Nu este un secret pentru nimeni că hotelierii caută mereu modalități de a găsi întâlnire și planificatorii de evenimente care poate selecta hoteluri și alte locații pentru întâlniri, excursii de stimulare, conferințe și expoziții.
Multe hoteluri s-au bazat pe site-urile online de RFP (Solicitare de propuneri), cum ar fi Conventionplanit.com și sabrehotelrfp.com pentru a-și promova capacitățile de servicii de întâlniri și conferințe. Ei și-au dezvoltat, de asemenea, propriile formulare RFP online.
Mulți planificatori sunt reticenți în a-și trimite cererile de propuneri pentru hoteluri prin intermediul motoarelor de căutare terțe, preferând să trimită cererile lor de oferte de hoteluri direct la hotel și centrele de conferințe.
Informații într-o RFP de hotel
Consiliul Industriei Convenției a creat instrumente utile de schimb de practici acceptate de evenimente (APEX) pentru a ajuta la pregătirea cererii de propuneri.
Elementele de bază pentru o cerere de propuneri de hotel ar trebui să includă următoarele:
- Informațiile de contact de bază ale solicitantului (nume, titlu, organizație, adresă, telefon, e-mail etc.)
- Datele evenimentului (oferiți cel puțin două opțiuni diferite)
- Sunt necesare blocuri de camere (date și numărul camerelor de oaspeți)
- Solicitări de săli de ședințe (date, mărimea camerelor, cantități)
- Cerințe pentru alimente și băuturi
- Cerințe de accesibilitate
- Cerințe de livrare și primire
- Alta informatie relevanta
Profitând de instrumentele RFP
In plus Asociația globală de călătorii de afaceri (GBTA) oferă membrilor săi un instrument extins pentru RFP pe care planificatorii de evenimente ar putea dori să ia în considerare. Elementele din cererea de propuneri pentru hotel GBTA includ următoarele:
- Informații generale despre facilitatile hotelului
- Informații generale despre solicitantul RFP
- Detaliile contractului camerei de oaspeți
- Dimensiunea spațiului total de întâlnire al unui hotel
- Numărul total de săli de ședințe
- Dimensiunea celei mai mari săli de bal sau a sălii de ședințe a unui hotel
- Înălțimea tavanului pentru cea mai mare sală de bal sau sală de ședințe
- Disponibilitatea unei săli de consiliu permanentă
- Numărul de persoane pe care le poate găzdui sala de consiliu
- Disponibilitatea unui spațiu de expoziție dedicat
- Dimensiunea spațiului de expunere
- Distanța până la centrul de convenții din zonă
- Numele centrului de convenții
- Procentul de impozitare pe alimente și băuturi
- Procentul taxei pentru serviciul de banchet
- Politica fiscală privind taxele pentru servicii de banchet
- Disponibilitatea serviciilor audiovizuale interne (A/V).
- Politica de reduceri la serviciile interne A/V
- Abilitatea de a utiliza furnizori A/V din afara
- Numărul de săli de întâlnire cu internet wireless de mare viteză
- Numărul de săli de ședințe cu videoconferință
- Taxă pentru utilizarea propriilor furnizori A/V
- Metode de plată acceptabile
- Întâlnirea tarifelor pachetului
În plus, este util să împărtășiți personalului de vânzări al hotelului tipul de eveniment, deoarece aceasta oferă o perspectivă asupra obiectivelor întâlnirii.
Vestea bună despre lucrul cu hoteluri este că majoritatea ar trebui să aibă o experiență destul de mare în organizarea de evenimente similare împreună, iar un manager excelent de vânzări sau catering va putea împărtăși mai multe detalii despre modalitățile de a ajuta la îndeplinirea obiective.
