Șablon pentru contabilitate nonprofit

Responsabilitățile contabile ale unei organizații nonprofit sunt diferite de cele ale afacerilor cu scop profit. Contabilitatea poate fi dificilă pentru o organizație nonprofit și cu atât mai mult dacă nu vă puteți permite să angajați un contabil profesionist pentru a vă gestiona finanțele. Acest ghid prezintă elementele de bază ale contabilității pentru organizațiile nonprofit, astfel încât să puteți face tot posibilul cu resursele disponibile.

Cunoaște-ți condițiile financiare

Înainte de a trece la contabilitate, este util să cunoști câteva termenii contabili de bază pe care o vei întâlni. Rețineți că acești termeni pot avea un sens ușor diferit atunci când sunt aplicați organizațiilor nonprofit, mai degrabă decât companiilor cu scop profit. Odată ce vă familiarizați cu acești termeni de bază, puteți înțelege mai bine nevoile contabile ale nonprofitului și puteți începe să vă prioritizați activitățile.

• Active: Lucruri pe care le deține organizația dvs. nonprofit, cum ar fi numerar, brevete sau echipamente de birou 
• Datorii: Lucruri pe care le datorează organizația dvs. nonprofit, cum ar fi împrumuturi sau datorii
• Tipuri de venituri: toți banii care vin în organizația dvs. nonprofit, cum ar fi donații, granturi, cotizații de membru, investiții, bilete, taxe de program sau taxe de servicii
• Activele nete: Active minus pasive. Activele nete pot fi clasificate în una din două moduri: acelea cu restricții ale donatorilor și fără restricții ale donatorilor

Aceste restricții ale donatorilor pot fi împărțite în trei categorii:

1. Nerestricționat: Folosiți aceste fonduri în orice scop, chiar și pentru operațiuni zilnice. De exemplu, donațiile către fondul dvs. anual sunt nerestricționate, ceea ce înseamnă că donatorii lasă organizația să decidă cum sunt cheltuiți.
2. Limitat temporar: Aceste fonduri pot fi cheltuite doar pentru un anumit program sau la un anumit moment în timp. Exemplele includ banii donați în timpul unei crize sau unei urgențe în care donatorii doresc banii cheltuiți pentru acel eveniment.
3. Limitat permanent: Este posibil ca aceste fonduri să nu fie cheltuite niciodată de organizația nonprofit, dar pot câștiga dobândă din investiții. De exemplu, o organizație nu poate folosi corpus de fonduri de dotare, deși dobânda câștigată de aceste fonduri poate fi utilizată.

Pregătiți situațiile financiare ale organizației dvs

Ca organizație nonprofit, transparența operațiunilor este esențială. O modalitate de a consolida această transparență este să vă pregătiți corect situațiile financiare. Conform principiilor contabile general acceptate (US GAAP),organizațiile nonprofit ar trebui să facă următoarele declarații pentru raportare:

Declarația stării financiale

Similar cu bilanţul unei corporaţii cu scop profit, o situaţie a poziţiei financiare defalcă activele, pasivele şi activele nete. Este un instantaneu general al stării de sănătate a organizației tale nonprofit.

Declarație de activități

Scopul principal al unei organizații nonprofit este de a oferi servicii sau programe care răspund nevoilor specifice. Un Declarație de activități raportează veniturile și cheltuielile cu și fără restricții ale donatorilor.

Situația cheltuielilor funcționale și naturale

Raportarea cheltuielilor după natură și funcție într-un format de foaie de calcul ajută la urmărirea activităților și realizărilor.

Extrasul de cont

Similar cu Declarația fluxurilor de numerar a unei corporații cu scop profit, acest document raportează cât de mult numerar și echivalente de numerar intră și ies din organizație într-o anumită perioadă. Fluxul dvs. de numerar poate fi pozitiv sau negativ, în funcție de dacă intrările sunt mai mari decât ieșirile (pozitive) sau dacă intrările sunt mai mici decât ieșirile (negative). Fluxurile de numerar fluctuează și nu reflectă profit sau pierdere pe termen lung.

Această afirmație este împărțită în trei secțiuni: investiții, finanțare și operare.

1. Secțiunea de investiții a declarației raportează sumele cheltuite pe active pe termen lung, cum ar fi investiții sau echipamente.
2. Secțiunea de finanțare raportează sumele primite din împrumuturi sau rambursări.
3. Secțiunea operațională a raportului prezintă ceea ce nu este inclus în secțiunile de investiții sau finanțare.

Note la situațiile financiare

Este important să includeți orice dezvăluiri suplimentare cu privire la restricții, lichiditate și alte note în această secțiune. Dezvăluirile obișnuite pentru organizațiile nonprofit includ un rezumat al politicilor contabile, informații despre investiții, starea acestora active și amortizare, starea împrumuturilor sau contractelor de leasing restante, precum și starea gajurilor pe termen lung de la donatori.

Desigur, pentru a compila aceste declarații, organizația dvs. nonprofit va trebui să urmărească veniturile, cheltuielile și activitatea. Urmărirea precisă necesită atenție la detalii, precum și alegerea unui software de contabilitate adecvat mărimii și complexității organizației.

Urmăriți fondurile care vin și cheltuielile care ies

Pentru a întocmi situații financiare exacte, este esențial să urmăriți toate fondurile care vin și pleacă de la organizația dvs., cel mai bine se face prin utilizarea unui sistem organizat (subliniat mai jos). În plus, deoarece codul fiscal se poate modifica, va trebui să știți ce urmăriți și de ce. Este important să păstrați separat veniturile și cheltuielile, dar ar trebui să discutați și cu un expert fiscal pentru a vă asigura că înregistrați tot ce aveți nevoie pentru a vă proteja. statutul de scutire de taxe.

Există două metode diferite de urmărire pe care organizațiile nonprofit le pot folosi: contabilitatea pe bază de casă sau contabilitatea pe baza de angajamente.

Contabilitatea pe bază de numerar

Cu contabilitatea pe bază de numerar, înregistrați veniturile atunci când sunt primite numerar fizic, nu atunci când are loc o tranzacție. Înregistrați cheltuielile când se plătesc numerar. Utilizarea acestui sistem într-o organizație nonprofit, de exemplu, înseamnă că veți înregistra plata atunci când primiți plata unui membru sau donator.

Contabilitatea pe bază de angajamente

Cu contabilitatea de angajamente, înregistrați veniturile sau cheltuielile atunci când au loc tranzacții. De exemplu, ați înregistra tranzacția atunci când trimiteți o factură pentru taxe sau o donație promisă. Nu atunci când primești plata fizică.

Cu toate acestea, contabilitatea nonprofit nu se limitează doar la donații și cheltuieli. Nu uitați de celelalte activități pe care ar trebui să le urmăriți, cum ar fi investițiile și economiile. O varietate de software de contabilitate nonprofit este disponibil pentru a ușura urmărirea și multe dintre ele sunt ușor de implementat și accesibil pentru a porni.

Depuneți un formular 990

Potrivit IRS, există peste 30 de tipuri de organizații nonprofit care sunt scutite de impozitele federale și multe taxe de stat.Cel mai comun tip de organizație nonprofit este a501(c)(3), care este fie o organizație de caritate publică, fie o fundație privată.

Chiar dacă organizațiile nonprofit sunt scutite de impozitele federale, ele trebuie totuși să depună un document anual de informare cunoscut sub numele de a Formularul 990. Formularul 990 este un document public care permite IRS și publicul să examineze misiunea, finanțele și operațiunile unei nonprofit pentru anul anterior. În funcție de activele organizației tale nonprofit sau de încasările brute, vei depune formularul 990, 990-PF, 990-EZ sau 990-N. Unele biserici și organizații bazate pe credință pot fi scutite de la această cerință dacă nu au depus în mod oficial statutul 501(c)(3).

Amintiți-vă că a fi scutit de impozitele federale pe venit nu înseamnă că puteți sări peste depunerea unei declarații de impozit pe afaceri. De asemenea, este posibil să trebuiască să plătiți impozit pe proprietate sau impozit pe vânzări. În unele state, navigarea codurilor fiscale și a responsabilităților poate fi dificilă, dar să vă alăturați asociația de stat a organizațiilor nonprofit vă poate ajuta să găsiți informații despre reglementările locale și de stat.

Faceți loc pentru contabilitatea profesională în bugetul dvs

Deși acest ghid este menit să vă ofere o introducere în contabilitatea nonprofit, nu înlocuiește în niciun caz expertiza profesională. Multe organizații nonprofit atribuie sarcini contabile unui membru al personalului sau unui voluntar neinstruit – o mare greșeală. Contabilitatea neexperimentată poate duce adesea la fraude neintenționate și la greșeli costisitoare. Prin urmare, un profesionist cu experiență și pregătire în contabilitate nonprofit este esențial pentru organizația dvs.

De asemenea, un CPA poate ghida membrii consiliului și personalul prin conturi, asigurându-se că toată lumea este informată și la zi. Personalul cu cunoștințe și membrii consiliului de administrație pot duce la o organizație nonprofit mai stabilă și mai organizată. În plus, s-ar putea să găsiți un voluntar care se dublează și ca un CPA dornic și cu experiență sau un profesionist contabil.

Acest articol are doar scop informativ. Nu se dorește a fi consultanță juridică. Verificați alte surse, cum ar fi IRS, și consultați un consilier juridic sau un contabil.