Fiecare planificator de evenimente știe că o listă de verificare pentru planificarea unui eveniment este poate cel mai valoros instrument în planificarea unui eveniment de succes. Este singurul instrument de planificare a evenimentelor care te pune în largul tău când te trezești în miezul nopții într-o transpirație panicată convins că ai uitat un detaliu important în planificarea următorului tău eveniment. Cu o listă cuprinzătoare de planificare a evenimentelor alături, vă puteți aborda evenimentul cu încredere, știind că nu ați trecut cu vederea nimic.
Ce se întâmplă dacă te consideri super organizat și folosești deja o listă de verificare când planificarea unui eveniment, dar ați întâlnit situații în care v-ați dat seama (prea târziu) că nu ați reușit să vă ocupați de un detaliu important. Unde ai gresit?
Fiecare eveniment necesită o listă de verificare pentru planificarea evenimentului, concepută ținând cont de acel eveniment și adaptată specificațiilor individuale ale evenimentului. Deci, fiecare listă de verificare pentru planificarea unui eveniment este diferită. Cu toate acestea, există cinci elemente pe care trebuie să le aveți în lista de verificare a planificării unui eveniment, indiferent dacă planificați o petrecere mică de aniversare sau o funcție corporativă mare.
Semnează contracte de eveniment
Poate părea evident, dar asigurați-vă că semnați – și primiți copii semnate în schimb – toate contractele de care aveți nevoie pentru evenimentul dvs. Aceasta include contractele de evenimente cu clientul, locația, furnizorii, hotelul, divertismentul etc. O strângere fermă de mână este o modalitate bună de a desfășura afaceri, dar nu o modalitate de a asigura angajarea oricăror furnizori și nu o modalitate de a vă angaja să lucrați pentru un client. Obțineți totul în scris și nu lucrați și nu cheltuiți un ban pentru planificarea evenimentului dvs. până când toate documentele nu au fost semnate și livrate. Dacă sunteți un planificator de evenimente care are nevoie de un contract de eveniment pentru serviciile dvs. de evenimente, faceți clic aici.
Confirmați data și ora
Sunteți până la genunchi în etapele de planificare pentru acest eveniment. Cum ar putea cineva să greșească data? Furnizorii au adesea alte afaceri. Clienții pot fi de acord cu o dată și oră pentru eveniment și apoi pur și simplu uită să vă anunțe cu privire la schimbarea planurilor. Înainte de a începe să vă planificați evenimentul, verificați de două ori data și ora de începere și de terminare și primiți-le în scris, astfel încât toată lumea să fie pe aceeași pagină.
Angajați ajutor suplimentar
Nu subestimați valoarea de a primi ajutor suplimentar în ziua evenimentului dvs. Întotdeauna există ceva care trebuie îngrijit, iar majoritatea planificatorilor de evenimente sunt deja prea ocupați să conducă evenimentul pentru a-și dedica atenția situațiilor care apar. Angajarea de ajutor suplimentar este un pas important care este adesea trecut cu vederea până când este posibil prea târziu pentru a angaja cel mai bun personal pentru evenimentul respectiv. Nu vă mulțumiți cu resturile atunci când vine vorba de angajarea personalului pentru evenimente. Pune acest articol pe lista de verificare a evenimentului și asigură personalul cel mai bine pregătit cu experiența de care ai nevoie, care se potrivește bugetului tău pentru eveniment.
Efectuați o prezentare a site-ului
Nimic nu se compară cu a-ți imagina ceva în mintea ta ca să-l experimentezi direct. Efectuarea unei vizite pe site-ul evenimentului cu dvs client și vânzători este un pas critic în procesul de planificare a evenimentului. Prezintă o oportunitate de a ridica întrebări, de a răspunde preocupărilor și de a ajunge la un acord privind amenajarea sălii, decorul, plasarea înregistrării și fluxul general al evenimentului. Adesea, chiar și atunci când credem că comunicăm în mod clar, viziunea noastră despre ceva este în contrast puternic cu ceea ce își imaginează altcineva pe baza descrierii noastre. Faceți o plimbare prin spațiul fizic în timpul etapelor de planificare, astfel încât să nu aveți surprize în ziua evenimentului.
Includeți mementouri pentru urmărire
În lumea ideală, să-i spui cuiva o dată ar fi suficient pentru a te asigura că treaba este făcută. Din păcate, lumea reală a muncii nu funcționează așa sau cel puțin nu afacerea de planificare a evenimentelor. Cu atât de multe detalii de gestionat și mai mulți jucători implicați în diferite etape ale evenimentului, este ușor să se piardă ceva. Așadar, atunci când vă dezvoltați lista de verificare pentru planificarea evenimentelor pentru a vă menține organizat și conform programului, asigurați-vă că includeți mementouri pentru anumite urmăriri. De exemplu, dacă ați vorbit cu furnizorul de catering despre ideile de meniu, includeți, de asemenea, un articol pe lista de verificare a planificării evenimentului, care să scrie: „Urmăriți catering într-un meniu propus” și „Programează degustarea cu furnizorul de catering.” În planificarea evenimentului, nu există un lucru care să confirme ceva prea multe ori.
