Management de evenimente implică supravegherea întregii logistice care duc la și în timpul unui eveniment, fie o conferință, nuntă sau orice adunare organizată. Managerii de evenimente execută planurile de eveniment gestionând personalul, finanțele, relațiile cu furnizorii și multe altele.
În profesia de planificare de evenimente, titlurile posturilor sunt la fel de diverse și numeroase ca și serviciile oferite și de multe ori poate fi dificil să se diferențieze unele de altele. Poate fi o provocare atunci când pregătiți un portofoliu de planificare a unui eveniment, când căutați de lucru sau când lucrați cu un client care nu înțelege corect funcția și responsabilitățile dvs. Aflați mai multe despre ce implică managementul evenimentelor și dacă este potrivit pentru dvs.
Ce este managementul evenimentelor?
Managementul evenimentelor include o varietate de funcții pentru executarea de evenimente la scară largă, care pot include conferințe, convenții, concerte, expoziții comerciale, festivaluri
Atribuțiile suplimentare ar putea include gestionarea bugetului și a echipelor de persoane responsabile pentru fiecare funcție, precum și supravegherea execuției evenimentului. Managerii de evenimente supraveghează, de asemenea, serviciile tuturor vânzătorilor și profesioniștilor externi, inclusiv planificatorii de evenimente.
Cum funcționează managementul evenimentelor
Responsabilitățile specifice ale unui manager de evenimente pot include:
- Selectarea și rezervarea locațiilor
- Coordonarea vânzători externi
- Difuzoare captivante sau divertisment
- Amenajare transport si parcare
- Obținerea permiselor necesare și asigurarea corespunzătoare
- Respectarea standardelor de sănătate și siguranță
- Elaborarea planurilor de urgență
- Managementul crizei și situației la eveniment
- Elaborarea unui plan de securitate
- Monitorizarea evenimentului
Această listă nu este deloc exhaustivă. În funcție de amploarea evenimentului și de ceilalți profesioniști angajați, responsabilitățile postului pot varia. În esență, managerul evenimentului este responsabil pentru coordonarea întregii logistice necesare unui eveniment.
Rolul serviciilor de management al evenimentelor
Firmele de management de evenimente sunt frecvent angajate pentru a planifica și executa întâlniri de companie la scară largă și evenimente speciale. În timp ce nunțile și concertele sunt evenimente comune pentru un profesionist în managementul evenimentelor, evenimentele sportive, reuniunile și petrecerile mari sunt, de asemenea, ocazii care pot beneficia de managementul evenimentelor.
Entitățile guvernamentale, organizațiile nonprofit, asociațiile și corporațiile folosesc toate companiile de gestionare a evenimentelor pentru a coordona evenimente și întâlniri importante. Funcția de management al evenimentelor poate fi adesea găsită în cadrul unui departament de marketing corporativ sau de relații publice sau ca parte a personalului pentru evenimente speciale.
Abilități pentru a reuși
Ca și în cazul majorității funcțiilor de planificare a evenimentelor, managementul evenimentelor necesită abilități excelente de organizare pentru a reuși. Abilitatea de a face mai multe sarcini și de a jongla cu multe părți în mișcare este esențială și, alături de această organizare de top vine și nevoia de abilități eficiente de gestionare a timpului.
A fi capabil să prioritizeze și să rămână în sarcină este ceea ce duce la un eveniment de succes. Managementul evenimentului necesită urmărirea viziunii evenimentului până la execuție, ceea ce necesită perseverență, creativitate și flexibilitate.
Deoarece managementul de proiect este un element cheie și presupune gestionarea nu numai a funcțiilor, ci și a echipelor de oameni, abilitățile interpersonale sunt de asemenea importante. Interacțiunea cu indivizii de la toate nivelurile unei organizații face parte din job, așa că a fi confortabil, amabil și un comunicator puternic va contribui mult în dezvoltarea acestor relații.
Managementul evenimentelor vs. Planificarea evenimentului
Deși foarte strâns legate, management de evenimente și planificare de evenimente îndeplinesc două funcții diferite. În termeni simpli, planificatorii de evenimente creează viziunea și multe dintre planurile preliminare pentru un eveniment, în timp ce managerii execută detaliile înainte și în timpul acestuia.
Acestea fiind spuse, managerii de evenimente pot planifica, de asemenea, aspecte ale evenimentelor, iar planificatorii de evenimente pot gestiona anumite componente ale procesului de planificare a evenimentelor. Cei doi lucrează cot la cot, iar responsabilitățile lor se pot suprapune. Multe persoane pot îndeplini ambele roluri, mai ales dacă își conduc propria afacere sau lucrează într-o companie mică de planificare a evenimentelor. Cu toate acestea, pregătirea și abilitățile necesare pentru fiecare poziție sunt oarecum distincte.
Iată câteva exemple de unele dintre diferențele cheie:
| Manageri de evenimente | Planificatori de evenimente |
|---|---|
| Efectuarea rezervărilor de locație | Alegerea temei și conceptului evenimentului |
| Coordonarea cu furnizorii | Alegerea unui loc |
| Angajarea si administrarea personalului | Planificarea meniului |
| Management la fața locului în timpul evenimentului | Aranjarea de divertisment sau vorbitori invitați |
Recomandări cheie
- Managementul evenimentelor este supravegherea multor detalii administrative pentru evenimente precum conferințe, festivaluri sau nunți.
- Un manager de evenimente lucrează cu personalul și vânzătorii pentru a se asigura că evenimentul este executat conform planului.
- În timp ce planificatorii de evenimente tind să lucreze la conceptul general al evenimentului, managerii de evenimente se ocupă de detaliile execuției acestuia.
- Managerii de evenimente trebuie să fie organizați, pricepuți cu oamenii și flexibili, printre altele.
