Odată ce ai angajat oameni care să lucreze pentru tine, una dintre responsabilitățile tale ca angajator este să-i plătești în mod corespunzător. În Canada, aceasta înseamnă respectarea cerințelor Agenției Canadei de Venituri (CRA) și efectuarea și remiterea corectă a deducerilor de salariu. Acest articol vă va ghida prin procesul de a face salarizare în Canada.
Cum să faci salarizare în Canada
Pentru angajatorii canadieni, există cinci pași pentru a rula salarizarea:
- Deschiderea și operarea unui cont de salarizare la CRA.
- Colectarea informațiilor necesare de la angajați, cum ar fi numărul lor de asigurări sociale (SIN) și un formular TD1 federal și provincial completat.
- Efectuarea deducerilor corespunzătoare din salariul canadian din plata angajaților în fiecare perioadă de plată.
- Remiterea acestor deduceri de salariu, împreună cu cota angajatorului din contribuțiile la Planul de pensii din Canada (CPP) și primele de asigurări de muncă (EI), către CRA, după cum este necesar.
- Raportarea veniturilor și deducerilor fiecărui angajat pe talonul T4 sau T4A corespunzător și depunerea unei declarații de informații până în ultima zi a lunii februarie a anului calendaristic următor.
Să ne uităm la fiecare dintre acești pași în detaliu.
1. Deschide un cont de salarizare
Veți avea nevoie de un cont pentru programul de deduceri de salarii CRA pentru a remite deducerile de salarii către CRA.
Dacă aveți deja un număr de companie (BN) și v-ați înregistrat anterior pentru alte conturi de program CRA (cum ar fi GST/HST), veți adăuga doar un cont de deduceri din salariu la programul dvs. existent conturi.
Dacă nu aveți deja un BN, va trebui să obțineți unul mai întâi, ceea ce îl puteți face într-unul din mai multe moduri:
- Înregistrați-vă online folosind Înregistrarea afacerii online (BRO) serviciu.
- Contactați CRA prin telefon la 1-800-959-5525.
- Poștă sau fax Formularul RC1, Cerere pentru un număr de companie la cel mai apropiat birou de servicii fiscale (TSO) sau centru fiscal (TC).
Odată ce aveți un BN, vă puteți înregistra pentru conturi de program prin serviciul BRO, inclusiv deduceri din salariu.
2. Colectați informațiile necesare de la angajați
Ca parte din procesul de angajare, ar fi trebuit să examinați cardul NAS al fiecărui nou angajat și să înregistrați numele și NAS-ul angajatului exact așa cum apar pe card. Nu uitați să urmăriți numerele de asigurări sociale care încep cu numărul „9”. Acest număr semnalează o persoană care nu este cetățean canadian sau permanent rezident și este autorizat să lucreze numai până la data de expirare indicată pe documentul eliberat de Immigration, Refugees and Citizenship Canada.
De asemenea, ar fi trebuit să fi solicitat deja noului angajat să completeze formularul TD1 federal și provincial corespunzător, care determină cât de mult impozit trebuie dedus din venitul de muncă al unei persoane.
3. Efectuați deducerile de plată corespunzătoare
Înainte de a face deduceri, asigurați-vă că ați adăugat vreuna beneficii impozabile la plata angajaților tăi. Oferiți unui angajat masă și cazare, folosirea unei mașini de companie, parcare sau un împrumut cu dobândă mică? Orice oferiți unui angajat în plus față de salariul în numerar poate fi considerat un beneficiu impozabil.
Și dacă salariul unui angajat implică beneficii impozabile, acestea trebuie adăugate la venitul său în fiecare perioadă de plată înainte de a face orice deducere de salariu. Venitul total determină suma totală care este supusă contribuțiilor CPP, primelor EI și deducerilor din impozitul pe venit.
CRA-urile Ghid T4130 oferă detalii despre cum se calculează valoarea acestor beneficii și care beneficii impozabile sunt supuse GST/HST.
Odată ce ați luat în considerare toate salariile și beneficiile impozabile, sunteți gata să efectuați deducerile din statul de plată din Canada. În general, angajatorii trebuie să facă următoarele trei deduceri din programul guvernamental din salariul angajaților:
- Impozit pe venit: Utilizați tabelele provinciale sau teritoriale pentru provincia sau teritoriul în care angajatul se prezintă la muncă. Cel mai simplu mod de a face acest lucru este să utilizați CRA-urile calculator online, care va calcula și toate celelalte deduceri din salariu pe care trebuie să le faceți. Puteți găsi, de asemenea, toate tabelele cu deducerile din salariu de care aveți nevoie pe CRA-uri pagina de salarizare.
- Planul de pensii din Canada contributii: În general, trebuie să deduceți contribuțiile CPP dacă un angajat are vârsta cuprinsă între 18 și 69 de ani, în loc de muncă pensionabil, fără dizabilități și care nu primește în prezent un CPP sau QPP (Planul de pensii Quebec) pensiune. Ratele contribuțiilor, maximele, scutirile și alte informații utile sunt pe CRA-uri Pagina Planului de pensii din Canada. Angajatorii din Quebec ar trebui să viziteze Revenu Quebec.
- Primele de asigurări de muncă: În mod normal, deduceți primele EI din plata angajaților pentru fiecare dolar de câștig asigurabil până la maximul anual. Contribuția angajatorului la EI este de 1,4 ori prima reținută la EI pentru fiecare angajat (dar vă puteți califica pentru o rată redusă dacă oferiți angajaților un plan de invaliditate pe termen scurt). Spre deosebire de CPP, nu există o limită de vârstă pentru deducerea primelor EI. Când deducerile angajaților dvs. EI ating suma maximă anuală, încetați să le deduceți.
Consultați CRA-urile grafic al ratelor și maximelor primelor EI pentru a determina deducerile EI pentru un anumit an. Rețineți că există un grafic separat pentru Quebec, care are o structură de rate diferită.
| Tarife și maxime IE 2021 | ||||
|---|---|---|---|---|
| Max. Câștiguri anuale asigurabile | Rată % | Max. Prima anuală a angajatului | Max. Prima anuală a angajatorului | |
| Federal | $56,300 | 1.58% | $889.54 | $1,245.36 |
| Quebec | $56,300 | 1.18% | $664.34 | $930.08 |
Ca și în cazul altor deduceri din salariu, puteți utiliza CRA-urile calculator online pentru a determina valoarea asigurării de muncă pe care trebuie să o deduceți pentru orice perioadă de plată. Rețineți că unele beneficii și plăți pe care le oferiți angajaților nu sunt supuse asigurării pentru angajare.
În calitate de angajator canadian, pot exista și situații speciale care vă afectează deducerile EI. Vezi CRA-urile Pagina de asigurări de muncă pentru informații despre subiecte precum angajarea în afara Canadei, plăți speciale și angajarea unui membru de familie.
Este posibil să aveți alte deduceri ale angajaților specifice organizației dvs., cum ar fi beneficii de sănătate extinse, asigurări de viață și planuri de pensionare.
4. Remiteți deducerile către CRA
Puteți fie să remiteți electronic, fie să utilizați tichete de remitere pe hârtie și să primiți extrase de cont prin poștă. Dacă remiteți electronic, puteți vizualiza extrasele și tranzacțiile dvs. online Contul meu de afaceri.
Noi angajatori sunt clasificați ca emitenți obișnuiți, ceea ce înseamnă că trebuie să vă remiteți deducerile, astfel încât CRA să le primească în sau înainte de data de 15 a lunii următoare celei în care ați efectuat deducerile. Ulterior, odată ce ați stabilit un istoric al remiterilor, este posibil să fiți reclasificat ca remitent trimestrial sau accelerat și trebuie să completați mai puține documente.
Pentru mai multe informații despre remitere, inclusiv despre cum să corectați erorile de remitere a salariilor, consultați CRA pagina despre remiterea deducerilor din salariu.
5. Completați toate fișele T4 și declarațiile de informații
În cele din urmă, în calitate de angajator, în fiecare an trebuie să completați un fișă T4 pentru fiecare angajat și să completați formularul rezumat T4. Trebuie să depuneți declarația de informații T4 și să le oferiți angajaților fișele T4 până în ultima zi a lunii februarie următoare anului calendaristic pentru care se aplică declarația de informații.
Fișele T4 pot fi completate electronic utilizând aplicația de formulare web T4 a CRA (care vă permite să depuneți până la 100 de fișe T4 originale, suplimentare, anulate sau modificate) sau completate într-un PDF online. Pentru mai multe informații despre fișele T4, consultați CRA-urile T4 - Pagina de informații pentru angajatori.
De asemenea, puteți depune Formular rezumat T4 electronic sau pe hârtie, caz în care va trebui să trimiteți rezumatul original și fișele T4 aferente Centrului fiscal Jonquière. Consultați linkul anterior pentru mai multe informații.
Mai multe informații despre gestionarea salariilor în Canada
Toate înregistrările dvs. de afaceri, inclusiv înregistrările referitoare la salarizare, trebuie păstrate la dvs de afaceri sau la reședința dumneavoastră în Canada, cu excepția cazului în care CRA v-a dat permisiunea să le păstrați în altă parte. De asemenea, rețineți că evidențele comerciale și documentele justificative necesare pentru a vă determina obligațiile fiscale trebuie păstrate pe o perioadă de șase ani.
Sancțiunile pentru nerespectarea cerințelor de salarizare din Canada variază de la amenzi de la 1.000 USD la 25.000 USD, închisoare de până la 12 luni sau o combinație a ambelor. CRA oferă detalii pentru anumite infracțiuni și omisiuni de la nerespectarea deducerilor corespunzătoare din salariu la depunerea cu întârziere a formularelor de informații.
