pentru a desface mesele și scaunele, probabil că va intra în panică. În mod ideal, echipa dvs. de operațiuni va avea totul pregătit cu lenjerie de masă, astfel încât planificatorii să poată începe să plaseze piese centrale, articole de licitație etc.
Scoateți toate semnele devreme
Doar pentru că planificatorul principal știe cum să navigheze în clădire nu înseamnă că echipa ei de asistență știe. Puteți economisi pe toată lumea o mulțime de bătăi inutile actualizarea semnalizării în clădirea dvs. de îndată ce perioada de instalare este pe cale să înceapă. Rețineți că vânzătorii precum florarii și DJ-ii trebuie, de asemenea, să știe unde să meargă. Toate acestea sunt lucruri pe care trebuie să le revizuiți împreună cu clientul înainte de ziua evenimentului, dar sunt necesare și la care trebuie să aveți grijă în ziua cea mare.
Consultați BEO-urile și facturile
Din nou, probabil că ați trimis aceste documente prin e-mail de mai multe ori în zilele premergătoare evenimentului, dar nu strică niciodată să le revizuiți pentru ultima dată. Chiar dacă timpul de configurare este agitat, trebuie să alocați 15 minute pentru a examina împreună aceste documente. Coordonatorii locației ar trebui să aibă pregătit un pachet pentru clientul lor, care să includă BEO, diagrama camerei și factura potențială. Foarte puțini planificatori experimentați vor da ocazia de a revizui aceste lucrări critice.
Introduceri
Asigurați-vă că aduceți membrii cheie ai echipei dvs. la client pentru o prezentare oficială. Această listă include manager de catering, căpitan de banchet, supervizor de operațiuni și coordonator audio/vizual. Gândiți-vă în numele clientului dumneavoastră atunci când prezentați echipa – există detalii care ar trebui discutate față în față cu echipa dumneavoastră de management? Începerea unei scurte conversații este o modalitate eficientă de a evidenția cine este responsabil pentru fiecare zonă.
Această scurtă listă de verificare a elementelor de configurare a evenimentului va ajuta în mare măsură să vă mulțumiți clientul la sosire. În calitate de reprezentant principal al locației dvs., este întotdeauna cel mai bine să le oferiți clienților numărul dvs. de telefon mobil în cazul în care ceva nu merge bine în timp ce lucrați în biroul dvs. Amintiți-vă, s-ar putea să devină frustrați dacă au nevoie de ceva, dar vor fi și mai frustrați dacă nu vor găsi pe cineva care să-i ajute.
